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Quels types d'alertes devraient être soumis ?

Les préoccupations concernant d'éventuelles violations peuvent porter sur des faits qui se sont produits, sont en cours ou sont susceptibles de se produire. Vous n'avez pas à connaître tous les tenants et les aboutissants de l'affaire, il suffit que vos préoccupations soient raisonnablement fondées et que vous souhaitiez faire une alerte en toute bonne foi.

Parmi les violations possibles figurent, sans s'y limiter, les doutes concernant :

• Les lois, règles et réglementations applicables au groupe DB, à toute personne agissant pour ou au nom de la DB (employé, travailleur intérimaire ou autre) ou à toute activité du groupe DB ;
• Les politiques et procédures internes du groupe DB, y compris le code de conduite, les suspicions portant sur des problèmes d'intégrité et/ou les comportements contraires à l'éthiques. Cela peut inclure, sans s'y limiter, les soupçons de fraude, de vol, de falsification de documents, de divulgation inappropriée d'informations sur les clients ou l'entreprise, ainsi que les représailles pour avoir évoqué une possible violation ou pour avoir participé à une enquête sur une violation potentielle ;
• Les pratiques comptables des entreprises, les contrôles comptables internes ou les questions d'audit, y compris selon la loi Sarbanes-Oxley (« SOX ») ;
• Les violations potentielles des droits de l'homme, y compris un risque matériel d'exploitation des personnes (notamment travail des enfants ou travail forcé) dans la chaîne d'approvisionnement du groupe DB ou lié aux pratiques commerciales de la DB ;
• Un comportement qui nuit ou est susceptible de nuire à la réputation ou au bien-être financier du groupe DB ;
• En ce qui concerne les activités du groupe DB, une erreur judiciaire ; la mise en danger de la santé et de la sécurité d'une personne ; les dommages causés à l'environnement ; et
• La dissimulation délibérée de l'une des violations potentielles mentionnées ci-dessus.

Comment fonctionne une alerte ?

Pour soumettre une alerte anonyme ou personnalisée, commencez par cliquer sur le bouton « Soumettre une alerte » situé en haut à gauche de notre page d'introduction.

Le processus d'alerte se compose de 2 étapes :

• En premier lieu, il vous sera demandé de lire un texte sur la protection de votre anonymat (si la législation nationale le permet) et de répondre à une question de sécurité.
• Sur la page de soumission d'alerte suivante, formulez votre alerte dans vos propres mots et répondre aux questions au sujet du cas. Vous pouvez saisir jusqu'à 5 000 caractères dans le champ à texte libre, ce qui correspond à une page entière.
  Vous pouvez envoyer un fichier d'un volume de soutien allant jusqu'à 5 Mo. Veuillez garder à l'esprit que les documents qui contiennent des informations au sujet de leur auteur (au niveau de leur contenu ou dans les méta données du fichier). Après avoir envoyé votre alerte, vous allez recevoir un numéro de référence pour confirmer que vous avez bien envoyé cette alerte.

Comment faire pour obtenir un retour d'information tout en restant anonyme ?

Le principe suprême de la procédure BKMS^® utilisée ici est la protection du lanceur d'alerte. La préservation fonctionnelle de l'anonymat a été certifiée par une autorité indépendante.
Par conséquent, vous pouvez installer votre propre boîte de dialogue protégée après avoir soumis votre alerte, ce qui vous permet de communiquer de façon anonyme. Au moment de créer votre boîte de dialogue protégée, veuillez sélectionner votre pseudonyme/nom d’utilisateur et un mot de passe personnels. Veuillez conserver soigneusement ces informations, car elles seront nécessaires pour que le responsable du dossier puisse communiquer avec vous de manière confidentielle. Votre alerte est protégée par cryptage et d'autres procédures de sécurité spéciales. A aucun moment au cours du processus d'alerte, il ne vous sera demandé d'informations personnelles, à moins que vous ne transmettiez l'alerte d'une autre personne.
À l'aide de votre boîte de dialogue protégée à laquelle vous avez directement accès par le bouton « S'identifier », un examinateur va vous envoyer un retour d'information au sujet de la prise en compte de votre alerte ou si les détails ne sont pas clairs, vous poser des questions.
Aussi longtemps que vous ne saisissez pas vous-même de données qui permettent de tirer des conclusions au sujet de votre personne, le BKMS^® System va protéger votre anonymat sur le plan technologique.
Deutsche Bank est intéressée par les alertes qui protègent l’entreprise des dommages, non pas par vous en tant que lanceur d’alerte. Au moment de transmettre l'alerte à une autre personne, vous devez divulguer votre propre nom, mais pas celui de votre source.

Quelles sont les autres options à ma disposition pour la soumission d'une alerte si je ne souhaite pas utiliser cet outil ?

Soumettre une alerte par téléphone
Nous acceptons également volontiers des alertes sur des infractions potentielles par téléphone. Vous trouverez le bouton « Soumettre une alerte par téléphone » sur le site Web en tant que canal de communication supplémentaire. Vous serez guidé à travers un dialogue téléphonique automatisé. Au cours de ce processus, vous pouvez décrire l'incident en détail et il vous sera demandé de répondre à quelques questions sur la situation.
Les informations que vous fournissez seront traitées de façon confidentielle et partagées uniquement avec les parties qui ont besoin de les connaître pour traiter le contenu de l'alerte.
À la fin du processus de soumission d'alerte, vous pouvez installer une boîte de dialogue protégée. Vous allez recevoir un retour d'information de notre part par cette boîte de dialogue, vous pouvez vous en servir pour répondre aux questions et vous allez recevoir des informations sur le résultat de votre alerte.

Soumission d'alertes vers d'autres points de contact au sein de la banque
Les violations potentielles peuvent également être signalées directement à un responsable (y compris en dehors de votre ligne hiérarchique), à un chef de service ou à des représentants exerçant d'autres fonctions, par exemple au service de la conformité, des affaires juridiques, des ressources humaines ou de la lutte contre la criminalité financière.
Si pour une raison ou une autre, vous avez du mal à contacter l'une des personnes ou des départements susmentionnés, ou si votre requête n'a pas été suivie à votre satisfaction, vous êtes encouragé à utiliser les systèmes de soumission d'alerte électronique ou par téléphone.

Envoyer une alerte à des organismes externes
Il n'y a aucune limite quant aux droits d'un lanceur d'alerte signalant une infraction potentielle auprès d'une agence de régulation ou d'une autorité gouvernementale. Les alertes de cette nature ne requièrent aucune autorisation préalable de la part de Deutsche Bank, et il n'y aucune obligation d'alerter Deutsche Bank quant à la soumission de telles alertes.

Que se passe-t-il avec les alertes soumises ici ?

Les alertes soumises sont évaluées de manière confidentielle par la Deutsche Bank Whistleblowing Central Function, afin de déterminer si l'alerte peut être considérée comme une violation potentielle selon la définition du chapitre 3.1 Faire part de ses préoccupations (signalement inclus). Les alertes éligibles seront créées dans un dossier de signalement et attribuées à un poste d'enquête interne pour qu'il effectue les actions qui s'imposent. Si une boîte de dialogue a été choisie, la Whistleblowing Central Function vous informera lorsque le cas sera close.
Les alertes qui ne sont pas considérées comme des signalement seront traitées comme des questions confidentielles non éligibles et transmises aux postes concernés pour qu'ils prennent les mesures appropriées.

En ma capacité de responsable ou de représentant d'un département, comment puis-je réagir lorsqu'un salarié me signale un incident ?

Toute alerte que vous recevez de la part d'un employé doit être transmise en conformité avec la politique « Faire part de ses préoccupations (signalement inclus) » de la Deutsche Bank. En documentant l'alerte dans ce système, en utilisant le bouton « Transmettre une alerte », vous répondez à cette obligation.

Veuillez respecter les points suivants lorsque vous saisissez une alerte :

• Le nom du lanceur d'alerte doit être protégé. Cela signifie que vous ne devez pas divulguer le nom du lanceur d'alerte en dehors de ce canal de signalement.
• Vous ne pouvez pas transmettre l'alerte de manière anonyme, car il se pourra que les responsables vous contactent pour de plus amples renseignements.
• Documentez toutes les informations que vous avez reçues de la part du lanceur d'alerte dans ce système. Une fois que vous avez transmis l'alerte, c'est à la Whistleblowing Central Function qu'incombe la responsabilité d'attribuer l'affaire en vue d'une enquête. Ne tentez pas d'enquêter vous-même.

Tout échec à transmettre une alerte de manière adéquate pourra entraîner des mesures disciplinaires – telles qu'elles sont définies dans le code de conduite – pouvant aller jusqu'à la résiliation du contrat de travail ou de service, en conformité avec les lois locales.