Gizlilik Politikası
I. Bu Politika'nın amacı ve kapsamı
Sürüm: Mart 2021
Bu portal ("Alert Line"), merkezi 22 Avenue Montaigne, 75008 Paris, Fransa adresinde kayıtlı olup 775 670 417 tescil numarası altında Paris Ticaret ve Şirketler Sicili'nde tescilli Fransız bir Avrupa şirketi olan LVMH MOËT HENNESSY LOUIS VUITTON (bundan böyle "LVMH" olarak anılacaktır) tarafından işletilmektedir.
Bu Alert Line, LVMH Grubu'nun (buna LVMH ve LVMH'nin bağlı şirketleri dahildir - " LVMH Grubu ") çalışanlarının ve dış hissedarlarının (" Kullanıcılar ") bildirimler göndermesini (" Bildirimler ") ve iyi niyetle (i) ceza gerektiren suçları, geçerli kanunlara yönelik açık ihlalleri veya genel çıkarlara yönelik herhangi bir ciddi tehdit veya peşin hükmü bildirmesini ve/veya (ii) Grup Davranış Kuralları, kurumsal yönerge, ilke ve politikalarla ilgili açık ihlalleri bildirmesini mümkün kılar.
Alert Line giriş sayfasında bir bildirim gönderme sürecinin yanı sıra şartlar ve koşullar daha fazla açıklanmıştır.
Bir Kullanıcı bir Bildirim gönderdiğinde, Kullanıcı'nın LVMH Grubu bünyesindeki istihdam eden şirketine bakılmaksızın, LVMH, Bildirimin içerdiği bilgileri aşağıda daha ayrıntılı olarak açıklandığı şekilde araştırmakla sorumlu olan birincil alıcı olacaktır.
Bu bağlamda, LVMH, veri denetleyicisi olarak özellikle Kullanıcı'nın ve bildirimde ismi geçen kişilerin kişisel verilerine ("Kişisel Veriler") erişecektir.
LVMH, veri korumayı çok ciddiye alır ve geçerli veri koruma düzenlemelerine uygundur. Bu Gizlilik Politikası ("Gizlilik Politikası"), LVMH'nin Kişisel Verileri toplayabileceği ve işleyebileceği şartlar ve koşulları tanımlamayı amaçlamaktadır.
Bu Politika, çalıştıkları şirkete bakılmaksızın tüm Kullanıcılar için geçerlidir. Her Kullanıcı, herhangi bir Bildirim göndermeden önce bu Politika'ya uyması gerekir.
II. Toplanan ve işlenen Kişisel Verilerin türü
Bir Kullanıcı, Alert Line üzerinden bir Bildirim gönderirse LVMH; Bildirimin işlenmesi için gerekli ölçüde, kullanıcı tarafından sağlanan Kullanıcılarla ilgili kişisel verileri, yani isim, soyisim, görev ve ayrıntıları toplayacak ve işleyecektir.
LVMH ayrıca Bildirimde tanımlanan kişiler ("Bildirilen Veri Konusu") ile ilgili kişisel verileri toplayacak ve işleyecektir ve bunların içeriği Bildirimin (ve soruşturma sürecinin) içeriğine bağlı olacaktır.
Bu bağlamda, bu vesileyle Kullanıcıların Bildirimin amacı için gerekli olmayacak kişisel verileri sağlamaktan kaçınmaları gerektiğini hatırlatırız. Sağlanan Kişisel Veriler, bildirilen ihlâl açısından uygun, alâkalı ve kesinlikle gerekli olan bilgilerle sınırlı olmalıdır. Örneğin, iddia edilen ihlali göstermek için mutlak şekilde gerekli olmadığı sürece Bildirilen Veri Konusu'nun özel hayatı, kişiliği, mesleki becerileri vs. hakkında bilgileri vermekten kaçınmalıdır. Bildirilen olaylar tarafsız ve objektif bir şekilde ve açıkça sadece "varsayım" olarak sunulmalıdır. Kullanıcı, hiçbir şekilde ulusal savunma gizliliği, tıbbi gizlilik veya müvekkil-avukat ayrıcalığı kapsamındaki hiçbir olayın bildiriminde bulunmayacaktır.
III. Veri toplamanın amacı ve işlenmesi
LVMH, Bildirimde yer alan Kişisel Verileri aşağıdaki amaçlarla kullanacaktır:
- Bildirimin yönetimi ve bildirilen bilgilerin incelenmesi
- varsa gerekli iddialar veya disiplin prosedürlerinin başlatılması
- uygunsa uygulanabilir düzeltme tedbirlerinin ve/veya yaptırımların uygulanması
- ilgili ise bildirilen olayların adli veya devlet kurumlarına veya mahkeme emirleri, yasal prosedürler veya mahkeme celplerine yanıt olarak bildirilmesi.
IV. Veri Alıcıları
Alert Line üzerinden gönderilen bildirimler derhal Grup'un Etik ve Uygunluk Direktörü'ne bildirilecek ve daha sonra LVMH ve bağlı kuruluşlarının ilgili bölümlerinden seçilen sınırlı sayıda müfettişten oluşan bir değerlendirme ekibi tarafından, bildirilen olayın doğası ve ciddiyeti ve ayrıca dahil olan kişiler de dikkate alınarak incelenecektir ("değerlendirme ekibi"). Değerlendirme ekibinin üyeleri, güçlendirilmiş gizlilik yükümlülüklerine tabi olacaktır.
İnceleme amaçlı olarak denetçiler, eğer Bildirimin özel içeriği ile ilgili ve ona bağlı ise, gerekirse Kişisel Veriler de dahil olmak üzere, bildirilen olayları ilgili LVMH birimindeki yetkili kişi veya kurumlar (özellikle Bildirilen Veri Konusu'nun işvereni) ile paylaşabilirler.
Aynı amaçla, LVMH Bildirimi, LVMH'ye Bildirimlerin işlenmesinde yardımcı olan üçüncü taraf sağlayıcılara aktarabilir. Bu tür sağlayıcılar, eğer varlarsa, bu Politikada belirtilenlerle aynı yükümlülüklere tabi olacaktır.
Her halükarda, Kullanıcı'nın kimliği de dahil olmak üzere, Bildirim'de yer alan tüm bilgiler ve Kişisel Veriler ("Veriler"), sınırlı sayıda kişi ile paylaşılacak ve yasaların izin verdiği ölçüde, azami özenle, gizli bilgi olarak ele alınacaktır.
Özellikle, Kullanıcı'nın kimliği, Kullanıcı'nın önceden açık onayını almadan değerlendirme ekibinin dışındaki üçüncü taraflara açıklanmayacaktır.
Yukarıda belirtilenlere bakılmaksızın, Kullanıcı kimliği de dahil olmak üzere, Veriler, bildirilen olayların işlenmesi bakımından önemli olduğunda ve/veya yasaların gerektirdiği ölçüde veya mahkeme emri, yasal prosedür veya mahkeme celbi ile talep üzere ilgili yetkili makamlar ve yargı ile paylaşılabilir.
Nihayetinde bu Alert Line; Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Almanya merkezli uzman bir şirket olan EQS Group AG (“BK GmbH”) tarafından idare işletilmektedir. Alert Line portalına girilen kişisel veriler ve bilgiler, yüksek güvenlikli bir veri merkezinde EQS Group AG tarafından idare edilen bir veri tabanında saklanır. Verilere sadece LVMH erişimi vardır. EQS Group AG ve diğer üçüncü taraflar verilere erişim hakkına sahip değildir. Bu, kapsamlı teknik ve organizasyonel önlemler yoluyla onaylı prosedür ile sağlanır.
V. Veri Transferi
BK GmbH tarafından işletilen Alert Line portalına girilen tüm Veriler, yüksek güvenlikli bir veri merkezinde EQS Group AG tarafından idare edilen bir veri tabanında saklanır.
Ayrıca, Kişisel Veriler, özellikle Bildirilen Veri Konusunun işvereninin yerine bağlı olarak Ekonomik Avrupa Bölgesi (AEA) dışında bulunanlar da dahil diğer LVMH kuruluşlarına aktarılabilir.
Çalışanların Kişisel Verilerinin LVMH Grubu içindeki tüm transferleri LVMH Bağlayıcı Kurumsal Kurallar (Binding Corporate Rules (BCR)) kapsamındadır. Bu BCR kapsamına girmeyen ve yeterli düzeyde koruma sağlamayan ülkelere Kişisel Verilerin aktarımı, Avrupa Komisyonu tarafından yürürlükte olan veri koruma yönetmeliklerine uygun şekilde Standart Sözleşme Maddelerinin imzasına veya geçerli veri koruma yönetmeliklerinin izin verdiği diğer yasal yollara tabi olacaktır.
VI. Veri saklama süresi
Bu amaçlarla toplanan veriler aşağıda belirtildiği gibi saklanacaktır.
Bildirilen gerçekler Alert Line portalının kapsamına girmemesi durumunda Veriler hemen silinecektir (veya anonimleşme sonrasında 5 yıl boyunca arşivlenecektir).
Eğer bildirilen bilgiler Alert Line portalının kapsamına giriyorsa, ancak soruşturma sonrasında nihai olarak herhangi bir adli veya disiplin cezası verilmezse Veriler, soruşturma sürecinin bitiminden sonra 2 ay içinde silinir (veya anonimleştirildikten sonra 5 yıl süreyle arşivlenir); ancak Veriler yürürlükteki yasaya göre dava konusu olursa silme, dava sonuçlanana kadar askıya alınır.
Bir yargı veya disiplin cezası başlatılırsa Veriler, cezanın temyiz edilmesi ve/veya infazının (veya dostane çözüm halinde çözümün) uygulanması için olası süreler de dahil olmak üzere, bu süreçlerin sonuna kadar saklanır.
VII. Güvenlik
LVMH, Veriler için yeterli düzeyde koruma sağlayacak ve Verileri (ilgili personelin eğitimi ve öğretimi de dahil olmak üzere) kazayla veya yasa dışı imha, kazayla kayıp veya değiştirilme, yetkisiz ifşaya veya erişime ve diğer tüm yasadışı işleme biçimlerine karşı korumak için uygun teknik ve organizasyonel güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlayacaktır.
Bu bağlamda, özellikle BK GmbH'nın veri merkezinin AEA (Almanya) içerisinde bulunan yüksek güvenlikli bir veri merkezi olduğunu lütfen unutmayın. Tüm Veriler birden çok şifre koruma seviyesi ile şifrelenir ve saklanır.
VIII. Kullanıcı hakları
Kullanıcılar, kendileriyle ilgili olarak saklanan Kişisel Verilere erişim talebinde bulunabilir veya Alert Line portalında kendileriyle ilgili tutulan Kişisel Verilerin bir kopyasını edinebilirler. Kullanıcılar ayrıca kendileri hakkındaki Kişisel Verilerin düzeltilmesini, değiştirilmesini, silinmesini veya işlemlerinin kısıtlanmasını isteyebilir. Kullanıcılar daha önce LVMH'ye verdikleri onayları da dilediği zaman geri alabilir veya Kişisel Verilerinin işlenmesine ilişkin meşru gerekçelerle itiraz edebilir.
Kullanıcılar Kişisel Verilerinin herhangi bir şekilde kötüye kullanılması durumunda, yetkili denetim otoritesine (CNIL) şikayette bulunma hakkına da sahiptir.
Bu hakları uygulamak için Kullanıcılar dpo.holding@lvmh.com adresi üzerinden LVMH ile iletişime geçebilir; taleplerinin alınmasından hemen sonra bir cevap verilecektir.
IX. Politika değişiklikleri
LVMH, bu Politikayı herhangi bir zamanda, özellikle de LVMH Alert Line portalının veya geçerli yasa veya yönetmeliklerin geliştirilmesine uyarlamak için değiştirme hakkını kendinde saklı tutar. Politika değiştirildiğinde Kullanıcılardan, LVMH Alert Line portalını kullanmaya devam etmek için bu değişiklikleri kabul etmesi istenecektir. Her halükarda, yeni bir Bildirim göndermeden önce, Kullanıcı'dan bu Politikayı kabul etmesi istenecektir. Kullanıcı yeni bir Bildirim göndereceği her sefer bu Politikayı dikkatli bir şekilde okumasını LVMH şiddetle tavsiye eder.
X. Çerezler
Kullanıcı'nın bilgisayarı ve Alert Line arasındaki iletişim şifreli bir bağlantı (SSL) üzerinden gerçekleşir. Alert Line portalının kullanımı sırasında kullanıcının IP adresi saklanmayacaktır. Fakat Kullanıcı'nın bilgisayarı ile Portal Alert Line arasındaki bağlantıyı sürdürmek için Kullanıcı'nın bilgisayarında yalnızca oturum kimliğini içeren ("oturum çerezi" olarak adlandırılan) bir çerez saklanır. Bu çerez yalnızca Kullanıcı oturumunun sonuna kadar geçerli olacak ve Kullanıcı tarayıcısını kapattığı zaman geçerliliğini yitirecektir.
XI. İletişim
Kullanıcılar, Alert Line veya bu Politika hakkında kendileriyle ilgili Kişisel Verilerin korunmasına dair soruları için LVMH ile dpo.holding@lvmh.com adresi üzerinden e-posta yoluyla iletişime geçebilir.
XII. Geçerli yasa
Bu Politika Fransız yasalarına tabidir.