Hinweise zum Datenschutz
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Wer ist verantwortlich für die Datenerhebung und -verarbeitung?
Die Deutsche Bahn AG, Potsdamer Platz 2, 10785 Berlin und ihre Tochtergesellschaften (nachfolgend „DB“) erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten als gemeinsam Verantwortliche im Hinweisportal. Dieses dient dazu, Hinweise auf Verstöße im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der DB, insbesondere solche nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und Beschwerden nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) auf einem sicheren und vertraulichen Wege entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Die bestellte Datenschutzbeauftragte ist Frau Dr. Marein Müller.
E-Mail: konzerndatenschutz@deutschebahn.com
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Welche Daten erheben wir und wie und warum verarbeiten wir Ihre Daten?
Persönliche Daten von natürlichen Personen (personenbezogene Daten), die in das Hinweissystem eingegeben werden, werden in einer in unserem Auftrag von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank, die sich in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland befindet, verschlüsselt und passwortgeschützt gespeichert.
Die DB verwendet die personenbezogenen Daten, wie Name und weitere Kommunikations- und Inhaltsdaten, vertraulich ausschließlich zu dem Zweck, Hinweise zu Gesetzesverstößen, insbesondere nach o.a. Gesetzen auf einem sicheren und vertraulichen Wege entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten dienen je nach Anwendungsfall Artikel 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 8 LkSG, Artikel 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 10 HinSchG und Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung des berechtigten Interesses der DB, Straftaten sowie Gesetzesverstöße in Zusammenhang mit dem DB-Konzern aufzuklären und den Konzern und seine Beschäftigten vor möglichen Schäden zu schützen; ggfls. zudem die anwendbaren internen Betriebsvereinbarungen und Richtlinien sowie unter Umständen, speziell für die Weitergabe von personenbezogenen Daten an andere zuständige Stellen, auch die Einwilligung gemäß § 9 Abs. 3 oder Abs. 4 HinSchG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.
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Werden die Daten weitergegeben?
Der Zugriff auf die Daten ist auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Personen der internen Meldestellen, insbesondere der DB Compliance-Organisation, des Konzerndatenschutzes, der Konzernsicherheit, dem Bereich der Nachhaltigkeit, Beschaffung oder des Personalbereiches, sowie der Internen Ermittlung des DB-Konzerns jeweils nach fachlicher Zuständigkeit beschränkt. Darüber hinaus können abhängig vom Inhalt der Meldung und dem Fortgang der Prüfung eine sehr eingeschränkte Zahl weiterer autorisierter Personen, wie insbesondere der dezentralen Compliance- und Datenschutzorganisationen sowie der für interne Ermittlungen zuständigen Arbeitseinheiten, insbesondere bei den jeweils betroffenen Tochtergesellschaften der DB Zugang zu diesen Daten erhalten, z.B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in den Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben. Bei einer Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR liegen angemessene Garantien vor. Dazu gehören die EU-Standardvertragsklauseln sowie ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
Im Rahmen der Bearbeitung eines Hinweises kann die Weitergabe von personenbezogenen Daten bzw. von Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität eines Hinweisgebenden erlauben, an weitere zuständige Stellen erforderlich sein. Hierfür holen wir bei Bedarf gemäß § 9 Abs. 3 HinSchG vorab die Einwilligung der hinweisgebenden Person ein.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Im Rahmen einer Strafverfolgung oder aufgrund anderweitiger Verpflichtungen gegenüber Behörden kann es dazu kommen, dass die persönlichen Daten gegenüber staatlichen Ermittlungsbehörden oder anderen zuständigen staatlichen Behörden im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen offengelegt werden müssen.
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Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden, erforderlich ist oder sofern dies gesetzlich vorgesehen ist. Es wird in jedem Einzelfall nach bestimmten, in einem Löschkonzept niedergelegten Kriterien geprüft, ob und wie lange Ihre Daten noch gespeichert bzw. archiviert werden, bevor sie gelöscht werden. Dies geschieht in der Regel bis zu sechs Jahren nach Abschluss des Falls. Sachverhalte das LkSG betreffend werden mindestens sieben Jahre dokumentiert.
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Welche Rechte haben Betroffene?
Betroffene haben das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, welche Daten über sie gespeichert sind.
Sie können Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung (Sperrung) ihrer personenbezogenen Daten verlangen, solange dies gesetzlich zulässig und im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses möglich ist.
Sie haben das Recht, Beschwerde bei jeder Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzulegen.
Sie können der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen, wenn die Datenverarbeitung aufgrund unserer berechtigten Interessen erfolgt oder für die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe erforderlich ist.
Für die Ausübung Ihrer Rechte bei Verarbeitung Ihrer Daten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz wenden Sie sich bitte per Briefpost oder gerne per E-Mail folgende Adresse:
Deutsche Bahn AG
Nachhaltigkeit & Umwelt
Potsdamer Platz 2
10785 Berlin
Deutschland
E-Mail: nachhaltigkeit@deutschebahn.com
In allen anderen Fällen wenden Sie sich bitte per Briefpost oder gerne per E-Mail an folgende Adresse:
Deutsche Bahn AG
Compliance Hinweismanagement
Potsdamer Platz 2
10785 Berlin
Deutschland
E-Mail: compliance.hinweismanagement@deutschebahn.com