Zásady ochrany osobných údajov aplikácie SpeakUp
Informácie o spracúvaní a ochrane údajov
Otázku ochrany osobných údajov a ich dôvernosti berieme veľmi vážne a za týmto účelom dodržiavame ustanovenia Všeobecného nariadenia EÚ o ochrane údajov (ďalej aj ako „GDPR“), ako aj ostatné platné vnútroštátne predpisy o ochrane údajov. Pred odoslaním Vašej správy alebo oznámenia si pozorne prečítajte tieto informácie o spracúvaní a ochrane údajov.
Účel systému na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti a právny základ spracúvania
Účelom spracúvania pri prevádzke systému oznamovania protispoločenskej činnosti (systém SpeakUp) je bezpečným a dôverným spôsobom prijímať, spracúvať a spravovať oznámenia o porušovaní povinnosti spoločnosti Nordzucker dodržiavať platné zákony, iné záväzné pravidlá a príslušné predpisy (napr. ako sú platné zákony, správne akty a súdne rozhodnutia), ako aj záväzné interné pravidlá a zásady a hodnoty našej spoločnosti (compliance). Spracúvanie osobných údajov v rámci systému SpeakUp je založené na oprávnenom záujme (podľa článku 6 ods. 1 písm. f a/alebo písm. c GDPR) našej spoločnosti odhaliť a zabrániť protiprávnemu konaniu, ku ktorému môže prísť v rámci jej činnosti a prevádzky a tým zabrániť škodám spôsobeným spoločnosti Nordzucker, jej zamestnancom a zákazníkom, ak nie je ďalej uvedené inak. V prípade, že oznámenie v oblasti protispoločenskej činnosti smerujete priamo slovenskej entite Považský cukor, a. s., prípadne, ak sa Vaše oznámenie týka tejto entity, spracúvanie osobných údajov na vyššie uvedený účel je spracúvané a uchovávané podľa a v súlade s príslušnými platnými vnútroštátnymi predpismi v oblasti ochrany oznamovateľov protispoločenskej činnosti, a teda na právnom základe podľa článku 6 ods. 1 písm. c GDPR – spracúvanie vykonávané pri plnení zákonných povinností. Ak sa prijaté oznámenie týka zamestnanca spoločnosti Nordzucker, spracúvanie slúži aj na predchádzanie trestným činom alebo iným porušeniam zákona v súvislosti so zamestnaneckým vzťahom. Ak ako oznamovateľ podávate Vaše oznámenie telefonicky, právnym základom spracúvania je váš súhlas v súlade s článkom 6 ods. 1 písm. a GDPR, ktorý môžete dobrovoľne udeliť.
Ak je spracúvanie založené na Vašom osobitnom súhlase, máte právo kedykoľvek udelený súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním.
Prevádzkovateľ
Prevádzkovateľom spracúvania osobných údajov v systéme na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti je v závislosti od miesta spracúvania osobných údajov
- Nordzucker AG
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig, Nemecko
Telefón: +495312411-0
alebo príslušná miestna spoločnosť (pobočka) skupiny Nordzucker:
- Nordzucker Polska S.A.
5 Stycznia 54
64-330 Opalenica, Poľsko
Telefón: +48614479300
- Považský cukor a.s.
Cukrovarská 311/9
91401 Trenčianska Teplá, Slowakia
Telefón: +421326558500
- Sucros Oy
Maakunnantie 4
27820 Säkylä, Finsko
Telefón: +35810431060
- Suomen Sokeri Oy
Sokeritehtaantie 20
02460 Kantvik, Fínsko
Telefón: +358140431010
- Nordic Sugar AB
Sockerbruksgatan 4
205 04 Malmö, Švédsko
Telefón: +4640537000
- Nordic Sugar A/S
Edvard Thomsens Vej 10, 7.sal
2300 Kopenhagen, Dánsko
Telefón: +4532662500
- AB Nordic Sugar Kedainiai
Pramonės g. 6
57500 Kėdainiai, Litva
Telefón: +37034767730
- Mackay Sugar Limited
Racecourse Mill Peak Downs Highway
Racecourse Via Mackay, QLD 4740, Autrália
Telefón: +61749538300
ako nezávislí prevádzkovatelia spracúvania osobných údajov (ďalej ako „Nordzucker"). V mene spoločnosti Nordzucker prevádzkuje systém na oznamovanie protispoločenskej činnosti špecializovaná spoločnosť EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Nemecku, ktorá v uvedenom prípade vystupuje v postavení sprostredkovateľa spracúvania osobných údajov.
Osobné údaje a informácie zadané do systému na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti sa uchovávajú v databáze, ktorú prevádzkuje spoločnosť EQS Group GmbH v prísne zabezpečenom počítačovom centre. Prístup k tam spracúvaným osobných údajom má len spoločnosť Nordzucker. Spoločnosť EQS Group GmbH ani iné tretie strany nemajú k týmto údajom prístup. Vyššie uvedené záruky sú garantované prostredníctvom komplexných technických a organizačných opatrení, ktoré sú v uvedenom procese implementované.
Všetky spracúvané osobné údaje sú šifrované a uložené s viacerými úrovňami ochrany heslom, v dôsledku čoho je prístup k nim obmedzený na veľmi úzky okruh výslovne oprávnených osôb v rámci spoločnosti Nordzucker.
Spoločnosť Nordzucker vymenovala zodpovednú osobu v oblasti ochrany a spracúvania osobných údajov. Vaše otázky týkajúce sa ochrany spracúvaných osobných údajov môžete v zmysle vyššie uvedeného posielať na e-mailovú adresu dataprotection@nordzucker.com.
Kategórie spracúvaných osobných údajov
Využívanie systému na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti je dobrovoľné. Keď podáte oznámenie prostredníctvom systému na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti, zhromažďujeme tieto osobné údaje a informácie:
- Vaše meno a priezvisko v prípade, ak zverejníte svoju totožnosť,
- či už ste zamestnancom spoločnosti Nordzucker a
- prípadne mená osôb a iné osobné údaje osôb, ktoré uvádzate vo svojom oznámení.
Dôverné zaobchádzanie s informáciami
Prichádzajúce hlásenia prijíma úzky okruh výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených zamestnancov spoločnosti (pracovníkov Interného oddelenia na spracúvanie oznámení) a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Príslušné Interné oddelenie na spracúvanie oznámení bude následne predmetnú záležitosť prešetrovať a vykonajú ďalšie šetrenia a kroky, ktoré môžu byť v jednotlivých prípadoch potrebné.
Kto budú moje osobné údaje doručené?
V priebehu spracovania oznámenia alebo v priebehu osobitného vyšetrovania môže byť potrebné poskytnúť získané informácie alebo údaje iným zamestnancom spoločnosti Nordzucker alebo zamestnancom iných spoločností skupiny, napr. ak sa informácie týkajú udalostí v iných spoločnostiach skupiny Nordzucker. Tá môže mať sídlo aj v Austrálii, a teda v krajine mimo Európskej únie. Chceli by sme zdôrazniť, že v tejto krajine nie je možné zaručiť úroveň ochrany osobných údajov porovnateľnú s EÚ. Vzhľadom na uvedené, pri odovzdávaní informácií a spracúvaných osobných údajov vždy dbáme na dodržiavanie príslušných predpisov o ochrane údajov.
Ak sa obsah vašej správy netýka žiadnej z tém dodržiavania predpisov, postúpime vašu správu interne príslušnému oddeleniu. V prípade personálnych záležitostí to môže byť napríklad naše personálne oddelenie.
Bez ohľadu na vyššie uvedené, každá osoba, ktorá získa prístup k spracúvaným osobným údajom, je povinná zachovávať mlčanlivosť.
Informácie o obvinenej osobe
Vo všeobecnosti sme v zmysle príslušných zákonov povinní informovať obvinené osoby o tom, že sme o nich dostali oznámenie, a to bezodkladne ako táto informácia prestane ohrozovať samotné vyšetrovanie oznámenia alebo prijímané opatrenia v súvislosti s oznámením. Vaša totožnosť ako oznamovateľa protispoločenskej činnosti však zverejnená nebude - pokiaľ príslušné právne predpisy v konkrétnom prípade neustanovujú inak.
Práva dotknutých osôb
Podľa európskeho práva o ochrane osobných údajov majú oznamovatelia a osoby uvedené v oznámení právo na prístup k osobným údajom, ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania osobných údajov a právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa ich týkajú. Právo na prístup k informáciám je obmedzené v rozsahu, v akom existuje oprávnený záujem tretej strany, napr. oznamujúcej osoby, na zachovaní dôvernosti informácií. Ak sa uplatní právo na námietku, príslušný pracovník Interného oddelenia na spracúvanie oznámení okamžite skontroluje, do akej miery sú spracúvané osobné údaje ešte potrebné na spracovanie oznámenia. Osobné údaje, ktoré už nie sú na uvedený účel spracúvania potrebné, budú okamžite vymazané. Ak je spracúvanie založené výlučne na výslovnom súhlase oznamovateľa, oznamovateľ má právo udelený súhlas kedykoľvek odvolať. Takéto odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase pred jeho odvolaním.
Okrem toho má oznamovateľ právo podať sťažnosť dozornému orgánu. Sťažnosť môžete adresovať najmä príslušnému dozornému orgánu na ochranu osobných údajov v členskom štáte Vášho obvyklého pobytu, miesta výkonu práce alebo miesta údajného porušenia, vrátane dozorného orgánu na ochranu údajov zodpovedného za spoločnosť Nordzucker AG:
Štátny komisár pre ochranu osobných údajov Dolného Saska, e-mailom na poststelle@lfd-niedersachsen.de alebo telefonicky +49 (0) 511 120-4500.
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje sa uchovávajú tak dlho, ako je to potrebné na objasnenie situácie a vykonanie posúdenia, pokiaľ existuje oprávnený záujem spoločnosti alebo pokiaľ to vyžaduje príslušný zákon. V zmysle právnych predpisov Slovenskej republiky sú to spravidla 3 roky odo dňa zániku ochrany oznamovateľa podľa príslušných právnych predpisov.
Používanie systému oznamovateľov
Komunikácia medzi Vaším počítačom a systémom na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti prebieha prostredníctvom šifrovaného spojenia (SSL). IP adresa Vášho počítača sa počas používania predmetného systému neukladá. Na udržanie spojenia medzi Vaším počítačom a systémom SpeakUp sa do vášho počítača ukladá súbor cookie, ktorý obsahuje iba ID relácie (tzv. nulový alebo prísne technický súbor cookie). Platnosť uloženého cookie súboru vyprší po ukončení príslušnej relácie prehliadača a po zatvorení prehliadača sa tento cookie súbor stane neplatným.
V systéme na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti máte možnosť zriadiť si chránenú poštovú schránku s pseudonymom / používateľským menom a heslom podľa Vášho vlastného výberu. Týmto spôsobom môžete bezpečne posielať oznámenia Internému oddeleniu na spracúvanie oznámení, a to anonymne alebo aj s Vašim menom. V rámci vyššie uvedeného spôsobu spracúvania osobných údajov sú spracúvané osobné údaje uložené výlučne v predmetnom systéme na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti, a preto sú mimoriadne bezpečné; odosielané oznámenie nie je bežnou e-mailovou komunikáciou.
Poznámky k odosielaniu príloh v rámci oznámení
Pri podávaní oznámenia alebo zasielaní akéhokoľvek doplnenia k podanému oznámeniu máte možnosť zaslať Internému oddeleniu na spracúvanie oznámení aj prílohy. Ak si želáte podať oznámenie anonymne, upozorňujeme na nasledujúce bezpečnostné pokyny: Odosielané súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré môžu ohroziť Vašu anonymitu. Pred odoslaním Vášho oznámenia tieto osobné údaje odstráňte. Ak tieto osobné údaje nemôžete odstrániť alebo si nie ste istí, skopírujte text prílohy do textu správy alebo vytlačený dokument pošlite anonymne na adresu uvedenú v pätičke a uveďte referenčné číslo, ktoré dostanete na konci procesu podávania oznámenia.
Účinnosť od: 15.07.2023
