Informazioni sulla protezione dei dati
La sezione che segue contiene informazioni sulla raccolta, l’elaborazione e l’uso di dati personali nel quadro del sistema di whistleblowing. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Obiettivo del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) è utilizzato per ricevere e trattare in modo sicuro e riservato informazioni riguardanti (presunte) violazioni delle leggi o infrazioni ai regolamenti interni a danno del TRATON GROUP.
Ufficio responsabile e sicurezza dei dati
L’ufficio responsabile della protezione dei dati del sistema di whistleblowing è la TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 Monaco di Baviera. Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, la EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto della TRATON AG.
I dati personali e le informazioni inseriti nel sistema di whistleblowing sono memorizzati in una banca dati gestita dalla EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo la TRATON AG può accedere ai dati. La EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Ciò è garantito da una procedura certificata che comprende ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono codificati e memorizzati con una protezione a più livelli tramite password, di conseguenza l’accesso è limitato ad un gruppo molto ristretto di persone espressamente autorizzate dalla TRATON AG. Inoltre, per assicurare un alto livello di protezione dei dati è stato stipulato un contratto di protezione dei dati tra la TRATON AG e la EQS Group GmbH.
Trattamento riservato delle informazioni
Le informazioni in arrivo sono gestite da un piccolo gruppo di dipendenti dell’ufficio GRC della TRATON AG espressamente autorizzati e appositamente formati, e sono trattate sempre in modo riservato. I dipendenti dell’ufficio investigativo GRC verificano i fatti e possono svolgere un’ulteriore indagine correlata al caso. Solo queste persone hanno accesso ai dati archiviati nel portale per whistleblower.
Non è possibile garantire la riservatezza se Lei invia deliberatamente informazioni false allo scopo di gettare discredito su una persona (denuncia).
Durante il trattamento di una segnalazione o nel quadro di un’indagine può rendersi necessario condividere informazioni con altri dipendenti della TRATON AG o altre aziende del TRATON GROUP, ad es. se le informazioni riguardano attività delle sussidiarie del TRATON GROUP. Se l’indagine lo richiede, è possibile che vengano condivise informazioni con sussidiarie del TRATON GROUP situate in un paese al di fuori dell'Unione Europea o dell'area economica Europea, sulla base di adeguate garanzie di protezione dei dati volte a tutelare le persone interessate (ad es. le clausole standard della UE in materia di protezione dei dati o l’art. 49 dell’RGPD). In relazione alla rivelazione di informazioni, garantiamo sempre la compliance con la normativa sulla protezione dei dati pertinente.
In caso di obbligo legale o richiesta di protezione dei dati durante l’indagine sulle informazioni, queste potrebbero essere inoltrate anche ad altre istanze quali autorità di contrasto, autorità garanti della concorrenza, altre autorità amministrative, tribunali, nonché studi legali e società di revisione contabile internazionali incaricate dal TRATON GROUP.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Le attività di trattamento summenzionate sono giustificate dai seguenti fondamenti giuridici: Consenso dato per uno o più scopi specificati e protezione degli interessi legittimi della persona responsabile o di un terzo (art. 6(1) (a), (f) dell’RGPD; art. 26(2) della nuova versione della legge tedesca in materia di protezione dei dati).
Informazioni alla persona interessata
In alcuni casi le leggi sulla protezione dei dati obbligano la TRATON AG ad informare la persona sospettata delle accuse mossele. Si tratta di un requisito di legge nei casi in cui si può stabilire obiettivamente che la rivelazione delle informazioni alla persona sospettata non possa più ripercuotersi negativamente sull’indagine del caso. Nella misura in cui le leggi lo consentano, la Sua identità di whistleblower non verrà rivelata e verranno inoltre adottate misure volte ad assicurare che non si possa risalire alla Sua identità di whistleblower.
Durata della conservazione dei dati personali
I dati personali verranno conservati per il tempo richiesto dall’indagine e dalla successiva valutazione, oppure per il tempo stabilito dalla legge. Una volta trattate le informazioni, questi dati verranno cancellati o resi anonimi a tempo debito, anche entro due mesi se la legge lo richiede. Se i dati personali sono necessari fino alla fine di procedimenti disciplinari o giudiziari, tali dati verranno cancellati o resi anonimi dopo la conclusione di tali procedimenti. In tal modo il riferimento alla Sua identità di whistleblower verrà rimosso in modo definitivo e irreversibile.
Utilizzo del portale per whistleblower
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Quando invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i dati personali e le informazioni seguenti:
- Il Suo nome, se rivela la Sua identità
- Se è dipendente del TRATON GROUP
- Ove pertinente, i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione.
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di segnalazione avviene tramite una connessione crittografata (SSL). L'indirizzo IP del Suo computer non viene memorizzato durante l'uso del portale di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato sul Suo computer un cookie che contiene solamente l'ID di sessione. Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
Ha la possibilità di usare uno pseudonimo/ nome utente e una password di Sua scelta per configurare una casella di posta protetta nel sistema di whistleblowing. Ciò Le consente di inviare messaggi protetti ai dipendenti pertinenti della TRATON AG, in modo nominativo o anonimo. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di whistleblowing, che li rende particolarmente sicuri. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando invia una segnalazione o informazioni supplementari, ha la possibilità di inviare allegati ai pertinenti dipendenti della TRATON AG. Se desidera inviare la segnalazione anonimamente, tenga presenti le seguenti informazioni sulla sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Rimuova questi dati prima dell'invio. Se non sa rimuovere questi dati o non è sicuro/ a su come procedere, copi il testo dell’allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo riportato a piè di pagina, specificando il numero di riferimento ricevuto alla fine del processo di segnalazione.
I Suoi diritti
Ha il diritto di ricevere informazioni sui dati correlati alla Sua persona, nonché il diritto di esigere la rettifica dei Suoi dati. Purché non esistano norme di legge contrastanti, ha anche il diritto di esigere la cancellazione dei Suoi dati e di opporsi al trattamento dei Suoi dati, nonché il diritto di esigere la limitazione del trattamento dei Suoi dati. Se raccogliamo e trattiamo i Suoi dati personali sulla base del Suo consenso, ha anche il diritto di ritirare il consenso dato con effetto per il futuro. Se necessario, dobbiamo verificare la Sua identità prima di poter dare seguito ad una sua richiesta in tal senso. In caso di reclami è possibile rivolgersi ad un’autorità di controllo della protezione dei dati.
Interlocutore in caso di domande
In caso di domande relative ai Suoi dati personali, La preghiamo di rivolgersi a data-protection-vwtb@man.eu o a MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Dachauer Straße 641, 80995 Munich, Germany. In caso di altre domande La preghiamo di rivolgersi all’ufficio investigativo investigation-office@traton.com o alla TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 Monaco di Baviera.