Tájékoztatás az adatvédelemről
A következő szakasz a személyes adatoknak a visszaélés-bejelentő rendszerrel összefüggésben történő gyűjtéséről, feldolgozásáról és felhasználásáról tartalmaz információkat. Kérjük, figyelmesen olvassa el ezt az adatvédelmi tájékoztatót, mielőtt bejelentést tesz.
A visszaélés-bejelentő rendszer célja
A visszaélés-bejelentő rendszert (BKMS® System) a TRATON GROUP kárára történő (állítólagos) jogszabálysértésekkel vagy belső szabályzatok megsértésével kapcsolatos információk biztonságos és bizalmas fogadására és feldolgozására használják.
Felelős iroda és adatbiztonság
A visszaélés-bejelentő rendszer adatvédelmi vonatkozásaiért felelős iroda a TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München. A visszaélés-bejelentő rendszert a TRATON SE nevében egy erre szakosodott cég, a Business Keeper GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín TRATON SE. működteti.
A visszaélés-bejelentő rendszerbe bevitt személyes adatokat és információkat a Business Keeper GmbH által működtetett adatbázisban tárolják egy magas biztonsági szintű adatközpontban. Az adatokhoz csak a TRATON SE férhet hozzá. A Business Keeper GmbH és más harmadik felek nem férhetnek hozzá az adatokhoz. Ezt egy átfogó technikai és szervezési intézkedéseket magában foglaló, tanúsított eljárás biztosítja.
Minden adat titkosítva van, és többszintű jelszavas védelem alatt tárolódik, ami azt jelenti, hogy a hozzáférés a TRATON SE által kifejezetten felhatalmazott személyek nagyon kis csoportjára korlátozódik. IEzenkívül a magas szintű adatvédelem és adatbiztonság biztosítása érdekében a TRATON SE és a Business Keeper GmbH között adatvédelmi megállapodás jött létre.
A gyűjtött személyes adatok típusa
A visszaélések bejelentésére szolgáló rendszert önkéntes alapon alkalmazzák. Önnek nincs jogi vagy szerződéses kötelezettsége személyes adatainak megadására.
A következő személyes adatokat és információkat gyűjtjük, amikor bejelentést tesz a visszaélés-bejelentő rendszeren keresztül:
- Az Ön neve és/vagy magánjellegű kapcsolattartási és azonosító adatai, amennyiben felfedi személyazonosságát (nem névtelen bejelentés)
- Az, hogy Ön a TRATON GROUP alkalmazottja-e, azaz szakmai kapcsolattartási és (szakmai) szervezeti adatok, amennyiben Ön azokat nyilvánosságra hozza (nem névtelen bejelentés), és adott esetben a bejelentésben megnevezett személyek neve és egyéb személyes adatai.
Az információk bizalmas kezelése
A beérkező bejelentéseket a TRATON SE GRC osztályának kifejezetten felhatalmazott és speciálisan képzett nyomozóinak kis csoportja kezeli, és mindig bizalmasan kezelik. A GRC Investigation Office munkatársai ellenőrzik a tényállást, és további vizsgálatot folytathatnak az ügyben. A visszaélés-bejelentő portálon tárolt adatokhoz csak ezek a személyek férhetnek hozzá.
A titoktartás nem garantálható, ha szándékosan hamis információkat nyújt be egy személy lejáratása céljából (rágalmazás).
Megalapozott egyedi esetekben a bejelentés feldolgozása során vagy a vizsgálat részeként szükség lehet az információk megosztására a TRATON SE vagy a TRATON SE-vel kapcsolatban álló más vállalatok alkalmazottaival, pl. ha az információ a TRATON SE leányvállalatainál folytatott tevékenységekre vonatkozik. Ha a vizsgálat megköveteli, az információk megoszthatók a TRATON GROUP leányvállalataival az Európai Unión vagy az Európai Gazdasági Térségen kívüli országokban, az érintettek védelmét szolgáló megfelelő adatvédelmi garanciák alapján (pl. EU szabványos adatvédelmi záradékok vagy egyéb kivételes eltérések a GDPR 49. cikke szerint). Az információk nyilvánosságra hozatalával kapcsolatban mindig biztosítjuk a vonatkozó adatvédelmi rendelkezések betartását. Szükség esetén az Ön által megadott információs szöveget fordítás céljából továbbítjuk a Business Keeper GmbH alvállalkozó partnereinek. Ezekre a partnerekre is vonatkozik a Business Keeper GmbH-val kötött adatvédelmi megállapodás, amely itt is magas szintű adatvédelmet és adatbiztonságot garantál.
Megfelelő jogi kötelezettség esetén, vagy ha a TRATON SE-nek vagy egy harmadik félnek jogos érdeke fűződik az információ kivizsgálásához, a címzettek további lehetséges kategóriái a bűnüldöző hatóságok, trösztellenes hatóságok, egyéb közigazgatási hatóságok, bíróságok, valamint a TRATON SE vagy a csoport más, a TRATON SE-vel kapcsolatban álló vállalata által megbízott nemzetközi jogászok és könyvvizsgálók.
Minden személy, aki hozzáfér az adatokhoz, köteles azokat bizalmasan kezelni.
Az érintett személy tájékoztatása
Bizonyos esetekben a TRATON SE-t adatvédelmi jogszabályok kötelezik arra, hogy tájékoztassa a gyanúsítottakat az ellenük felhozott vádakról. Ez a jogi követelmény azokban az esetekben, amikor objektíven megállapítható, hogy az információknak a gyanúsítottal való közlése a továbbiakban nem lehet hátrányos hatással a szóban forgó vizsgálatra. Ha Ön nyilvánosságra hozta nevét vagy más személyes adatait (nem névtelen bejelentés), akkor a visszaélést bejelentő személy személyazonosságát nem hozzuk nyilvánosságra, amennyire ez jogilag lehetséges, és lépéseket teszünk annak biztosítására is, hogy ne lehessen következtetéseket levonni az Ön személyére vonatkozóan, mint visszaélést bejelentő.
Jogalapok
A fent említett adatkezelési tevékenységeket a következő jogalapok indokolják:
- Személyes adatainak gyűjtése, feldolgozása és közlése nem névtelen bejelentés esetén: hozzájárulás a személyes adatok egy vagy több konkrét célból történő feldolgozásához (DSGVO 6. cikk 1. szakasz a) pont).
- A bejelentésben szereplő személyek személyes adatainak gyűjtése, feldolgozása és nyilvánosságra hozatala: Az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdekeinek védelme céljából (DSGVO 6. cikk 1. szakasz f) pont). A TRATON SE jogos érdeke, hogy az OWiG (német közigazgatási szabálysértési törvény) 30. §-ának és 130. §-ának megfelelően csoportszinten hatékonyan feltárja, feldolgozza, visszaszorítsa és szankcionálja a munkavállalók jogsértéseit és súlyos kötelességszegéseit, hogy elhárítsa a TRATON GROUP-ot érő károkat és felelősségi kockázatokat. A német vállalatirányítási kódex 4.1.3. pontja előírja egy visszaélés-bejelentő rendszer létrehozását, amely lehetővé teszi a munkavállalók és harmadik felek számára, hogy biztonságosan és megfelelő módon tegyék közzé a vállalaton belüli jogsértésekről szóló bejelentéseket.
- Személyes adatok közlése nem névtelen bejelentés esetén más címzettek számára: a feldolgozás jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (DSGVO 6. cikk 1. szakasz c) pont).
A személyes adatok tárolásának időtartama
A személyes adatokat addig tároljuk, amíg az a vizsgálat és az azt követő értékelés céljából szükséges, továbbá mindaddig, amíg a vonatkozó szerződéses vagy törvényes megőrzési időszakok alapján kötelesek vagyunk tárolni őket. A bejelentés feldolgozását követően az adatokat töröljük vagy anonimizáljuk az országspecifikus jogi követelményeknek megfelelően. Anonimizálás esetén az Ön visszaélést bejelentő személyére való hivatkozás véglegesen és visszafordíthatatlanul eltávolításra kerül.
A visszaélés-bejelentő portál használata
Titkosított kommunikáció és személyre szabott postafiók
A számítógép és a bejelentő rendszer közötti kommunikáció titkosított kapcsolaton (SSL) keresztül történik. Az Ön számítógépének IP-címét nem tároljuk a visszaélés-bejelentő portál használata során. A számítógép és a BKMS® System közötti kapcsolat fenntartása érdekében a rendszer olyan cookie-t tárol a számítógépen, amely csak a munkamenet-azonosítót tartalmazza. A cookie csak a munkamenet végéig érvényes, és a böngésző bezárásakor érvénytelenné válik.
Lehetősége van arra, hogy saját maga által választott álnevet/felhasználónevet és jelszót használjon biztonságos postafiók létrehozásához a visszaélés-bejelentő rendszerben. Ez lehetővé teszi, hogy biztonságos üzeneteket küldjön a TRATON SE érintett alkalmazottainak, név szerint vagy névtelenül. Ez a rendszer csak a visszaélés-bejelentő rendszeren belül tárolja az adatokat, ami különösen biztonságossá teszi azt. Ez nem azonos a rendszeres e-mail kommunikációval.
Egy nyilvános számítógép használatával (pl. egy internetkávézóban) tovább védi névtelenségét.
Megjegyzések a mellékletek küldésével kapcsolatban
Bejelentés vagy kiegészítő információ benyújtásakor lehetősége van mellékleteket küldeni a TRATON SE érintett alkalmazottainak. Ha névtelenül szeretne bejelentést tenni, kérjük, vegye figyelembe a következő biztonsági információkat: A fájlok rejtett személyes adatokat tartalmazhatnak, amelyek veszélyeztethetik az Ön névtelenségét. Küldés előtt távolítsa el ezeket az adatokat. Ha nem tudja eltávolítani ezeket az adatokat, vagy nem biztos abban, hogyan kell ezt megtennie, másolja a melléklet szövegét a bejelentés szövegébe, vagy küldje el a kinyomtatott dokumentumot névtelenül (a személyes adatok szerkesztve) a lábjegyzetben megadott címre, megadva a bejelentési folyamat végén kapott hivatkozási számot.
Az Ön jogai
Az Önre vonatkozó adatokról való tájékoztatáshoz és az adatok helyesbítéséhez való jogon kívül joga van kérni a fent említett célokból gyűjtött adatainak törlését és feldolgozásának korlátozását (zárolását), valamint az adattovábbításhoz való jogot is, amennyiben nincs ezzel ellentétes jogi rendelkezés.
Továbbá fennáll a tiltakozás joga az adatfeldolgozás ellen, feltéve, hogy a feldolgozás a DSGVO 6. cikk 1. szakaszának f) pontján alapul (jogos érdek).
Továbbá joga van bármikor visszavonni hozzájárulását (nem névtelen bejelentés esetén). Az Ön visszavonása nincs hatással az Ön hozzájárulásával begyűjtött és feldolgozott személyes adatainak - a visszavonásig történt - begyűjtésének és feldolgozásának jogszerűségére.
Szükség esetén ellenőriznünk kell személyazonosságát, mielőtt feldolgoznánk az adott kérését.
Kapcsolattartó személy kérdés esetén
Hozzájárulásának visszavonásához (nem névtelen bejelentés esetén) vagy az adataival kapcsolatos jogainak gyakorlásához kérjük, használja a kapcsolatfelvételi űrlapot (https://traton.com/en/data-protection.html ) vagy vegye fel a kapcsolatot az MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Hanauer Straße 26, 80992 München céggel.
A TRATON SE adatvédelmi tisztviselőjével az alábbi címen veheti fel a kapcsolatot: TRATON SE, adatvédelmi tisztviselő részére, Hanauer Straße 26, 80992 München.
Egyéb kérdések esetén forduljon az Investigation Office-hoz az investigation-office@traton.com vagy a TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München címen.
Panasz esetén arra is lehetősége van, hogy az adatvédelmi felügyeleti hatósághoz forduljon.
