Tietoja tietosuojasta
Seuraava kappale sisältää tietoja henkilötietojen keräyksestä, käsittelystä ja käytöstä ilmoitusjärjestelmän puitteissa. Lue nämä tietosuojaa koskevat tiedot huolellisesti ennen ilmoituksen lähettämistä.
Ilmoitusjärjestelmän tarkoitus
Ilmoitusjärjestelmää (BKMS® System) käytetään vastaanottamaan ja käsittelemään turvallisella ja luottamuksellisella tavalla (oletettuihin) TRATON GROUP:tä haittaaviin lakirikkomuksiin tai sisäisten määräysten rikkomuksiin liittyviä tietoja.
Vastuullinen toimipaikka ja tietosuoja
Ilmoitusjärjestelmän tietosuojanäkökohdasta vastaava toimipaikka on TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München. Ilmoitusjärjestelmää hoitaa TRATON SE:n puolesta erikoistunut yritys, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berliini, Saksa.
Ilmoitusjärjestelmään syötetyt henkilötiedot ja muut tiedot tallennetaan EQS Group GmbH:n hallinnoiman erittäin turvallisen datakeskuksen tietokantaan. Vain TRATON SE:llä on pääsy tietoihin. EQS Group GmbH:lla ja muilla kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä tietoihin. Tämä on varmistettu sertifioidulla menetelmällä, joka käsittää kattavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet.
Kaikki tiedot salataan ja tallennetaan monitasoisella salasanasuojauksella, joka tarkoittaa, että pääsy on rajoitettu vain erittäin pienelle, erityisesti TRATON SE:n valtuuttamalle henkilöryhmälle. Lisäksi korkean tietosuoja- ja tietoturvallisuustason varmistamiseksi on TRATON SE:n ja EQS Group GmbH:n välillä solmittu tietosuojasopimus.
Kerättävät henkilötiedot
Ilmoitusjärjestelmän käyttö on vapaaehtoista. Sinulla ei ole minkäänlaista lakisääteistä tai sopimuksellista pakkoa ilmoittaa henkilötietojasi.
Keräämme seuraavat henkilötiedot ja tiedot, kun lähetät ilmoituksen ilmoitusjärjestelmän kautta:
- Nimesi tai/ ja yksityiset yhteys- ja tunnistustiedot, jos ilmoitat henkilöllisyytesi (ei-nimetön ilmoitus)
- Oletko TRATON Groupin työntekijä, eli ammatilliset yhteystiedot ja (ammattimaiset) organisaatiotiedot, mikäli olet ilmoittanut ne (ei-nimetön ilmoitus), ja, mikäli sovellettavissa, ilmoituksessasi nimettyjen henkilöiden nimet ja muut henkilötiedot.
Tietojen luottamuksellinen käsittely
Saapuvia ilmoituksia käsittelee pieni ryhmä erityisesti tehtävään valtuutettuja ja koulutettuja TRATON SE:n GRC-osaston tutkivia työntekijöitä, ja tämä tapahtuu aina luottamuksellisesti. GRC Investigation Officen työntekijät tarkastavat asianlaidan ja saattavat suorittaa lisää tapauskohtaisia tutkimuksia. Vain näillä henkilöillä on pääsy ilmoitusportaaliin tallennettuihin tietoihin.
Luottamuksellisuutta ei voi taata, jos ilmoitat tahallisesti vääriä tietoja halutessasi saattaa henkilön huonoon valoon (irtisanominen).
Vahvistetuissa yksittäistapauksissa ilmoitusta käsiteltäessä, tai osana tutkimusta, saattaa tietojen jakaminen toisten TRATON SE:n tai muiden TRATON SE:n kumppanuusyritysten työntekijöiden kanssa olla tarpeen, esim. jos tieto liittyy TRATON SE:n tytäryhtiöiden toimintoihin. Jos tutkimus sitä vaatii, tietoja voidaan antaa TRATON Groupin tytäryhtiöille Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitsevaan maahan, asianomaisten henkilöiden suojaksi suunniteltujen tietosuojatakuiden perusteella (esim. EU:n tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet tai muut poikkeukset yleisen tietosuoja-asetuksen artiklan 49 mukaisesti). Varmistamme aina, että tietojen ilmoittamisessa noudatetaan asianmukaisia tietosuojamääräyksiä. Tarvittaessa antamasi tietotekstit välitetään EQS Group GmbH:n alihankintakumppaneille käännöstä varten. EQS Group GmbH:n kanssa solmittu tietosuojasopimus koskee myös näitä kumppaneita, jolloin suuri tietosuojan ja tietoturvallisuuden taso on taattu myös tässä.
Jos kyseessä on vastaava oikeudellinen velvoite, tai jos TRATON SE:llä tai kolmannella osapuolella on oikeutettu etu tietojen tutkimiseen, muita mahdollisia vastaanottajaryhmiä ovat rikosoikeudelliset syyttäjäviranomaiset, kilpailuviranomaiset, muut hallinnolliset viranomaiset, tuomioistuimet sekä TRATON SE:n tai muun TRATON SE:n konsernin sidosyrityksen palkkaamat kansainväliset lakimiehet tai tilintarkastajat.
Kaikkia henkilöitä, joilla on pääsy tietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.
Asianomaisen henkilön tiedot
Tietyissä tapauksissa TRATON SE:llä on tietosuojalainsäädännön mukainen velvollisuus tiedottaa epäillyille henkilöille heitä vastaan esitetyistä syytteistä. Tämä on lakisääteinen vaatimus tapauksissa, joissa voidaan objektiivisesti todeta, ettei tietojen välittämisellä epäillylle ole enää haitallista vaikutusta kyseiseen tutkimukseen. Jos olet ilmoittanut nimesi tai muita henkilötietoja (ei-nimetön ilmoitus), tietojasi ilmoittajana ei paljasteta, mikäli se on lakisääteisesti mahdollista, ja ryhdytään myös toimenpiteisiin varmistamaan, ettei henkilöllisyydestäsi ilmoittajana voida vetää minkäänlaisia johtopäätöksiä.
Oikeudelliset perustat
Edellä mainittujen käsittelytoimien perusteluna ovat seuraavat oikeudelliset perustat:
- Henkilötietojesi keräys, käsittely ja luovuttaminen ei-nimettömän ilmoituksen tapauksessa: suostumus henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
- Ilmoituksessasi mainittujen henkilöide henkilötietojen keräys, käsittely ja luovuttaminen: Tarkastajan tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen turvaamisen tarkoituksessa (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). On TRATON SE:n oikeutettu etu paljastaa, käsitellä, tukahduttaa ja rankaista lain rikkomuksia ja vakavia henkilöstön velvollisuusrikkeitä konsernin laajuisesti tehokkaalla tavalla suurella luottamuksellisuustasolla TRATON Groupiin kohdistuvien vahinkojen ja vastuuriskien torjumiseksi Saksan hallinnollisista seuraamuksista annetun lain (OWiG) §§ 30, 130 mukaisesti. Saksan hallinnollisista seuraamuksista annetun lain kohta 4.1.3 vaatii ilmoitusjärjestelmän luomista, jotta henkilöstöllä ja kolmansilla osapuolilla on mahdollisuus tehdä ilmoituksia yrityksen sisällä esiintyvistä lakirikkomuksista turvallisesti ja asianmukaisella tavalla.
- Henkilötietojen luovuttaminen toisille vastaanottajille ei-nimettömän ilmoituksen tapauksessa: käsittely on tarpeen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 kohta, c alakohta).
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun tutkimus ja sitä seuraava arviointi sitä vaatii, ja lisäksi niin kauan, kun merkitykselliset lakisääteiset, sopimukselliset tai lakisääteiset säilytysajat meiltä sitä vaativat. Kun ilmoitus on käsitelty, tiedot hävitetään tai muutetaan nimettömäksi maakohtaisten lakisääteisten määräysten mukaisesti. Nimettömäksi muutettaessa viite henkilöllisyyteesi ilmoittajana poistetaan pysyvästi ja peruuttamattomasti.
Ilmoitusportaalin käyttö
Salattu viestintä ja henkilökohtainen sähköpostilaatikko
Tietokoneesi ja ilmoitusjärjestelmän välillä käytävä viestintä tapahtuu suojatun yhteyden (SSL) kautta. Tietokoneesi IP-osoitetta ei tallenneta ilmoitusportaalin käytön aikana. Yhteyden ylläpitämiseksi tietokoneesi ja BKMS® System -järjestelmän välillä tietokoneellesi tallennetaan eväste, joka sisältää vain istuntotunnuksen. Eväste on voimassa vain istuntosi loppuun asti ja mitätöityy, kun suljet selaimen.
Voit käyttää itse valitsemaasi pseudonyymiä/ käyttäjänimeä ja salasanaa luodaksesi ilmoitusjärjestelmässä suojatun sähköpostilaatikon. Tämä mahdollistaa suojattujen viestien lähettämisen TRATON SE:n oleellisille henkilöstön jäsenille, nimelläsi tai anonyymisti. Tämä järjestelmä tallentaa tiedot vain ilmoitusjärjestelmän sisällä, mikä tekee siitä erityisen turvallisen. Se ei ole tavanomaisen sähköpostiviestinnän muoto.
Lisäksi voit suojata nimettömyyttäsi lisää käyttämällä julkista tietokonetta (esim. Internet-kahvilassa).
Liitteiden lähettämistä koskevat huomautukset
Kun lähetät ilmoituksen tai täydentäviä tietoja, voit lähettää liitteitä TRATON SE:n vastaaville työntekijöille. Jos haluat lähettää ilmoituksen nimettömänä, huomioi seuraavat turvallisuustiedot: Tiedostot saattavat sisältää piilotettuja henkilötietoja, jotka saattavat vaarantaa nimettömyytesi. Poista nämä tiedot ennen lähettämistä. Jos et pysty poistamaan näitä tietoja tai jos et ole varma, kuinka se tehdään, kopioi liitteessä oleva teksti ilmoitustekstiin tai lähetä tulostettu asiakirja nimettömänä (henkilötiedot poistettuna) alatunnisteessa olevaan osoitteeseen ja merkitse viitteeksi ilmoitusprosessin lopussa saamasi viitenumero.
Sinun oikeutesi
Sen lisäksi, että sinulla on oikeus saada tietoja sinuun liittyvistä tiedoista, ja oikeus tietojesi oikaisuun, sinulla on myös oikeus vaatia edellä mainittuihin tarkoituksiin kerättyjen tietojesi poistamista ja niiden käsittelyn rajoittamista (estäminen) sekä oikeus tietojen siirrettävyyteen, mikäli ei ole olemassa mitään vastakkaisia lakisääteisiä säännöksiä.
Lisäksi on olemassa oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, sillä edellytyksellä, että tietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohtaan.
Lisäksi sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi koska tahansa (ei-nimettömän ilmoituksen tapauksessa). Peruutuksesi ei vaikuta siihenastiseen suostumukseesi perustuvan henkilötietojesi keräyksen ja käsittelyn laillisuuteen.
Tarvittaessa meidän on varmistettava henkilöllisyytesi, ennen kuin voimme käsitellä vastaavaa pyyntöäsi.
Yhteyshenkilö mahdollisissa kysymyksissä
Peruuta suostumuksesi (ei-nimettömän ilmoituksen tapauksessa) tai harjoita tietojasi koskevia oikeuksia käyttämällä yhteydenottolomaketta (https://traton.com/en/data-protection.html) tai ottamalla yhteyttä: MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Hanauer Straße 26, 80992 München.
Voit ottaa yhteyttä TRATON SE:n tietosuojavastaavaan seuraavasti: TRATON SE, attn. the data protection officer, Hanauer Straße 26, 80992 München.
Jos sinulla on muita kysymyksiä, ota yhteyttä Investigation Officeen investigation-office@traton.com tai TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München.
Sinulla on myös mahdollisuus ottaa yhteyttä tietosuojavalvontaviranomaisiin valituksia varten.
