Informations sur la protection des données pour le système d'alerte
Nous prenons très au sérieux la question de la protection des données et de la confidentialité et suivons les dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE ainsi que les dispositions nationales en vigueur en matière de protection des données. Veuillez lire attentivement les informations suivantes sur la protection des données pour le système d'alerte avant de soumettre un rapport.
Organisme responsable et coordonnées du responsable de la protection des données
L'organisme responsable de la protection des données du système d'alerte est le
Ceconomy AG
Kaistr. 3
40221 Düsseldorf
Allemagne
Le système d'alerte est géré en collaboration avec les sociétés liées à Ceconomy AG (ci-après dénommées ensemble Ceconomy). Les avis sont enregistrés par le service de conformité de MediaMarktSaturn Retail Group. En fonction de la société (nationale) de Ceconomy concernée par l'indication, cette société sera impliquée dans le traitement de l'indication ou dans l'enquête au sein de la Compliance Organisation de Ceconomy.
Toutes les demandes concernant la protection des données peuvent être adressées à
Au responsable de la protection des données
Ceconomy AG
Kaistr. 3
40331 Düsseldorf
Allemagne
E-mail : datenschutz@ceconomy.de
Objectif du système d'alerte et base juridique
Le système de dénonciation (BKMS® System) sert à recevoir, traiter et gérer les dénonciations de violations de l'engagement de conformité de Ceconomy de manière sûre et confidentielle.
Le traitement des données personnelles dans le cadre du système BKMS® est fondé sur l'intérêt légitime de notre entreprise à détecter et à prévenir les abus et, par conséquent, à éviter les dommages pour Ceconomy, ses employés et ses clients. La base juridique de ce traitement des données personnelles est l'article 6, paragraphe 1, point f du RGPD. Dès que les États membres respectifs de l'UE auront transposé la directive sur les informateurs (directive (UE) 2019/1937) dans leur droit national, la base juridique sera l'article 6, paragraphe 1, point c du RGPD. En Allemagne, le traitement est fondé au cas par cas sur l'article 26, paragraphe 1, phrase 2 de la loi fédérale sur la protection des données (BDSG), si le traitement sert concrètement à détecter des délits commis par des employés.
Catégories de données personnelles collectées
L'utilisation du système d'alerte se fait sur la base du volontariat. Si tu fais un rapport via le système d'alerte, nous collectons les données et informations personnelles suivantes :
- Ton nom, si tu révèles ton identité,
- si tu es employé par Ceconomy et
- le cas échéant, les noms des personnes ainsi que d'autres données personnelles des personnes que tu mentionnes dans ton message.
Traitement confidentiel des indications
Le système d'alerte est fourni par une entreprise spécialisée dans ce domaine, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, au nom de Ceconomy. Les données personnelles et les informations saisies dans le système d'alerte sont stockées dans une base de données gérée par EQS Group GmbH dans un centre informatique de haute sécurité. La consultation des données n'est possible que pour Ceconomy. EQS Group GmbH et les autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par des mesures techniques et organisationnelles complètes.
Toutes les données sont cryptées, protégées par un mot de passe à plusieurs niveaux et soumises à un concept d'autorisation, de sorte que l'accès est limité à un cercle très restreint de destinataires expressément autorisés chez Ceconomy.
Les informations entrantes sont reçues par un groupe restreint de collaborateurs de la Compliance Organisation de Ceconomy, expressément autorisés et spécialement formés, et sont toujours traitées de manière confidentielle. Les collaborateurs de la Compliance Organisation de Ceconomy examinent les faits et mènent, le cas échéant, une enquête plus approfondie sur le cas.
Dans le cadre du traitement d'une notification ou d'une enquête spéciale, il peut être nécessaire de transmettre des informations à d'autres employés de Ceconomy ou à des employés d'autres sociétés du groupe, par exemple si les informations concernent des événements survenus dans des filiales. Ces dernières peuvent également être basées dans des pays hors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, où les règles de protection des données personnelles peuvent être différentes. Nous veillons toujours à ce que les dispositions légales applicables en matière de protection des données soient respectées lors de la transmission d'informations.
Toute personne ayant accès aux données est tenue à la confidentialité.
Information de la personne accusée
Nous sommes en principe tenus par la loi d'informer les personnes accusées que nous avons reçu une information les concernant, dès que cette information ne compromet plus le suivi de l'information. Dans la mesure où la loi le permet, ton identité en tant qu'informateur ne sera pas révélée.
Droits des personnes concernées
Conformément à la législation européenne sur la protection des données, toi et les personnes mentionnées dans la note ont, dans le cadre des dispositions légales, le droit d'accès (art. 15 RGPD), de rectification (art. 16 RGPD), d'effacement (art. 17 RGPD), de limitation du traitement (art. 18 RGPD) ainsi que de portabilité des données (art. 20 RGPD).
Dans la mesure où les données personnelles sont traitées sur la base d'un intérêt légitime (article 6, paragraphe 1, phrase 1, point f) du RGPD), tu as également le droit de t'opposer au traitement pour des raisons liées à ta situation particulière, conformément à l'article 21 du RGPD. Si le droit d'opposition est exercé, nous vérifions immédiatement dans quelle mesure les données enregistrées sont encore nécessaires pour le traitement d'une indication. Les données qui ne sont plus nécessaires seront immédiatement supprimées.
Tu as également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de surveillance.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que l'exigent la clarification et l'évaluation finale de l'indication ou qu'il existe un intérêt légitime de l'entreprise ou que cela est nécessaire en vertu d'une loi. Une fois le traitement de l'alerte terminé, ces données sont supprimées conformément aux exigences légales.
Utilisation du portail des informateurs
La communication entre ton ordinateur et le système d'alerte se fait via une connexion cryptée (SSL). L'adresse IP de ton ordinateur n'est pas enregistrée pendant l'utilisation du portail des informateurs. Pour maintenir la connexion entre ton ordinateur et le système BKMS® , un cookie est enregistré sur ton ordinateur, qui contient uniquement l'ID de session (appelé cookie de session). Le cookie n'est valable que jusqu'à la fin de ta session et n'est plus valable lorsque tu fermes ton navigateur.
Afin d'exclure avec certitude toute identification dans le réseau de l'entreprise, il est recommandé aux informateurs de copier le lien d'accès à BKMS et de l'utiliser depuis un réseau extérieur à Ceconomy.
Tu as également la possibilité de créer une boîte aux lettres protégée dans le système d'alerte avec un pseudonyme/nom d'utilisateur et un mot de passe que tu auras choisis toi-même. De cette manière, tu peux envoyer des messages à l'employé responsable de Ceconomy de manière anonyme et sécurisée. Avec ce système, les données sont exclusivement enregistrées dans le système d'alerte et sont donc particulièrement sécurisées ; il ne s'agit pas d'une communication ordinaire par e-mail.
Conseils pour l'envoi de pièces jointes
Lors de la soumission d'une notification ou de l'envoi d'un complément, tu as la possibilité d'envoyer des pièces jointes à l'employé responsable de Ceconomy. Si tu souhaites envoyer un message de manière anonyme, tiens compte du conseil de sécurité suivant : les fichiers peuvent contenir des données personnelles cachées qui menacent ton anonymat. Supprime ces données avant de les envoyer. Si tu ne peux pas supprimer ces données ou si tu n'es pas sûr, copie le texte de ton annexe à ton texte de signalement ou envoie le document imprimé de manière anonyme à l'adresse indiquée en bas de page en indiquant le numéro de référence que tu recevras à la fin du processus de signalement.
Mise à jour : mars 2023