Informacje o ochronie danych
Poniższa część zawiera informacje o zbieraniu, przetwarzaniu i wykorzystywaniu danych osobowych w kontekście systemu zgłoszeniowego. Przed wysłaniem zgłoszenia prosimy o dokładne zapoznanie się z informacjami dot. ochrony danych.
Cel systemu zgłoszeniowego
System zgłoszeniowy (BKMS® System) jest wykorzystywany do bezpiecznego i poufnego otrzymywania i przetwarzania informacji związanych z (potencjalnymi) naruszeniami przepisów prawnych i regulacji wewnętrznych na szkodę TRATON GROUP.
Podmiot odpowiedzialny i ochrona danych
Podmiotem odpowiedzialnym za ochronę danych w systemie dla sygnalistów jest TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 Monachium. Operatorem systemu dla sygnalistów jest wyspecjalizowana firma EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Niemcy, działająca w imieniu TRATON SE.
Dane osobowe i informacje wprowadzone do systemu dla sygnalistów są przechowywane w bazie danych, prowadzonej przez EQS Group GmbH w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Dostęp do danych ma wyłącznie TRATON SE. EQS Group GmbH ani inne osoby trzecie nie mają dostępu do danych. Zapewnia to certyfikowana procedura, obejmująca zaawansowane środki techniczne i organizacyjne.
Wszystkie dane są szyfrowane i przechowywane w systemie zabezpieczonym wielopoziomową strukturą haseł, co oznacza, że dostęp jest ograniczony do bardzo małej grupy osób, wyraźnie uprawnionych przez TRATON SE. Dodatkowo, w celu zapewnienia wysokiego poziomu ochrony danych, spółka TRATON SE oraz EQS Group GmbH podpisały umowę o ochronę danych.
Rodzaj gromadzonych danych osobowych
System dla sygnalistów jest używany na zasadzie dobrowolności. Nie ma obowiązku prawnego ani umownego do przekazywania swoich danych osobowych.
Gromadzimy następujące dane osobowe i informacje w razie przesłania zgłoszenia do systemu dla sygnalistów:
- Imię i nazwisko lub/i prywatne dane kontaktowe oraz dane identyfikujące zgłaszającego , jeśli sygnalista ujawnił swoją tożsamość (raport nie anonimowy)
- Czy sygnalista jest pracownikiem TRATON GROUP, tzn. zawodowy kontakt i (zawodowe) dane organizacji , jeśli są ujawniane przez sygnalistę (raport nie anonimowy) oraz, nazwiska osób i inne dane osobowe wymienione w raporcie.
Poufne traktowanie informacji
Przetwarzanie przekazanych danych w raportach sygnalistów zostało powierzone niewielkiej grupie wyraźnie upoważnionym i specjalnie przeszkolonym pracownikom działu GRC TRATON SE. Informacje te są zawsze traktowane poufnie. Pracownicy GRC Investigation Office sprawdzają fakty związane ze sprawą i mogą prowadzić szersze postępowanie. Tylko te osoby mają dostęp do danych przechowywanych w portalu dla sygnalistów.
Zagwarantowanie poufności nie jest możliwe w przypadku świadomego wysyłania nieprawdziwyc informacji w celu zdyskredytowania innej osoby (pomówienie).
W trakcie przetwarzania zgłoszenia sygnalisty, w ramach postępowania wyjaśniającego, konieczne może okazać się przekazanie informacji innym pracownikom TRATON SE lub innych firm w TRATON GROUP, np. jeśli informacje odnoszą się do działalności podmiotów zależnych TRATON GROUP. Jeżeli postępowanie wyjaśniające tego wymaga, informacje mogą zostać przesyłane do podmiotów zależnych TRATON GROUP z siedzibą poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym, w oparciu o gwarancję ochrony danych osób których one dotyczą (np. standardowe klauzule ochrony danych UE lub inne wyjątkowe odstępstwa w oparciu o art. 49 RODO). Przetwarzając dane, zawsze dbamy o zgodność z właściwymi regulacjami z zakresu ochrony danych osobowych. W razie potrzeby treść zgłoszenia sygnalisty zostanie przekazany do podwykonawców firmy EQS Group GmbH do tłumaczenia. Umowa o ochronie danych zawarta z EQS Group GmbH ma zastosowanie również do tych podwykonawców; tu również zagwarantowany jest wysoki poziom ochrony danych i ich bezpieczeństwo.
Jeśli jest to wymagane przepisami prawa lub, gdy TRATON SE bądź podmiot trzeci mają prawnie uzasadniony interes w sprawdzaniu przekazanych informacji, zgłoszone przez sygnalistę dane mogą zostać przekazane dalszym odbiorcom, takim jak: organy ścigania, urząd ochrony konkurencji lub inne organy administracji publicznej , sądy, a także adwokaci międzynarodowi i audytorzy zaangażowani przez TRATON SE lub inne spółki powiązane z TRATON SE.
Każda osoba uzyskująca dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
Informacja o osobie, której dane dotyczą
W niektórych sytuacjach TRATON SE jest zobligowana przepisami z zakresu ochrony danych do poinformowania osoby oskarżonej o przekazanych wobec niej skargi. Jest to wymóg prawny w przypadkach, gdy można obiektywnie stwierdzić, że ujawnienie informacji o osobie podejrzanej nie może wpłynąć niekorzystnie na postępowanie wyjaśniające sprawę. W razie ujawnienia przez sygnalistę swojego nazwiska lub innych danych osobowych (raport nie anonimowy), jego tożsamość nie zostanie ujawniona, dopóki przepisy to umożliwiają, ponadto podjęte zostaną działania, aby ograniczyć wysnucie wniosków co do tożsamości sygnalisty.
Podstawy prawne
Powyższe działania z zakresu przetwarzania danych mają następującą podstawę prawną:
- Gromadzenie, przetwarzanie i ujawnianie danych osobowych w przypadku zgłoszenia nie anonimowego: zgoda udzielona w jednym lub wielu celach i ochrona uzasadnionych prawnie interesów osoby odpowiedzialnej lub podmiotu zewnętrznego (art. 6 (1) pkt. 1 lit. a RODO).
- Gromadzenie, przetwarzanie i ujawnianie danych osobowych osób uwzględnionych w raporcie: do celów zachowania interesu prawnego wymaganego przez kontrolera lub podmiot trzeci (art. 6 punkt 1 lit. f RODO). Prawnie uzasadnionym interesem firmy TRATON SE jest ujawnianie, przetwarzanie, powstrzymywanie i karanie naruszeń prawa oraz poważnych naruszeń obowiązków pracowniczych, w skuteczny sposób, z wysokim poziomem poufności, aby zapobiegać szkodom i ryzykom odpowiedzialności dla TRATON Group zgodnie z §§ 30, 130 OWiG (niemiecka ustawa o naruszeniach administracyjnych). Punkt 4.1.3 niemieckiego kodeksu zarządzania korporacyjnego wymaga utworzenia systemu dla sygnalistów, aby umożliwić pracownikom i podmiotom trzecim ujawnianie zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa w firmie w sposób bezpieczny i odpowiedni.
-Ujawnienie danych osobowych w przypadku nie anonimowego raportu innym odbiorcom: przetwarzanie jest konieczne (zgodnie z wymogami prawnymi (art. 6 sekcja 1 lit.c RODO).
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak długo jest to niezbędne dla toczącego się postępowania wyjaśniającego oraz następującej po nim ewaluacji albo przez okres wymagany przepisami prawa. Po zakończeniu przetwarzania danych z raportu zostaną one usunięte lub zanonimizowane zgodnie z krajowymi wymogami prawnymi. W sytuacji anonimizacji danych sygnalisty, informacje odnoszące się do jego tożsamości są trwale i nieodwracalnie usuwane.
Korzystanie z systemu dla sygnalistów.
Komunikacja szyfrowana i spersonalizowana skrzynka odbiorcza.
Komunikacja między komputerem sygnalisty a systemem zgłoszeniowym jest szyfrowana (SSL). Podczas korzystania z portalu zgłoszeniowego adres IP komputera użytkownika nie jest przechowywany. W celu utrzymania połączenia między komputerem a BKMS® System, na dysku twardym komputera zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie ID sesji. Ten plik cookie zachowuje ważność tylko do końca sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki.
Opcjonalnie w systemie zgłoszeniowym dla sygnalisty można stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową, używając do tego pseudonimu / nazwy użytkownika i hasła. Pozwala to bezpiecznie przesłać anonimowe albo imienne wiadomości do właściwych pracowników TRATON SE. System przechowuje dane wyłącznie wewnątrz systemu dla zgłoszeniowego, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie jest to forma zwykłej komunikacji e-mailowej.
Przy korzystaniu z komputera publicznie dostępnego (np. w kawiarni internetowej) tożsamość sygnalisty jest jeszcze lepiej chroniona .
Informacja o wysyłaniu załączników
Przy wysyłaniu zgłoszenia lub dodatkowych informacji istnieje możliwość przesłania załączników właściwym pracownikom TRATON SE. Jeżeli zgłoszenie ma zostać wysłane anonimowo, należy zastosować się poniższej instrukcji bezpieczeństwa: pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, co może zagrozić anonimowości. Przed przesłaniem plików należy usunąć te dane. Jeżeli tych danych nie można usunąć lub istnieje obawa, czy będzie to skuteczne, należy skopiować tekst załącznika do tekstu zgłoszenia lub przesłać wydrukowany dokument anonimowo na adres w stopce, podając numer referencyjny, otrzymany na koniec procesu zgłoszenia.
Państwa prawa
Oprócz prawa do informacji o danych odnoszących się do Państwa i prawa do przywrócenia danych, mają Państwo również prawo do żądania ich usunięcia i ograniczenia przetwarzania (blokowania) danych zgromadzonych do powyższych celów, a także prawo do przesyłania danych, o ile jest to zgodne z przepisami.
Ponadto, posiadają Państwo prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych z zastrzeżeniem, że przetwarzanie nie opiera się na art. 6 pkt 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
Ponadto, mają Państwo również prawo do odwołania zgody w dowolnym momencie (w przypadku nie anonimowego zgłoszenia). Wycofanie Państwa zgody nie wpływa na zgodne z prawem gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych przez czas obowiązywania zgody.
W razie potrzeby, będziemy musieli zweryfikować Państwa tożsamość przed wszczęciem postępowania wyjaśniającego.
Osoba do kontaktu w przypadku pytań
Aby wycofać swoją zgodę (w przypadku zgłoszenia nie anonimowego) lub skorzystać z Państwa praw dotyczących danych, należy skorzystać z formularza kontaktowego (https://traton.com/en/data-protection.html ) lub skontaktować się z firmą MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Hanauer Straße 26, 80992 Monachium.
Można kontaktować się z inspektorem ochrony danych TRATON SE listownie na TRATON SE, z dopiskiem „do rąk inspektora ochrony danych”, Hanauer Straße 26, 80992 Monachium.
W innych kwestiach należy kontaktować się z Investigation Office investigation-office@traton.com lub TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 Monachium.
Mogą Państwo również skontaktować się z organem nadzoru ochrony danych w przypadku skarg.
