Gizlilik bildirimi
Tell Us - Veri koruma ve rıza ile ilgili bilgiler
Uygulama ve telefon diyalog sistemi üzerinden sunulan ihbar sistemi "Tell Us" sayesinde, Siemens AG1 belirli Mevzuata Uyum (Compliance) ihlali göstergelerinin bildirilmesi için bir yol sağlıyor. Mevzuata Uyum (Compliance) ihlalleri, yasal gerekliliklerin veya Siemens kurum içi yönetmeliklerinin, özellikle İş Ahlakı Çerçeve Kurallarının (BCG – Busıness Conduct Guidelines) ihlali anlamına gelir. Tell Us kullanmak; yolsuzluk, finansal bildirim ve muhasebe kuralları ihlalleri, hırsızlık, dolandırıcılık, evrakta sahtecilik, zimmete para geçirme, antitröst ihlaller, haksız rekabet, menkul kıymet ticareti, içeriden bilgi ticareti, ticari sırların veya özel bilgilerin ifşası, çıkar çatışmaları ve suç oluşturan ya da bir idari para cezası verilmesini gerektiren diğer suç oluşturan davranışa yönelik belirli göstergeleri bildirmenizi sağlar.
Bildirdiğiniz bilgiler Siemens AG ve, gerekirse, şirketin iştirakleri (toplu olarak "Siemens") tarafından değerlendirilecektir. Bu, yetkili merciler tarafından yürütülen iç ve dış soruşturmaların açılması ile sonuçlanabilir ve bu durumdan etkilenen taraflar için başka olumsuz sonuçları olabilir. Bu yüzden yalnızca bilginiz dahilinde doğru olduğuna inandığınız bilgileri sunmanızı rica ediyoruz. Yanlış veya yanıltıcı bilginin kasıtlı olarak gönderilmesinin sizin için olumsuz sonuçları olacaktır. Yanlış bilgilerin kasten yayılması birçok ülkede cezai kovuşturmaya tabidir. Genel olarak, ülkenizde kovuşturmaya tabi ise lütfen bize bilgi sağlamayın.
İhbar sisteminin teknik koruması:
İhbar sistemi Tell Us'ın teknik bakımı Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Almanya merkezli bir bağımsız operatör olan EQS Group GmbH (bundan sonra "BK" olarak anılacak) tarafından yapılmaktadır. Veriler Almanya adresli Telekom Deutschland GmbH'nin korumalı sunucuları üzerinden sağlanır. Bildirimlerin içeriğinin işlenmesinden sadece Siemens sorumludur.
İhbar sistemine girilen kişisel veriler Almanya adresli EQS Group tarafından idare edilen bir veri tabanında saklanır. Tüm bilgiler şifrelenmiştir, şifre korumalıdır ve güvenli bir yerde saklanmaktadır, böylece Tell Us üzerinde elektronik olarak saklanan verilerin içeriğine erişim Siemens AG'de görevli az sayıda yetkili kişi ile sınırlandırılmıştır. EQS Group bu veri tabanında elektronik olarak saklanan verilerin içeriğini göremez.
Kimliğinizin tahmin edilmesini mümkün kılacak veriler girmediğiniz sürece bu ihbar sistemi çok sayıda teknik ve örgütsel tedbir ile korunan onaylı bir teknik çözüm kullanarak gizliliğinizi otomatik olarak korur.
Bildiriminizin Siemens bünyesinde işlenmesi ve paylaşılması:
Bildiriminiz bize ulaştıktan sonra, Mevzuata Uyum (Compliance) Departmanı konuyla ilgili geniş kapsamlı bir soruşturmaya gerek olup olmadığını değerlendirir. Kurum içi ve dışından soruşturma uzmanları tarafından bir soruşturma yürütülebilir. İşe aldığımız kurum dışından uzmanlar sözleşme kapsamındaki veya hukuki gizlilik yükümlülükleri bakımından, tarafınızca sağlanan bilgilerin gizli tutulması konusunda Siemens'e karşı sorumludur.
Bildiriminizin içeriğine bağlı olarak, bildirilen olayın işlenmesinden sorumlu Siemens personeli sizin tarafınızdan sağlanan bilgileri alacaktır. Bunlar genellikle, Mevzuata Uyum (Compliance) Departmanı'nın sorumlu üyeleridir. Bilgiler ayrıca bildirimin işlenmesi sırasında keşfedilen eksiklikleri düzeltmesi gereken Siemens bünyesinde yer alan sorumlu yönetim ekibine de sunulacaktır. Denetim, Hukuk ve İK Departmanları da Mevzuata Uyum (Compliance) bildirimlerinin işlenmesi sürecine sıklıkla dahil olurlar. Bildiriminiz bir iştirakı kapsıyorsa, bu şirketlerdeki sorumlu birimler de konuyla ilgili bilgilendirilir.
Eğer bildiriminizin içeriği yukarıda listelenmiş Mevzuata Uyum (Compliance) kategorilerinden herhangi biri içerisinde yer almıyorsa, bunun gerekli ve uygun olduğunu addetmemiz kaydıyla bildiriminizi sorumlu Siemens departmanına ileteceğiz. Örneğin, personelle ilgili konularda İK Departmanı sorumlu olacaktır. Ancak genel kural Tell Us sisteminin sadece yukarıda listelenen bildirim kategorileri ile ilgili bildirimleri kaydetmek amacıyla kullanılmasıdır.
Siemens aynı zamanda, Siemens tarafından görevlendirilerek bildiriminizi incelemek üzere avukatlar, müfettişler veya adli tıp uzmanları gibi dış uzmanları sürece dahil edebilir.
Eğer kişisel verilerinizi, özellikle isminizi (Siemens'in meşru çıkarlarını korumak için gerekli olmadıkça) Siemens Mevzuata Uyum (Compliance) Departmanı dışındaki kişilerle paylaşmamızı istemiyorsanız lütfen bize bildirin. Bununla birlikte lütfen bunun sonucunda bildiriminize gereken önemi gösteremeyebileceğimizi unutmayın.
Devlet kurumlarının erişimi:
Siemens'in kanunen bunlarla sınırlı olmamakla birlikte devlet soruşturma kurumları veya mahkemeler de dahil olmak üzere belirli devlet kurumlarına uyum ihlâlleri ile bilgileri sunması da gerekebilir. Müsadere durumunun yanı sıra eğer bu bilgileri sunmakla yükümlüysek tarafınızdan sağlanan bilgileri yetkililere iletmemiz gerekmektedir.
Bazı durumlarda Siemens kişisel verileri devlet kurumları ile paylaşmakla yükümlü değildir ancak kanunen bunu gönüllü olarak yapma hakkına sahiptir. Bununla sınırlı olmamakla birlikte isminiz de dahil olmak üzere kişisel verilerinizi (Siemens'in meşru çıkarlarını korumak için gerekli olmadıkça) devlet kurumları ile gönüllü olarak paylaşmamızı istemiyorsanız lütfen bize bildirin. Bununla birlikte lütfen bunun sonucunda bildiriminize gereken önemi gösteremeyebileceğimizi unutmayın.
Bilgilerin diğer ülkelerle paylaşılması:
Bildiriminizde sağlamış olabileceğiniz kişisel bilgiler, kişisel verilerin gizli işlenmesinin yasalar tarafından Almanya'daki yasalarla aynı ölçüde garanti edilmediği diğer AB ülkelerine veya AB dışındaki ülkelere aktarılabilir. Bu durum özellikle AB hükümlerinde belirtildiği şekilde uygun veri koruma düzeyine sahip olmadığı düşünülen ülkeler için geçerlidir. Ancak, Siemens bünyesinde bağlayıcı iç veri koruma esasları ile Almanya dışındaki ülkelerde de uygun veri koruma düzeyi garanti edilmektedir.
Bununla sınırlı olmamakla birlikte isminiz de dahil olmak üzere kişisel verilerinizi (Siemens'in meşru çıkarlarını korumak için gerekli olmadıkça) Almanya dışındaki ülkelere aktarmamızı istemiyorsanız lütfen bize bildirin. Bununla birlikte lütfen bunun sonucunda bildiriminize gereken önemi gösteremeyebileceğimizi unutmayın.
Etkilenen tarafların bilgilendirilmesi:
Kanunen genellikle hakkında uyum ihlali göstergeleri ile ilgili bir bildirim alınan kişilerin bilgilendirilmesi ve haberdar edilmesi zorunludur. Soruşturma süresince bu kişiler bildirim ile ilgili kendi görüşlerini sunma fırsatına sahip olacaktır.
Eğer ihbar edici olarak isminizi vermemizi istemiyorsanız lütfen bize bildirin. Lütfen etkilenen kişinin isminizi açıklamamızı gerektirebilecek bilgilere hukuki olarak erişim hakkı olabileceğini unutmayın. Devlet kurumları da bilgilere erişim ve müsadere ile ilgili olarak isminizin açıklanması ile sonuçlanacak benzer haklara sahip olabilir. Bu özellikle etkilenen kişinin kendisi hakkında ileri sürülen bilgilerin kasten veya ihmâl nedeniyle gerçek dışı olduğunu iddia ettiği ve aleyhinde dava açmaya karar verdiği durumlar için geçerlidir.
Kişisel verilerin saklanması:
Sağladığınız kişisel veriler keşfedilen herhangi bir eksikliğin ıslahı ve sonraki yıllarda açılabilecek davaların idaresi de dahil olmak üzere uygunluk bildiriminin soruşturulması ve çözülmesi için gereken süre boyunca saklanacaktır. Hukuken, mevzuat veya sözleşmeye bağlı yükümlülüklerin kayıtların saklanmasını gerektirmesi veya hukuken buna izin verilmesi durumunda kişisel verileriniz daha uzun süre saklanacaktır. Kişisel verileriniz hukuken zorunlu kılındığında derhal silinecektir.
Haklarınız:
İkamet ettiğiniz yargı alanındaki veri koruma kanunları size kişisel verilerinizle ilgili olarak özel haklar verebilir.
Özellikle ve yasal gerekliliklere tabi olmak üzere, şu haklara sahip olabilirsiniz
- Sizinle ilgili kişisel verilerin işlenip işlenmediğine dair bizden teyit almak ve eğer işleniyorsa, bu kişisel verilere erişmek;
- Sizinle ilgili hatalı kişisel verilerin düzeltilmesini bizden talep etmek;
- Kişisel verilerin silinmesini bizden talep etmek;
- Kişisel verilerinize yönelik işlemenin kısıtlanmasını bizden talep etmek;
- Aktif olarak sağladığınız kişisel verilerinize ilişkin veri taşınabilirliği ve
- İçinde bulunduğunuz özel durumu gerekçe göstererek, kişisel verilerinizin işlenmesine itiraz etmek.
Veri Gizliliği Organizasyonumuz veri gizliliği ile ilgili her türlü soru, yorum, mesele veya şikayetle ilgili olarak veya veri gizliliği ile ilgili sahip olduğunuz hakların herhangi birini kullanmak istemeniz halinde destek sağlar. Veri Gizliliği Organizasyonu'yla şu adresten irtibat kurulabilir: dataprotection@siemens.com.
Veri Gizliliği Organizasyonu, kendilerine ilettiğiniz her türlü talep veya şikayete yanıt vermek ve çözmek adına daima makul çabayı gösterecektir. Veri Gizliliği Organizasyonu'yla irtibat kurabilmenin yanı sıra, yetkili veri koruma denetim otoritesine, talep veya şikayetinizle ilgili, başvuruda bulunma hakkına her zaman sahipsiniz.
Rıza ve gönüllülük esası:
Im Laufe der Abgabe Ihres Hinweises werden Sie vom Hinweisgebersystem um Ihre Einwilligung in die oben beschriebene Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer darin enthaltenen personenbezogenen Daten gebeten. Bitte beachten Sie, dass Sie nur dann zum Meldeformular gelangen, wenn Sie die Box zur Einwilligung in die Datenverarbeitung anklicken.
Bilgilerinizi ihbar sistemine girdiğinizde sistem sizden yukarıda açıklandığı gibi bilgiler içinde yer alan kişisel verilerinizin toplanması, işlenmesi ve kullanılması için rızanızı isteyecektir. Lütfen bildirim formuna sadece veri işleme rızası kutucuğunu işaretledikten sonra ilerleyebileceğinize dikkat ediniz.
Eğer Siemens'in kişisel verilerinizi açıklandığı şekilde toplaması, işlemesi ve kullanmasını istemiyorsanız bildiriminizi isimsiz bir şekilde gönderebilirsiniz. Kişisel verilerinizin açıklanması, ihbar sisteminin kullanımında olduğu gibi gönüllüdür. Ancak eğer bize isminizi verirseniz bundan memnuniyet duyarız. Bildirimi işleyen kişi ihbar edici ile doğrudan iletişime geçebileceği için ihbar edicinin isminin bilinmesi durumunda pek çok soruşturma daha hızlı ve etkili bir şekilde yürütülebilir.
İhbar sistemini kullanarak kişisel verilerinizin, sağladığınız ölçüde, yukarıda açıklandığı şekilde toplanacağını, işleneceğini ve kullanılacağını kabul etmiş olursunuz.
Siemens AG, Uygunluk - Hukuk