Tell Us - Informacije o zaštiti podataka i pristanku
Pomoću sistema za podnošenje prijave Tell Us (Recite nam), Flender GmbH obezbeđuje sredstvo za prijavljivanje određenih pokazatelja kršenja pravila i propisa putem ove aplikacije i telefonskog razgovora. Kršenje pravila i propisa predstavljaju kršenja zakonskih uslova ili internih propisa kompanije Flender, pogotovo Smernica za poslovno ponašanje. Korišćenje platforme Tell Us omogućava vam da prijavite određene pokazatelje korupcije, kršenja finansijskih i knjigovodstvenih pravila, krađe, prevare, falsifikovanja dokumenata, pronevere, kršenja antimonopolskih zakona, nelojalne konkurencije, prekršaja na polju trgovanja vrednosnim papirima, insajderskog trgovanja, otkrivanja poslovnih tajni ili zaštićenih informacija, sukoba interesa i drugog kriminalnog ponašanja ili ponašanja koje se kažnjava administrativnom kaznom.
Kompanija Flender i, prema potrebi, njena povezana društva (zajedno „Flender“) proceniće informacije koje prijavite. To može da dovede do pokretanja internih i eksternih istraživanja koja sprovode nadležni organi i da ima negativne posledice za osoblje o kom je reč. Zbog toga je potrebno da nam date samo one informacije za koje pretpostavljate da su tačne prema svom najboljem saznanju. Svesno davanje pogrešnih ili lažnih informacija imaće posledice po vas. Namerno širenje lažnih informacija podleže krivičnom gonjenju u mnogim zemljama. U principu, nemojte nam davati informacije ako takvo postupanje podleže krivičnom gonjenju u vašoj zemlji.
Tehnička zaštita sistema za podnošenje prijava:
Tehničko održavanje sistema za podnošenje prijava Tell Us vrši EQS Group AG, nezavisni operater sa sedištem na adresi 10789 Berlin, Bayreuther Str. 35 (dalje u tekstu „BK“). Ovi podaci se obezbeđuju na zaštićenim serverima kompanije Telekom Deutschland GmbH u Nemačkoj. Samo je preduzeće Flender odgovorno za obradu sadržaja prijava.
Lični podaci i informacije koje se unesu u sistem za podnošenje prijava čuvaju se u bazi podataka kojom rukuje BK. Svi podaci se šifruju, zaštićuju lozinkom i čuvaju na bezbednom mestu, tako da je pristup sadržaju elektronski čuvanih podataka u sistemu Tell Us ograničen na uski krug ovlašćenih lica u kompaniji Flender. BK ne može da sagleda sadržaj podataka elektronski čuvanih u ovoj bazi podataka.
Dok ne unosite podatke koji omogućavaju da se izvuku zaključci o vašem identitetu, ovaj sistem za podnošenje prijava automatski štiti vašu anonimnost koristeći sertifikovana tehnička rešenja koja su zaštićena brojnim tehničkim i organizatorskim merama.
Prosleđivanje i deljenje vaše prijave unutar kompanije Flender:
Kada primi vašu prijavu, sektor za pridržavanje pravila i propisa proverava da li je potrebna detaljna istraga. Istragu mogu da sprovedu interni ili spoljni stručnjaci za istragu. Spoljne stručnjake koje angažujemo kompanija Flender obavezuje na ugovorne ili zakonske obaveze poverljivosti kako bi informacije koje navedete ostale poverljive.
U zavisnosti od sadržaja vaše prijave, osoblje kompanije Flender odgovorno za dodatnu obradu prijavljenog problema dobiće informacije koje ste naveli. To su prvenstveno odgovorni članovi odseka za pridržavanje pravila i propisa. Pored toga, obaveštavaju se odgovorni rukovodioci u kompaniji Flender, koji takođe imaju zadatak da koriguju nedostatke otkrivene tokom obrade prijave. U obradi prijava zbog nepridržavanja pravila i propisa često učestvuju i odsek za reviziju, pravna služba i služba za ljudske resurse. Ako se vaša prijava odnosi na društvo u sklopu kompanije, biće obaveštene nadležne osobe u tim preduzećima.
Ako sadržaj vaše prijave ne potpada ni pod jednu od gore navedenih kategorija pridržavanja pravila i propisa, vašu prijavu ćemo proslediti nadležnom odseku kompanije Flender, ukoliko ocenimo da je to potrebno i primereno. Na primer, kod pitanja u vezi sa osobljem, to može biti nadležna službe za ljudske resurse. Međutim, opšte je pravilo da se sistem Tell Us koristi samo za evidentiranje prijava povezanih sa gore navedenim kategorijama prijava.
Flender može da uključi i spoljne stručnjake, kao što su advokati, revizori ili forenzički stručnjaci, koji će istražiti vašu prijavu u ime kompanije Flender.
Obavestite nas ako ne želite da delimo vaše lične podatke, pogotovo vaše ime, sa licima izvan odseka kompanije Flender za pridržavanje pravila i propisa (ako to nije neophodno za zaštitu legitimnih interesa kompanije Flender). Vodite računa o tome da zbog toga možda nećemo moći da u potpunosti uzmemo u razmatranje vašu prijavu.
Pristup državnih agencija:
Flender može da ima i zakonsku obavezu da određenim državnim agencijama, uključujući, između ostalih, državne istražne agencije ili sudove, dostavi informacije o kršenju pravila i propisa. Ako imamo obavezu da dajemo informacije, kao i u slučaju konfiskacije, nismo u mogućnosti da zadržimo informacije koje smo od vas primili.
U nekim slučajevima, Flender nema obavezu da deli lične podatke sa državnim agencijama, ali ima zakonsko pravo da to učini dobrovoljno. Obavestite nas ako ne želite da dobrovoljno delimo vaše lične podatke, uključujući, između ostalih, vaše ime, sa državnim agencijama (ako to nije neophodno radi zaštite legitimnih interesa kompanije Flender). Vodite računa o tome da zbog toga možda nećemo moći da u potpunosti uzmemo u razmatranje vašu prijavu.
Deljenje informacija sa drugim državama:
Lične informacije koje ste možda naveli u svojoj prijavi mogu automatski da se proslede u druge zemlje EU ili zemlje izvan EU u kojima se zakonom ne garantuje tretiranje ličnih podataka na isti način kao u Nemačkoj. To se pogotovo odnosi na zemlje za koje se ne smatra da imaju adekvatan nivo zaštite podataka kao što je slučaj u državama EU kroz zakonske odredbe. Međutim, unutar kompanije Flender je zagarantovan odgovarajući nivo zaštite podataka kroz obavezne interne smernice za zaštitu podataka i u zemljama izvan Nemačke.
Obavestite nas ako ne želite da prenosimo vaše lične podatke, uključujući, između ostalih, vaše ime, u druge zemlje van Nemačke (ako to nije neophodno radi zaštite legitimnih interesa kompanije Flender). Vodite računa o tome da zbog toga možda nećemo moći da u potpunosti uzmemo u razmatranje vašu prijavu.
Obaveštavanje pogođenih strana:
Redovno se zakonski zahteva da lica za koja je primljena prijava sa naznakama kršenja pravila postupanja, moraju da budu obaveštena i saslušana. U toku istrage ova lica će imati priliku da iznesu svoje mišljenje o prijavi.
Obavestite nas ako ne želite da saopštimo vaše ime kao uzbunjivača. Imajte u vidu da lice o kojem se radi može imati zakonska prava na informacije prema kojima moramo da otkrijemo vaše ime. Državne službe mogu da imaju slična prava na informacije ili konfiskaciju koja dovode do otkrivanja vašeg imena. To može da bude posebno slučaj kada osoba o kojoj se radi tvrdi da su informacije iznesene protiv njega/nje namerno ili nehotično netačne i kada se ta osoba odluči da podigne tužbu.
Čuvanje ličnih podataka:
Lični podaci koje ste naveli čuvaće se sve dok to bude potrebno za istragu i rešavanje prijave zbog kršenja pravila i propisa uključujući otklanjanje otkrivenih nedostataka istraživanja i vođenje sudskih postupaka do kojih dođe. Vaši lični podaci će biti čuvani čak i duže ako je to potrebno prema zakonskim, regulativnim ili ugovornim obavezama u cilju zadržavanja evidencije ili ako je dozvoljeno prema zakonu. Vaši lični podaci će biti izbrisani čim to zahteva zakon.
Pristanak i dobrovoljni karakter:
Kada unesete informacije u sistem za podnošenje prijava, sistem će tražiti vaš pristanak na prikupljanje, obradu i upotrebu vaših ličnih podataka uključenih u informacije kao što je gore opisano. Imajte na umu da do obrasca prijave možete da dospete tek nakon što ste kliknuli na polje za pristanak na prosleđivanje podataka.
Ako ne želite da Flender prikuplja, obrađuje i koristi vaše lične podatke kao što je opisano, možete anonimno da prosledite prijavu. Otkrivanje vaših ličnih podataka je dobrovoljno, kao i korišćenje sistema za podnošenje prijava. Međutim, cenili bismo kada biste naveli svoje ime. Brojne istrage mogu da se obave brže i efikasnije ako je poznato ime uzbunjivača, jer istražitelj može direktno da stupi u kontakt sa uzbunjivačem.
Korišćenjem sistema za podnošenje prijava pristajete na to da vaši lični podaci u meri u kojoj ih navodite mogu da se prikupljaju, obrađuju i koriste na prethodno opisani način.
Flender GmbH, pravna služba i odsek za kontrolu pridržavanja pravila i propisa