Informácie o ochrane údajov
Nasledujúca časť obsahuje informácie o zhromažďovaní, spracúvaní a používaní osobných údajov v kontexte systému podávania hlásení. Pred podaním hlásenia si dôkladne prečítajte nasledujúce informácie o ochrane osobných údajov.
Účel systému podávania hlásení
Systém podávania hlásení (BKMS® System) slúži na prijímanie a spracúvanie informácií týkajúcich sa (údajných) porušení právnych predpisov alebo porušení interných predpisov na úkor spoločnosti TRATON GROUP bezpečným a dôverným spôsobom.
Zodpovedná kancelária a bezpečnosť údajov
Úrad zodpovedný za aspekt ochrany údajov systému podávania hlásení je TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München. Systém podávania hlásení je prevádzkovaný špecializovanou spoločnosťou EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín v Nemecku, v mene TRATON SE.
Osobné údaje a informácie vložené do systému podávania hlásení sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group GmbH, v dátovom centre s vysokým stupňom bezpečnosti. K údajom má prístup iba TRATON SE. Spoločnosť EQS Group GmbH a ani iné tretie strany nemajú k údajom prístup. Je to zabezpečené certifikovaným postupom s použitím rozsiahlych technických a organizačných opatrení.
Všetky údaje sú zašifrované a uložené pod viacúrovňovou ochranou heslom, čo znamená, že prístup je obmedzený na veľmi malú skupinu osôb výslovne autorizovaných spoločnosťou TRATON SE. Okrem toho, aby sa zabezpečila vysoká úroveň ochrany a bezpečnosti údajov, bola medzi spoločnosťou TRATON SE a EQS Group GmbH uzavretá dohoda o ochrane údajov.
Typy zhromažďovaných osobných údajov
Systém podávania hlásení sa používa na báze dobrovoľnosti. Nemáte žiadnu zákonnú ani zmluvnú povinnosť poskytnúť svoje osobné údaje.
Keď odošlete hlásenie prostredníctvom systému podávania hlásení, zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje a informácie:
- Vaše meno alebo/ a súkromné kontaktné a identifikačné údaje, v prípade ak uverejňujete svoju identitu (neanonymné hlásenie)
- Či ste zamestnancom skupiny TRATON, t. j. profesionálne kontaktné údaje a (profesionálne) organizačné údaje, ak ich zverejníte (neanonymné hlásenie), prípadne mená osôb a ďalšie osobné údaje osôb uvedených vo vašom hlásení.
Dôverné zaobchádzanie s informáciami
Prichádzajúce hlásenia spracováva malá skupina výslovne oprávnených a špeciálne vyškolených vyšetrovateľov oddelenia GRC spoločnosti TRATON SE a vždy sa s nimi zaobchádza dôverne. Zamestnanci vyšetrovacieho úradu GRC preveria fakty veci a môžu viesť ďalšie vyšetrovanie súvisiace s prípadom. Iba tieto osoby majú prístup k údajom uloženým na portáli na podávanie hlásení.
Dôvernosť nemožno zaručiť, ak sú úmyselne uvedené nepravdivé informácie s cieľom diskreditácie osoby (udávanie).
V odôvodnených individuálnych prípadoch môže byť pri spracovaní hlásenia alebo v rámci vyšetrovania potrebné zdieľať informácie s ostatnými zamestnancami TRATON SE alebo iných spoločností prepojených s TRATON SE, napr. ak sa informácie týkajú činností v dcérskych spoločnostiach TRATON SE. Ak si to vyšetrovanie vyžaduje, informácie môžu byť zdieľané s dcérskymi spoločnosťami TRATON GROUP v krajine mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru na základe vhodných záruk ochrany údajov určených na ochranu dotknutých osôb (napr. štandardné doložky EÚ o ochrane údajov alebo iné výnimočné odchýlky podľa článku 49 GDPR). Vždy dbáme na dodržiavanie príslušných ustanovení o ochrane údajov v súvislosti so zverejnením informácií. Vami poskytnutý informačný text bude v prípade potreby postúpený na preklad subdodávateľským partnerom EQS Group GmbH. Dohoda o ochrane údajov uzavretá so spoločnosťou EQS Group GmbH sa vzťahuje aj na týchto partnerov, pričom aj tu je zaručený vysoký stupeň ochrany a bezpečnosti údajov.
V prípade zodpovedajúcej právnej povinnosti alebo ak má TRATON SE alebo tretia strana oprávnený záujem na prešetrení informácií, ďalšími možnými kategóriami príjemcov sú orgány činné v trestnom konaní, protimonopolné úrady, iné správne orgány, súdy, ako aj medzinárodní právnici a audítori zamestnaní spoločnosťou TRATON SE alebo inou spoločnosťou skupiny pridruženou k TRATON SE.
Všetky osoby s prístupom k údajom majú povinnosť zachovávať mlčanlivosť.
Informácie o dotknutej osobe
V určitých prípadoch je spoločnosť TRATON SE podľa právnych predpisov o ochrane údajov povinná informovať podozrivých o obvineniach vznesených proti nim. Ide o zákonnú požiadavku v prípadoch, keď možno objektívne preukázať, že sprístupnenie informácií podozrivej osobe už nemôže mať nepriaznivý vplyv na predmetné vyšetrovanie. Ak ste zverejnili svoje meno alebo iné osobné údaje (neanonymná správa), vaša totožnosť podávateľa hlásenia nebude zverejnená, pokiaľ je to právne možné, a tiež sa prijmú opatrenia, aby nebolo možné vyvodiť závery v súvislosti s vašou totožnosťou podávateľa hlásenia.
Právne základy
Vyššie uvedené spracovateľské činnosti sú odôvodnené týmito právnymi základmi:
- Zhromažďovanie, spracovanie a sprístupnenie vašich osobných údajov v prípade neanonymného hlásenia: súhlas so spracovaním osobných údajov na jeden alebo viacero konkrétnych účelov (článok 6 ods. 1 písm. a DSGVO).
- Zhromažďovanie, spracovanie a zverejňovanie osobných údajov osôb zahrnutých do vášho hlásenia: Na účely ochrany oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana (článok 6 oddiel 1 písm. f DSGVO). Oprávneným záujmom spoločnosti TRATON SE je odhaľovať, spracovávať, potláčať a sankcionovať porušovanie zákona a závažné porušenia povinností skupiny zamestnancov efektívnym spôsobom s vysokou mierou dôvernosti, aby sa predišlo škodám a rizikám zodpovednosti za kupiny TRATON v zmysle k §§ 30, 130 OWiG (nemecký zákon o správnych deliktoch). Bod 4.1.3 nemeckého kódexu správy a riadenia spoločností vyžaduje vytvorenie systému pre podávateľov hlásení, ktorý zamestnancom a tretím stranám umožní bezpečne a primeraným spôsobom zverejňovať hlásenia o porušení právnych predpisov v rámci spoločnosti.
- Sprístupnenie osobných údajov v prípade neanonymného hlásenia iným príjemcom: spracovanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti (článok 6 ods. 1 písm. c DSGVO).
Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje budú uchovávané tak dlho, ako to bude potrebné na účely vyšetrovania a následného posúdenia, a navyše tak dlho, pokiaľ nás príslušné zákonné, zmluvné alebo zákonné lehoty uchovávania zaväzujú k ich uchovávaniu. Po spracovaní hlásenia budú údaje vymazané alebo anonymizované v súlade s právnymi požiadavkami špecifickými pre danú krajinu. V prípade anonymizácie je odkaz na vašu totožnosť podávateľa hlásenia natrvalo a nenávratne odstránený.
Používanie portálu pre podávateľov hlásení
Šifrovaná komunikácia a personalizovaná schránka
Komunikácia medzi vaším počítačom a systémom podávania hlásení prebieha cez šifrované spojenie (SSL). IP adresa vášho počítača sa pri používaní portálu pre podávanie hlásení neukladá. Na udržanie spojenia medzi vaším počítačom a BKMS® System je vo vašom počítači uložený súbor cookie, ktorý obsahuje iba ID relácie. Súbor cookie je platný iba do konca vašej relácie a stane sa neplatným, keď zatvoríte prehliadač.
Máte možnosť použiť pseudonym/ používateľské meno a heslo na zriadenie zabezpečenej poštovej schránky v systéme na podávanie hlásení. To vám umožňuje posielať bezpečné správy príslušným zamestnancom TRATON SE, buď s menom alebo anonymne. Tento systém je mimoriadne bezpečný vďaka tomu, že údaje uchováva len v rámci systému podávania hlásení. Nejedná sa o formu bežnej e-mailovej komunikácie.
Používaním verejného počítača (napr. v internetovej kaviarni) ďalej chránite svoju anonymitu.
Poznámky k odosielaniu príloh
Pri podávaní hlásenia alebo doplňujúcich informácií máte možnosť zaslať prílohy príslušným zamestnancom TRATON SE. Ak chcete podať hlásenie anonymne, dodržujte nasledujúce bezpečnostné informácie: Súbory môžu obsahovať skryté osobné údaje, ktoré môžu ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním tieto údaje odstráňte. Ak nemôžete tieto údaje odstrániť alebo si nie ste istí, ako to urobiť, skopírujte text prílohy do textu vášho hlásenia alebo pošlite vytlačený dokument anonymne (osobné údaje redigované) na adresu uvedenú v päte s uvedením referenčného čísla ktoré dostanete na konci procesu hlásenia.
Vaše práva
Okrem práva byť informovaný o údajoch, ktoré sa vás týkajú, a práva na opravu vašich údajov, máte tiež právo požadovať vymazanie a obmedzenie spracovania (zablokovanie) vašich údajov zhromaždených na vyššie uvedené účely. ako právo na prenos údajov, pokiaľ neexistujú žiadne iné právne ustanovenia.
Ďalej existuje právo na námietku proti spracovaniu údajov za predpokladu, že spracovanie je založené na čl. 6 Oddiel 1 písm. f DSGVO (oprávnený záujem).
Ďalej máte právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať (v prípade neanonymného hlásenia). Vaše odvolanie nemá vplyv na zákonnosť vašich dovtedy zhromažďovaných a spracovávaných osobných údajov na základe vášho súhlasu.
Ak je to potrebné, musíme overiť vašu totožnosť, aby sme mohli spracovať vašu príslušnú žiadosť.
Kontaktná osoba pre prípad otázok
Ak chcete odvolať svoj súhlas (v prípade neanonymného hlásenia) alebo uplatniť svoje práva týkajúce sa vašich údajov, použite kontaktný formulár (https://traton.com/en/data-protection.html) alebo kontaktujte MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Hanauer Straße 26, 80992 München.
Poverenca pre ochranu údajov spoločnosti TRATON SE môžete kontaktovať prostredníctvom: TRATON SE, úradník pre ochranu údajov, Hanauer Straße 26, 80992 München.
V prípade ďalších otázok sa obráťte na vyšetrovací úrad investigation-office@traton.com alebo TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München.
V prípade sťažností máte tiež možnosť obrátiť sa na dozorný orgán na ochranu údajov.
