Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Wiener ArbeitnehmerInnen Förderungsfonds (waff), Lassallestraße 1, 1020 Wien; Telefon: 01/ 217 48 – 0, www.waff.at;
Datenschutzbeauftragter: Mag. David Klein
Kontakt: datenschutz@waff.at
Das Hinweisgeber*innensystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München in Deutschland, im Namen vom waff betrieben. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen beim waff beschränkt ist.
Daten bzw. Datenkategorien, die verarbeitet werden
Die Nutzung des Hinweisgeber*innensystem erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgeber*innensystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen
- ob Sie beim waff beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen
- gegebenenfalls Daten besonderer Kategorie gemäß Art. 9 DSGVO oder personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten Art. 10 DSGVO
Quellen, aus denen die Daten stammen
Die personenbezogenen Daten werden direkt bei der meldenden Person erhoben. Im Zuge der weiteren Bearbeitung können die personenbezogenen Daten auch beim Dienstgeber und aus sonstigen Quellen, die sich aus den Handlungsdarstellungen ergeben erhoben werden.
Rechtliche Grundlage
Personenbezogene Daten werden auf Grundlage des Wiener Hinweisgeberinnen- und Hinweisgeber-Schutzgesetz (W-HSchG) verarbeitet, sofern Hinweis im Anwendungsbereich des Gesetzes gemeldet wird.
Hinweise die nicht in den Anwendungsbereich des W-HSchG fallen, werden auf Grundlage berechtigter Interessen des Verantwortlichen gemäß Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO verarbeitet, sofern nicht Interessen der betroffenen Person überwiegen. Der waff hat berechtigte Interessen an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schäden für den waff, seine Mitarbeiter*innen und Stakeholder*innen.
Zweck der Datenerfassung
Die Datenverarbeitung dient dem Schutz vor Imageschäden des Verantwortlichen, Schutz der Mitarbeiter*innen dem Schutz der Organisation, der Bearbeitung der Beschwerde, der Bearbeitung der Information über Vorgänge, den damit einhergehenden Ermittlungen und der Aufklärung des Sachverhalts.
Empfänger*innen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter*innen des waff (interne Meldestelle) entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter*innen der internen Meldestelle prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Hierbei können unter Umständen personenbezogene Daten mit Entscheidungsträger*innen des waff, Behörden oder Gerichten geteilt werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur strengsten Vertraulichkeit verpflichtet.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgeber*innensystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur dem waff möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen beim waff beschränkt ist.
Hinweis zur Nutzung des Hinweisgeber*innenportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeber*innensystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeber*innenportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Session-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgeber*innensystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie der internen Meldestelle des waff namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgeber*innensystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile angeführte Adresse.
Speicherdauer
Die gespeicherten personenbezogenen Daten werden bis zu einem Jahr aufbewahrt wenn der Hinweis keinen ausreichend begründeten Verdacht einer Rechtsverletzung ergeben bzw. weder zur Einleitung noch zur Durchführung oder zur Einstellung eines Ermittlungsverfahrens geführt hat.
Personenbezogene Daten, die auf Grund stichhaltiger Hinweise verarbeitet oder übermittelt wurden, sind bis zu fünf Jahre und darüber hinaus so lange aufzubewahren, als dies für die Durchführung verwaltungsbehördlicher oder gerichtlicher Verfahren oder zum Schutz einer Personen erforderlich und verhältnismäßig ist.
Betroffenenrechte
Sie haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung ihrer gespeicherten Daten oder ein Widerspruchsrecht, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)
Die aufgezählten Rechte können eingeschränkt werden, sofern dies zum Schutz der Identität eines Hinweisgebers bzw. einer Hinweisgeberin oder zum Zweck der Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich ist.
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die datenschutz-rechtlichen Bestimmungen verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich zusätzlich bei der hierfür zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist das die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien (Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).
Stand: 03.04.2023