Polityka prywatności SpeakUp
Informacja o ochronie danych osobowych
Kwestię ochrony danych osobowych i poufności traktujemy bardzo poważnie i przestrzegamy przepisów unijnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), a także obowiązujących krajowych przepisów o ochronie danych osobowych. Przed dokonaniem zgłoszenia prosimy o dokładne zapoznanie się z niniejszymi informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Cel systemu informowania o nieprawidłowościach i podstawa prawna
Celem systemu informowania o nieprawidłowościach (system SpeakUp) jest przyjmowanie, przetwarzanie i zarządzanie informacjami o naruszeniu przez Nordzucker obowiązku przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, wiążących zasad i norm (np. przepisów ustawowych, decyzji administracyjnych i wyroków), a także wiążących wewnętrznych reguł i zasad oraz naszych wartości (compliance) w sposób bezpieczny i poufny. Przetwarzanie danych osobowych w ramach systemu SpeakUp opiera się na uzasadnionym interesie (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. F i / lub lit. c RODO) naszej spółki, polegającym na ujawnianiu i zapobieganiu niewłaściwym działaniom, a tym samym zapobieganiu szkodom dla Nordzucker, jej pracowników i klientów. Jeśli otrzymane zgłoszenie dotyczy pracownika Nordzucker, przetwarzanie służy również zapobieganiu przestępstwom lub innym naruszeniom prawa w związku ze stosunkiem pracy. W przypadku zgłoszenia telefonicznego podstawą prawną jest Państwa zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
W każdej chwili mogą Państwo odwołać swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Należy pamiętać, że odwołanie jest skuteczne tylko na przyszłość.
Administrator danych osobowych
W zależności od miejsca przetwarzania danych, administratorem danych osobowych w ramach systemu zgłaszania nieprawidłowości jest:
- Nordzucker AG
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig, Niemcy
Telefon: +495312411-0
lub odpowiedna spółka zależna należąca do Grupy Nordzucker:
- Nordzucker Polska S.A.
5 Stycznia 54
64-330 Opalenica, Polska
Telefon: +48614479300
- Považský cukor a.s.
Cukrovarská 311/9
91401 Trenčianska Teplá, Słowacja
Telefon: +421326558500
- Sucros Oy
Maakunnantie 4
27820 Säkylä, Finlandia
Telefon: +35810431060
- Suomen Sokeri Oy
Sokeritehtaantie 20
02460 Kantvik, Finlandia
Telefon: +358140431010
- Nordic Sugar AB
Sockerbruksgatan 4
205 04 Malmö, Szwecja
Telefon: +4640537000
- Nordic Sugar A/S
Edvard Thomsens Vej 10, 7.sal
2300 Kopenhaga, Dania
Telefon: +4532662500
- AB Nordic Sugar Kedainiai
Pramonės g. 6
57500 Kiejdany, Litwa
Telefon: +37034767730
- Mackay Sugar Limited
Racecourse Mill Peak Downs Highway
Racecourse Via Mackay, QLD 4740, Australia
Telefon: +61749538300
jako samodzielny administrator danych osobowych (dalej również: "Nordzucker"). System zgłaszania nieprawidłowości jest obsługiwany w imieniu Nordzucker przez wyspecjalizowaną spółkę EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin w Niemczech.
Dane osobowe i informacje wprowadzone do zgłoszenia są przechowywane w bazie danych prowadzonej przez EQS Group GmbH w centrum komputerowym o wysokim stopniu bezpieczeństwa. Dostęp do danych jest możliwy tylko dla Nordzucker. EQS Group GmbH i inne osoby trzecie nie mają dostępu do tych danych. Jest to zagwarantowane w certyfikowanym procesie przez kompleksowe środki techniczne i organizacyjne.
Wszystkie dane są szyfrowane i przechowywane z wielopoziomową ochroną hasłem, dzięki czemu dostęp do nich jest ograniczony do bardzo wąskiego grona odbiorców wyraźnie upoważnionych osób w Nordzucker.
Spółka Nordzucker powołała inspektora ochrony danych osobowych. Zapytania dotyczące ochrony danych osobowych można kierować na adres dataprotection@nordzucker.com.
Rodzaj gromadzonych danych osobowych
Korzystanie z systemu zgłaszania nieprawidłowości odbywa się na zasadzie dobrowolności. Gdy składasz zgłoszenie za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości, gromadzimy następujące dane osobowe i informacje:
- Twoje imię i nazwisko, o ile ujawnisz swoją tożsamość,
- Czy jesteś zatrudniony w spółce Nordzucker i
- W stosownych przypadkach imiona i nazwiska osób oraz inne dane osobowe osób, które wymieniasz w swoim zgłoszeniu.
Poufne traktowanie informacji
Napływające zgłoszenia są przyjmowane przez niewielkie grono wyraźnie upoważnionych i specjalnie przeszkolonych pracowników (Wewnętrzna Jednostka Zgłaszająca) i zawsze traktowane są poufnie. Odpowiednia Wewnętrzna Jednostka Zgłaszająca zbada sprawę i przeprowadzi dalsze dochodzenie, które może być konieczne w konkretnym przypadku.
Kto otrzymuje moje dane osobowe?
W trakcie rozpatrywania zgłoszenia lub w trakcie specjalnego dochodzenia może zaistnieć konieczność przekazania informacji innym pracownikom Nordzucker lub pracownikom innych spółek Grupy Norduzcker, np. jeśli informacje dotyczą zdarzeń w innych spółkach Grupy Nordzucker. Spółka ta może mieć również siedzibę w Australii, a więc w kraju spoza Unii Europejskiej. Chcielibyśmy zwrócić uwagę, że w tym kraju nie można zagwarantować poziomu ochrony danych osobowych porównywalnego z tym obowiązującym w UE. Przy przekazywaniu informacji zawsze zwraca się uwagę na przestrzeganie odpowiednich przepisów o ochronie danych osobowych.
Jeśli treść zgłoszenia nie dotyczy żadnego z tematów zgodności, przekażemy je wewnętrznie do odpowiedzialnego działu. Na przykład w przypadku spraw kadrowych może to być nasz dział HR.
Każda osoba, która uzyska dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
Informacje dotyczące osoby, której zarzuca się nieprawidłowości
Zasadniczo jesteśmy prawnie zobowiązani do poinformowania osób, którym zarzuca się nieprawidłowości o otrzymaniu zgłoszenia na ich temat, gdy tylko informacja ta przestaje zagrażać dalszemu postępowaniu dotyczącemu zgłoszenia. Twoja tożsamość jako sygnalisty nie zostanie ujawniona - w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
Prawa osób, których dane osobowe dotyczą
Zgodnie z europejskim prawem ochrony danych osobowych osoby zgłaszające i osoby wymienione w zgłoszeniu mają prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczącego ich danych osobowych. Prawo dostępu do informacji jest ograniczone w zakresie, w jakim istnieje uzasadniony interes strony trzeciej, np. osoby zgłaszającej, do zachowania poufności informacji. W przypadku skorzystania z prawa do sprzeciwu odpowiednia Wewnętrzna Jednostka Zgłaszająca niezwłocznie sprawdzi, w jakim zakresie przechowywane dane są jeszcze potrzebne do przetworzenia zgłoszenia. Dane, które nie są już potrzebne, zostaną natychmiast usunięte. Jeżeli przetwarzanie odbywa się wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody osoby zgłaszającej, ma ona prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Takie cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania opartego na zgodzie przed jej cofnięciem.
Ponadto osoba zgłaszająca ma prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego. W szczególności mogą Państwo skierować skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych w państwie członkowskim Państwa zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia, w tym do organu nadzorczego ds. ochrony danych właściwego dla Nordzucker AG:
Komisarz ds. Ochrony Danych Osobowych dla Dolnej Saksonii, pocztą elektroniczną na adres poststelle@lfd-niedersachsen.de lub pod numerem telefonu +49 (0) 511 120-4500.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak będzie to konieczne do wyjaśnienia sytuacji i przeprowadzenia oceny, tak długo, jak będzie istniał uzasadniony interes ze strony spółki lub tak długo, jak będzie to wymagane przez prawo.
Korzystanie z systemu informowania o nieprawidłowościach
Komunikacja pomiędzy Twoim komputerem a systemem zgłaszania nieprawidłowości odbywa się za pomocą szyfrowanego połączenia (SSL). Adres IP Twojego komputera nie jest przechowywany w trakcie korzystania z systemu zgłaszania nieprawidłowości. W celu utrzymania połączenia pomiędzy komputerem użytkownika a systemem zgłaszania nieprawidłowości, na komputerze użytkownika zapisywany jest plik cookie zawierający wyłącznie identyfikator sesji (tzw. zerowy plik cookie). Plik cookie jest ważny tylko do końca sesji użytkownika i staje się nieważny po zamknięciu przeglądarki.
Masz możliwość założenia w systemie zgłaszania nieprawidłowości chronionej skrzynki pocztowej z wybranym przez siebie pseudonimem / nazwą użytkownika i hasłem. W ten sposób można bezpiecznie wysyłać zgłoszenia do odpowiedzialnej Wewnętrznej Jednostki Zgłaszającej, podając nazwisko lub anonimowo. W tym systemie dane są przechowywane wyłącznie w systemie zgłaszania nieprawidłowości i dlatego są szczególnie bezpieczne; nie jest to zwykła komunikacja mailowa.
Uwagi dotyczące wysyłania załączników
Wysyłając zgłoszenie lub wysyłając uzupełnienie, masz możliwość wysłania załączników do Wewnętrznej Jednostki Zgłaszającej. Jeśli chcesz wysłać zgłoszenie anonimowo, zwróć uwagę na następujące wskazówki dotyczące bezpieczeństwa: Pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, które mogą zagrozić Twojej anonimowości. Usuń te dane przed wysłaniem. Jeśli nie możesz usunąć tych danych lub masz wątpliwości, skopiuj tekst załącznika do tekstu zgłoszenia lub wyślij wydrukowany dokument anonimowo na adres podany w stopce, podając numer referencyjny, który otrzymasz na końcu procesu zgłaszania.
Stan na dzień: 15.07.2023 r.
