Informativa sulla protezione dei dati nel sistema di segnalazione
1. Informazioni generali
a) Introduzione
Le seguenti informative sulla protezione dei dati hanno lo scopo di informarvi sul trattamento dei vostri dati personali in relazione all'utilizzo del nostro sistema di segnalazione delle irregolarità e dei vostri diritti ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e analoghe leggi applicabili in materia di protezione dei dati relative a tale trattamento.
b) Titolare del Trattamento
Noi, METRO AG, Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf, siamo il titolare del trattamento dei dati secondo il GDPR, e quindi per il trattamento dei dati delineati.
c) Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
Puoi contattare il nostro responsabile della protezione dei dati in qualsiasi momento ai seguenti recapiti:
METRO AG, responsabile della protezione dei dati, Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf, e-mail: datenschutz@metro.de
2. Informazioni relative al trattamento dei dati personali
a) Finalità del sistema di segnalazione e base giuridica
Il sistema di segnalazione delle irregolarità ha lo scopo di ricevere, elaborare e gestire in modo sicuro e confidenziale le segnalazioni relative a violazioni delle norme compliance del Gruppo METRO (METRO). Il trattamento dei dati personali nel sistema di segnalazione delle irregolarità si basa sugli interessi legittimi della nostra azienda di rilevare e prevenire comportamenti scorretti ed evitare così danni per METRO, i suoi dipendenti e clienti. La base giuridica del trattamento è l'Art. 6 (1)(1)(f) GDPR.
b) Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di segnalazione avviene su base volontaria. Se l'utente invia una segnalazione tramite il sistema di segnalazione delle irregolarità, raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- il vostro nome, se scegliete di rivelare la vostra identità,
- se siete impiegati presso METRO, e
- i nomi delle persone e altri dati personali delle persone che nominate nella vostra segnalazione.
c) Trattamento riservato delle segnalazioni
Le segnalazioni vengono ricevute da una piccola selezione di dipendenti appositamente autorizzati e formati del dipartimento Compliance di METRO e sono sempre gestite in modo confidenziale. I dipendenti del dipartimento Compliance di METRO valuteranno la questione ed eseguiranno ogni ulteriore indagine richiesta dal caso specifico. Durante il trattamento di una segnalazione o la conduzione di un'indagine particolare, può rendersi necessario condividere informazioni con altri dipendenti di METRO o dipendenti di altre società del gruppo, ad es. se le relazioni si riferiscono a fatti avvenuti nelle società controllate. Queste ultime possono avere sede in paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo con normative diverse in materia di protezione dei dati personali. Ci assicuriamo sempre che le norme applicabili in materia di protezione dei dati siano rispettate nella condivisione delle segnalazioni. Tutte le persone che ricevono l'accesso ai dati sono obbligate a mantenere la riservatezza.
Come principio di base siamo tenuti per legge a informare le persone accusate che abbiamo ricevuto una segnalazione che li riguarda, a meno che ciò non pregiudichii ulteriori indagini sul caso. Nel fare questo, la tua identità di informatore non viene rivelata, per quanto legalmente possibile.
d) Conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo necessario a chiarire la situazione ed effettuare una valutazione della segnalazione, per capire se un legittimo interesse della società esiste o è richiesto dalla legge. Una volta conclusa l’analisi della segnalazione, i dati vengono cancellati conformemente agli obblighi di legge.
e) Sicurezza dei dati e destinatari
La comunicazione tra il tuo computer e il sistema di segnalazione avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il tuo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'utilizzo del sistema di segnalazione. Al fine di mantenere la connessione tra il computer e il sistema di segnalazione delle irregolarità, viene memorizzato sul computer un cookie che contiene semplicemente l'ID di sessione (un cosiddetto cookie nullo). Questo cookie è valido solo fino alla fine della sessione e scade quando si chiude il browser.
È possibile impostare una casella postale all'interno del sistema di segnalazione che è protetta con uno pseudonimo scelto autonomamente/nome utente e password. Questo ti permette di inviare segnalazioni al dipendente responsabile di METRO sia con il tuo nome sia in modo anonimo e sicuro. Questo sistema memorizza solo i dati all'interno del sistema di segnalazione, e ciò lo rende particolarmente sicuro. Non è una forma di comunicazione via e-mail ordinaria.
Quando si invia una segnalazione o un'integrazione, è contemporaneamente possibile inviare al dipendente responsabile di METRO gli allegati. Se si desidera inviare una segnalazione anonima, si prega di prendere nota dei seguenti consigli di sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere l'anonimato. Rimuovere questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non sei in grado di rimuovere questi dati o non sei sicuro di come farlo, copia il testo del tuo allegato nel testo della segnalazione o invia il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto alla fine del processo di segnalazione.
Il sistema di segnalazione è gestito da una società specializzata, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Germania, per conto di METRO. I dati personali e le informazioni inserite nel sistema di segnalazione sono memorizzati in una banca dati gestita da EQS Group GmbH in un centro dati ad alta sicurezza. Solo METRO ha accesso ai dati. EQS Group GmbH e altri terzi non hanno accesso ai dati. Ciò è garantito nella procedura certificata attraverso ampie misure tecniche e organizzative. Tutti i dati vengono memorizzati criptati con diversi livelli di protezione della password in modo che l'accesso sia limitato a una piccolissima selezione di persone espressamente autorizzate in METRO.
3. I tuoi diritti
In qualità di interessato, puoi contattare il nostro responsabile della protezione dei dati in qualsiasi momento inviando una comunicazione informale ai recapiti di cui al precedente punto 1. c) per esercitare i tuoi diritti ai sensi del GDPR. Tali diritti sono i seguenti:
- Il diritto di ricevere informazioni sul trattamento dei dati e una copia dei dati trattati (Diritto di accesso, Art. 15 GDPR)
- Il diritto di chiedere la rettifica di dati inesatti o il completamento di dati incompleti (Diritto di rettifica, Art. 16 GDPR)
- Il diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali e, se i dati personali sono stati resi pubblici, l'informazione ad altri responsabili del trattamento in merito alla richiesta di cancellazione (Diritto alla cancellazione, Art. 17 GDPR)
- Il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei dati (Diritto di limitazione del trattamento, Art. 18 GDPR)
- Il diritto di ricevere i dati personali relativi all'interessato in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e di richiedere la trasmissione di tali dati a un altro titolare del trattamento (Diritto alla portabilità dei dati, art. 20 GDPR)
- Il diritto di opporsi al trattamento dei dati per stopparlo (Diritto di opposizione, art. 21 GDPR)
- Il diritto di revocare un consenso dato in qualsiasi momento al fine di bloccare un trattamento dei dati basato sul consenso dell'utente. Il recesso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima del recesso (Diritto di recesso, Art. 7 GDPR)
- Il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo se si ritiene che il trattamento dei dati sia una violazione del GDPR (Diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, Art. 77 GDPR).
Se i tuoi dati personali sono trattati in base ad interessi legittimi ai sensi dell'art. 6 (1)(1)(f) GDPR, hai il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali ai sensi dell'Art. 21 GDPR, a condizione che vi siano motivi per farlo derivanti dalla tua situazione particolare. Se desideri esercitare il tuo diritto di opposizione, tutto quello che devi fare è inviare un'e-mail ai recapiti di cui sopra al punto 1. c).