SpeakUp Datenschutzerklärung
Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (SpeakUp-System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Gebot von Nordzucker, geltende Gesetze, verbindliche Regeln und Vorschriften (z. B. Rechtsverordnungen, Verwaltungsakte und Urteile) sowie verbindliche interne Regeln und Grundsätze und unsere Werte einzuhalten (Compliance), auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des SpeakUp-Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f und / oder lit. c DSGVO) unseres Unternehmens, Missstände aufzudecken und zu verhüten und damit Schaden für Nordzucker, seine Mitarbeiter und Kunden abzuwenden. Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten von Nordzucker, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG). Sofern Sie eine telefonische Meldung abgeben, ist die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 lit. a DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist je nach Bearbeitungsort die
- Nordzucker AG
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig, Deutschland
Telefon: +495312411-0
oder das jeweils lokale Unternehmen der Nordzucker-Gruppe:
- Nordzucker Polska S.A.
5 Stycznia 54
64-330 Opalenica, Polen
Telefon: +48614479300
- Považský cukor a.s.
Cukrovarská 311/9
91401 Trenčianska Teplá, Slowakei
Telefon: +421326558500
- Sucros Oy
Maakunnantie 4
27820 Säkylä, Finnland
Telefon: +35810431060
- Suomen Sokeri Oy
Sokeritehtaantie 20
02460 Kantvik, Finnland
Telefon: +358140431010
- Nordic Sugar AB
Sockerbruksgatan 4
205 04 Malmö, Schweden
Telefon: +4640537000
- Nordic Sugar A/S
Edvard Thomsens Vej 10, 7.sal
2300 Kopenhagen, Dänemark
Telefon: +4532662500
- AB Nordic Sugar Kedainiai
Pramonės g. 6
57500 Kėdainiai, Litauen
Telefon: +37034767730
- Mackay Sugar Limited
Racecourse Mill Peak Downs Highway
Racecourse Via Mackay, QLD 4740, Australien
Telefon: +61749538300
als jeweils autonom verantwortliche Stelle (im Folgenden auch: „Nordzucker“). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Auftrag von Nordzucker betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Nordzucker möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugriff auf die Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei Nordzucker beschränkt ist.
Nordzucker hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz können an dataprotection@nordzucker.com gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- Ob Sie bei Nordzucker beschäftigt sind und
- Gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Meldungen werden von einem kleinen Kreis ausdrücklich befugter und speziell geschulter Mitarbeiter (Meldestellenbeauftragte) entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die jeweils zuständigen Meldestellenbeauftragten werden die Angelegenheit prüfen und weitere, im Einzelfall erforderliche Untersuchungen durchführen.
Wer bekommt meine Daten?
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern von Nordzucker oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B., wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in anderen Gesellschaften der Nordzucker-Gruppe beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Australien und somit in einem Land außerhalb der Europäischen Union haben. Wir weisen darauf hin, dass in diesem Land kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann. Bei der Weitergabe von Hinweisen wird stets darauf geachtet, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.
Sofern es sich bei Ihrem Hinweis dem Inhalt nach nicht um ein Compliance Thema handelt, leiten wir Ihren Hinweis intern an die zuständige Stelle weiter. Dies kann beispielsweise bei Personalangelegenheiten unsere Personalabteilung sein.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Hinweisgeber und die im Bericht genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie das Recht, der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen. Das Recht auf Zugang zu Informationen ist insoweit eingeschränkt, als ein berechtigtes Interesse eines Dritten, z. B. der meldenden Person, an der Geheimhaltung besteht. Wird das Widerspruchsrecht geltend gemacht, wird der jeweilige interne Meldestellenbeauftragte unverzüglich prüfen, inwieweit die gespeicherten Daten noch für die Bearbeitung einer Meldung erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden sofort gelöscht. Sofern die Verarbeitung ausschließlich auf der ausdrücklichen Einwilligung des Hinweisgebers beruht, hat dieser das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ein solcher Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Zustimmung vor dem Widerruf.
Darüber hinaus hat der Hinweisgeber das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Sie können die Beschwerde insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde richten, unter anderem an die für die Nordzucker AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, und zwar per E-Mail an poststelle@lfd-niedersachsen.de oder unter der Telefonnummer +49 (0) 511 120-4500.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es zur Klärung der Situation und zur Durchführung einer Bewertung erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Nutzung des Hinweisgebersystems
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgebersystems nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem SpeakUp-System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Meldestellenbeauftragten namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Meldestellenbeauftragten Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an den jeweils zuständigen Meldestellenbeauftragten.
Stand: 15.07.2023
