นโยบายความเป็นส่วนตัว
เราจริงจังกับการป้องกันข้อมูลและการรักษาความลับเป็นอย่างมากเมื่อใช้ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด และเราปฏิบัติตามกฎระเบียบเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลที่มีการบังคับใช้ คำสั่งนี้อิงตามกฎระเบียบคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (General Data Protection Regulation หรือ GDPR) และกฎหมายป้องกันข้อมูลที่บังคับใช้ในท้องถิ่น กรุณาอ่านข้อมูลความเป็นส่วนตัวนี้อย่างถี่ถ้วนก่อนที่จะส่งการแจ้งข้อความ
วัตถุประสงค์ของระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด
ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด (BKMS® System) ใช้สำหรับรับ ดำเนินการ และจัดการการแจ้งข้อความอย่างปลอดภัยและเป็นความลับ ซึ่งเป็นการแจ้งข้อความเกี่ยวกับการกล่าวหาว่ามีการฝ่าฝืนกฎหมายที่บังคับใช้หรือกฎภายในของ Vaillant Group The Vaillant Group comprises Vaillant GmbH, Berghauser Strasse 40, 42859 Remscheid, เยอรมนี และบริษัทสาขา
เจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ และความปลอดภัยของข้อมูล
ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบด้านการป้องกันข้อมูลในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดคือ Vaillant GmbH, Berghauser Straße 40, 42859 Remscheid, เยอรมนี ในฐานะบริษัทแม่ (ต่อไปนี้จะเรียกว่า: “Vaillant”) ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดดำเนินการในนามของ Vaillant โดยบริษัท EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich ในประเทศเยอรมนี ซึ่งเป็นบริษัทเฉพาะทาง ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ป้อนเข้าสู่ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่ควบคุมโดยบริษัท EQS Group GmbH ในศูนย์ข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง มีเพียง Vaillant เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ ข้อมูลใด ๆ จะถูกเก็บไว้โดยมีการเข้ารหัสลับ ซึ่ง EQS Group GmbH และบุคคลที่สามอื่น ๆ จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ ซึ่งสามารถมั่นใจได้ เนื่องจากในขั้นตอนที่ได้รับการรับรองโดยเจ้าหน้าที่ป้องกันข้อมูลจะมีมาตรการทางเทคนิคและมาตรการทางองค์กรที่ครอบคลุมอยู่ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเข้ารหัสลับและถูกเก็บไว้โดยมีการป้องกันด้วยคำรหัสหลายระดับ ดังนั้นจึงถูกจำกัดให้พนักงานของ Vaillant กลุ่มเล็ก ๆ ที่ผ่านการคัดเลือกและได้รับการอนุญาตโดยชัดแจ้งเข้าถึงได้เท่านั้น และจะถูกส่งต่อภายใน Vaillant Group ในกรอบของการประมวลผลข้อมูลเท่านั้น
ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการรวบรวม
การใช้ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดเป็นไปอย่างสมัครใจ หากคุณส่งการแจ้งข้อความผ่านระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด เราจะรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้:
- ชื่อของคุณ หากคุณต้องการเปิดเผยอัตลักษณ์ของตน
- คุณเป็นลูกจ้างที่ Vaillant หรือไม่
- ชื่อบุคคลและข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ ของผู้ที่คุณกล่าวถึงในการแจ้งข้อความของคุณ
- ชื่อ ตำแหน่ง และรายละเอียดข้อมูลการติดต่อของบุคคลที่ประมวลผลข้อมูล
- ข้อเท็จจริงที่มีการแจ้งข้อความ
- สิ่งที่เก็บรวบรวมซึ่งเกี่ยวกับการพิสูจน์ยืนยันข้อเท็จจริงที่มีการแจ้งข้อความ
- รายงานเกี่ยวกับการดำเนินการพิสูจน์ยืนยัน
คำตอบสำหรับข้อความของคุณ หากคุณใช้ตู้ไปรษณีย์ที่มีการป้องกัน
การจัดการการแจ้งข้อความอย่างเป็นความลับ
พนักงานกลุ่มเล็ก ๆ ขององค์กรกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Vaillant ที่ได้รับการอนุญาตโดยชัดแจ้งและผ่านการฝึกอบรมพิเศษแล้ว จะเป็นผู้รับการแจ้งข้อความขาเข้า และจะจัดการกับการแจ้งข้อความนั้นอย่างเป็นความลับเสมอ พนักงานขององค์กรกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของ Vaillant จะประเมินเรื่องที่แจ้ง และจะดำเนินการสอบสวนเพิ่มเติมใด ๆ ที่จำเป็นในกรณีเฉพาะ
ภายในกรอบของการดำเนินการกับการแจ้งข้อความหรือภายในการสอบสวนพิเศษ อาจจำเป็นต้องมีการแชร์การแจ้งข้อความกับพนักงานอื่น ๆ ของ Vaillant หรือพนักงานของบริษัทอื่น ๆ ในกลุ่มบริษัท เช่น ในกรณีที่การแจ้งข้อความพาดพิงถึงเหตุการณ์ในบริษัทสาขา ในกรณีนั้นบุคคลที่กล่าวถึงอาจอยู่ในประเทศนอกสหภาพยุโรปหรือนอกเขตเศรษฐกิจยุโรป ที่มีกฎระเบียบเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคลต่างออกไป เราทำการตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เมื่อแบ่งปันการแจ้งข้อความ
หากคุณมีข้อกังวลเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคล โปรดติดต่อเรา:
Vaillant GmbH
ถึง เจ้าหน้าที่ด้านการป้องกันข้อมูลภายนอก (ความลับ)
Berghauser Str. 40
42859 Remscheid/ Germany
หรือ
datenschutz@vaillant-group.com
ทุกคนที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลมีหน้าที่ที่ต้องเก็บรักษาความลับ
ระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกเก็บรักษาไว้ตราบเท่าที่จำเป็นต่อการชี้แจงสถานการณ์และการดำเนินการประเมินผล หลังจากที่การดำเนินการกับการร้องเรียนสิ้นสุดลง ข้อมูลนี้จะถูกลบอย่างสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมาย
การใช้ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด
การสื่อสารระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด จะเกิดขึ้นผ่านการเชื่อมต่อที่ถูกเข้ารหัสลับ (SSL) จะไม่มีการเก็บที่อยู่ IP ของคุณในระหว่างที่คุณใช้งานระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด เพื่อที่จะรักษาการเชื่อมต่อระหว่างคอมพิวเตอร์ของคุณกับ BKMS® System จะมีการเก็บคุกกี้ไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ซึ่งคุกกี้นี้ประกอบด้วย ID เซสชัน (ที่เรียกว่าเซสชันคุกกี้) เท่านั้น คุกกี้นี้จะใช้งานได้จนสิ้นสุดเซสชันของคุณ และจะหมดอายุเมื่อคุณปิดเบราว์เซอร์
สามารถสร้างตู้ไปรษณีย์ขึ้นภายในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิด โดยมีการรักษาความปลอดภัยด้วยชื่อผู้ใช้และคำรหัสที่เลือกโดยแต่ละบุคคลได้ ซึ่งทำให้คุณสามารถส่งการแจ้งข้อความไปยังพนักงานของ Vaillant ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ โดยใช้ชื่อหรือโดยไม่เปิดเผยตัวตนเพื่อความปลอดภัยก็ได้ ระบบนี้จะเก็บข้อมูลไว้ภายในระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดเท่านั้น ซึ่งทำให้มีความปลอดภัยเป็นพิเศษ ไม่ใช่รูปแบบของการสื่อสารผ่านอีเมลทั่วไป
หมายเหตุเกี่ยวกับการส่งสิ่งที่แนบมาด้วย
เมื่อส่งการแจ้งข้อความหรือข้อมูลเพิ่มเติม คุณสามารถส่งสิ่งที่แนบมาด้วยให้กับพนักงานของ Vaillant ที่มีหน้าที่รับผิดชอบได้พร้อมกัน หากคุณต้องการส่งการแจ้งข้อความแบบไม่เปิดเผยตัวตน กรุณาตระหนักถึงคำชี้แจงเรื่องความปลอดภัยต่อไปนี้: ไฟล์อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลซ่อนอยู่ ซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อการไม่เปิดเผยตัวตนของคุณได้ ให้นำข้อมูลนี้ออกก่อนที่จะส่ง หากคุณไม่สามารถนำข้อมูลนี้ออกได้ หรือไม่แน่ใจว่าจะสามารถทำได้อย่างไร ให้คัดลอกข้อความของสิ่งที่แนบมาลงในข้อความของการแจ้ง หรือส่งเอกสารฉบับพิมพ์มายังที่อยู่ที่ระบุไว้ที่ส่วนท้ายโดยไม่เปิดเผยตัวตน โดยให้อ้างถึงหมายเลขอ้างอิงที่ได้รับเมื่อสิ้นสุดกระบวนการแจ้งข้อความ
การมีผลบังคับใช้เพิ่มเติมของเงื่อนไขทั่วไปเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูล
เงื่อนไขทั่วไปของเราเกี่ยวกับการป้องกันข้อมูลยังบังคับใช้ตาม https://www.vaillant-group.com/en/datenschutzerklaerung-368020.html ด้วยเช่นกัน
เวอร์ชัน: พฤษภาคม 2022