Indicaciones sobre la protección de datos
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¿Quién es responsable de la recogida y tratamiento de datos?
Deutsche Bahn AG, con sede en Potsdamer Platz 2, 10785 Berlín (Alemania), (en lo sucesivo, "DB AG"), recoge y trata sus datos en calidad de responsable para el portal de notificación de denuncias. Por encargo de DB AG, el portal de notificación de denuncias es gestionado por EQS Group GmbH, con sede en Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín (Alemania). El portal de notificación de denuncias sirve para recibir y tramitar de un modo seguro y confidencial denuncias sobre determinados hechos delictivos e infracciones legales de gravedad que tengan relación con el Grupo DB.
DB AG ha designado una delegada para la protección de datos. Podrá ponerse en contacto con la delegada en el correo electrónico konzerndatenschutz@deutschebahn.com.
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¿Qué datos recogemos, y cómo y por qué tratamos sus datos?
Por encargo de DB AG, los datos personales facilitados por las personas físicas a través del sistema de notificación de denuncias son almacenados con cifrado y protección por contraseña en una base de datos gestionada por EQS Group GmbH que se encuentra en un centro de alta seguridad en Alemania.
DB AG utiliza los datos personales, como nombre y otros datos de comunicación y de contenido, de forma confidencial únicamente con el fin de recibir y tramitar de un modo seguro y confidencial denuncias sobre determinados hechos delictivos e infracciones legales de gravedad, como criminalidad económica, corrupción o violaciones de los derechos humanos y de la protección de datos. En los casos en los que solicitamos su consentimiento para el tratamiento de datos personales, dicho consentimiento constituye base jurídica con arreglo a lo estipulado en el artículo 6, párrafo 1, letra a, del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En los demás casos, el tratamiento con arreglo al artículo 6, párrafo 1, letra f, del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) sirve a la satisfacción del interés legítimo superior de DB AG por esclarecer hechos delictivos e infracciones legales en relación con el Grupo DB, así como por proteger a sus empleados de posibles daños derivados. Este interés legítimo superior constituye base jurídica.
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¿Se ceden los datos?
Únicamente DB AG podrá consultar estos datos. El acceso a los datos está restringido a un grupo muy exclusivo de personas expresamente autorizadas y debidamente formadas que forman parte de la organización de cumplimiento normativo de DB AG, de la protección de datos del Grupo, del área de aprovisionamiento o del área de recursos humanos según competencia técnica. Dependiendo del contenido de la denuncia y del desarrollo de su examen, se podría ampliar el acceso a un número muy restringido de personas autorizadas, especialmente del área de seguridad del Grupo de DB AG o de las organizaciones de cumplimiento normativo de las filiales de DB AG que pudiesen estar implicadas (p. ej., si las denuncias se refieren a procesos de las filiales). Estas últimas pueden tener su sede también en países no pertenecientes a la Unión Europa o al Espacio Económico Europeo.
Toda persona que tenga acceso a los datos está obligada a tratar dichos datos con confidencialidad. Durante la instrucción de diligencias penales, cabe la posibilidad de que, en cumplimiento de las obligaciones establecidas por ley, los datos personales se deban comunicar a las autoridades de investigación oficiales.
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¿Durante cuanto tiempo se conservan los datos?
Únicamente conservaremos sus datos durante el tiempo que sea necesario para el fin para el que fueron recogidos o durante el tiempo estipulado por ley. Se comprobará en cada caso individual, de conformidad con criterios específicos establecidos dentro del concepto definido para la supresión de datos, si dichos datos se conservarán o, dado el caso, archivarán y, de ser así, durante cuánto tiempo antes de proceder a su supresión. Esta supresión se producirá a más tardar a los seis años contados desde el cierre del caso.
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¿Qué derechos tienen las personas usuarias de nuestro portal de notificación de denuncias?
Usted en calidad de denunciante y las personas mencionadas en la denuncia tienen derecho a información, rectificación, supresión y restricción del tratamiento (bloqueo) de sus datos personales, así como un derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales.
Según lo previsto por las disposiciones legales, tiene derecho a solicitar en todo momento información sobre los datos personales que hayamos conservado sobre usted. Así mismo, tiene derecho a exigir la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan y, en este sentido, a que se completen los datos que sean incompletos, dado el caso, mediante una declaración adicional. Además, en determinadas circunstancias, tiene derecho a exigir la supresión de sus datos personales. En caso de que existan disposiciones legales, p. ej., obligaciones de conservación de registros, que no permitan la supresión, se restringirá (es decir, bloqueará) el tratamiento de sus datos de tal modo que únicamente permanezcan accesibles a fin de cumplir las disposiciones legales obligatorias. En tales casos, tiene derecho a exigir una limitación del tratamiento (bloqueo) de sus datos. Con relación a los datos personales que usted nos haya facilitado y que tratemos con medios automatizados con arreglo a un consentimiento o un contrato, tiene derecho a exigir la transferencia de estos datos a usted o a una tercera persona que usted designe. Puede oponerse al tratamiento de datos por motivos relacionados con su situación particular si el tratamiento de los datos responde a nuestros intereses legítimos superiores o es necesario para el ejercicio de una función pública.
Tenemos la obligación general de informar a las personas acusadas de que hemos recibido una denuncia sobre ellas en cuanto esta información deje de poner en peligro la prosecución de la denuncia. En la medida en que la ley lo permita, su identidad como denunciante no se hará pública en este caso.
Tiene derecho a presentar reclamaciones ante una autoridad de control de protección de datos. La autoridad de control competente para DB AG es la siguiente: Comisaria de Protección de Datos y Libertad de Información de Berlín (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit), Friedrichstr. 219, 10969 Berlín (Alemania), correo electrónico: mailbox@datenschutz-berlin.de. No obstante, también puede presentar reclamaciones ante cualquier otra autoridad de control de protección de datos dentro de la Unión Europea.
Si el tratamiento se fundamenta en un consentimiento para el tratamiento de datos, puede retirar este consentimiento en cualquier momento utilizando los mismos medios por los que se otorgó. Dicha retirada se puede realizar enviando una comunicación desde el buzón (en caso de haber configurado una) o presentando una nueva denuncia en la que se indique el número de referencia de la denuncia a la que se refiere la retirada. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento realizado de conformidad al consentimiento hasta el momento de su retirada.
Para ejercer sus derechos, bastará también con enviar un escrito dirigido a la entidad responsable de la gestión de denuncias por correo postal o electrónico a la dirección siguiente:
Deutsche Bahn AG
Compliance Hinweismanagement
Potsdamer Platz 2
10785 Berlin
Alemania
compliance.hinweismanagement@deutschebahn.com