SpeakUp konfidencialitātes politika
Datu aizsardzības paziņojums
Mēs ļoti nopietni izturamies pret datu aizsardzību un konfidencialitāti un ievērojam ES Vispārīgās datu aizsardzības regulas (ES GDPR) noteikumus, kā arī piemērojamos valsts datu aizsardzības noteikumus. Pirms ziņojuma iesniegšanas uzmanīgi izlasiet šo informāciju par datu aizsardzību.
Ziņotāju sistēmas mērķis un juridiskais pamats
Trauksmes celšanas sistēmas (SpeakUp sistēma) mērķis ir drošā un konfidenciālā veidā saņemt, apstrādāt un pārvaldīt informāciju par Nordzucker pienākuma ievērot piemērojamos tiesību aktus, saistošos noteikumus un normas (piemēram, normatīvos aktus, administratīvos aktus un spriedumus), kā arī saistošos iekšējos noteikumus un principus un mūsu vērtības (compliance) pārkāpumiem. Personas datu apstrāde SpeakUp sistēmas ietvaros pamatojas uz mūsu uzņēmuma likumiskajām interesēm (saskaņā ar GDPR 6. panta 1. punkta f un/vai c apakšpunktu) atklāt un novērst pārkāpumus un tādējādi novērst kaitējumu Nordzucker, tā darbiniekiem un klientiem. Ja saņemtais ziņojums attiecas uz Nordzucker darbinieku, apstrāde kalpo arī kriminālpārkāpumu vai citu likuma pārkāpumu novēršanai saistībā ar darbinieku attiecībām. Ja ziņojumu iesniedzat pa tālruni, juridiskais pamats ir jūsu piekrišana saskaņā ar GDPR 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu.
Jūs jebkurā laikā varat atsaukt savu piekrišanu personas datu apstrādei, kas stāsies spēkā nākotnē.
Pārzinis
Atkarībā no datu apstrādes vietas par datu aizsardzību trauksmes cēlēju sistēmā atbildīgais birojs ir:
- Nordzucker AG
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig, Vācija
Tālrunis: +495312411-0
vai attiecīgais Nordzucker grupas vietējais uzņēmums:
- Nordzucker Polska S.A.
5 Stycznia 54
64-330 Opalenica, Polija
Tālrunis: +48614479300
- Považský cukor a.s.
Cukrovarská 311/9
91401 Trenčianska Teplá, Slovākija
Tālrunis: +421326558500
- Sucros Oy
Maakunnantie 4
27820 Säkylä, Somija
Tālrunis: +35810431060
- Suomen Sokeri Oy
Sokeritehtaantie 20
02460 Kantvika, Somija
Tālrunis: +358140431010
- Nordic Sugar AB
Sockerbruksgatan 4
205 04 Malme, Zviedrija
Tālrunis: +46 40 53 70 00
- Nordic Sugar A/S
Edvard Thomsens Vej 10, 7.sal
2300 Kopenhāgena, Dānija
Tālrunis: +4532662500
- AB Nordic Sugar Kėdainiai
Pramonės g. 6
57500 Kėdainiai, Lietuva
Tālrunis: +37034767730
- Mackay Sugar Limited
Racecourse Mill Peak Downs Highway
Racecourse Via Mackay, QLD 4740, Austrālija
Tālrunis: +61749538300
kā attiecīgā autonomā atbildīgā iestāde (turpmāk arī "Nordzucker"). Nordzucker vārdā ziņošanas sistēmu pārvalda specializēts uzņēmums EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Vācijā.
Personas dati un informācija, kas ievadīta ziņotāju sistēmā, tiek glabāti EQS Group GmbH pārvaldītā datubāzē, kas atrodas paaugstinātas drošības datorcentrā. Piekļuve datiem ir iespējama tikai Nordzucker. EQS Group GmbH un citām trešajām personām nav piekļuves šiem datiem. Sertifikācijas procesā to garantē visaptveroši tehniski un organizatoriski pasākumi.
Visi dati tiek šifrēti un glabāti ar vairāku līmeņu paroles aizsardzību, lai piekļuve tiem būtu tikai ļoti šauram īpaši pilnvarotu Nordzucker personu saņēmēju lokam.
Nordzucker ir iecēlis datu aizsardzības speciālistu. Jautājumus par datu aizsardzību var sūtīt uz dataprotection@nordzucker.com.
Savākto personas datu veids
Ziņotāju sistēmas izmantošana ir brīvprātīga. Kad jūs iesniedzat ziņojumu, izmantojot trauksmes cēlēju sistēmu, mēs apkopojam šādus personas datus un informāciju:
- Jūsu vārds un uzvārds, ja atklājat savu identitāti;
- Neatkarīgi no tā, vai esat algots darbinieks uzņēmumā Nordzucker;
- Jūsu ziņojumā norādīto personu vārdus un citus attiecīgo personu personas datus.
Konfidenciāla informācijas apstrāde
Iesniegtos ziņojumus saņem neliels īpaši pilnvarotu un īpaši apmācītu darbinieku (iekšējās uzticības tālruņanodaļas darbinieku) loks, un tie vienmēr tiek uzskatīti par konfidenciāliem. Atbilstošie nodaļas darbinieki izmeklēs šo jautājumu un veiks turpmāku izmeklēšanu, kas var būt nepieciešama atsevišķos gadījumos.
Kas saņem manus datus?
Ziņojuma apstrādes gaitā vai īpašas izmeklēšanas gaitā var būt nepieciešams nodot informāciju citiem Nordzucker darbiniekiem vai citu grupas uzņēmumu darbiniekiem, piemēram, ja informācija attiecas uz notikumiem citos Nordzucker grupas uzņēmumos. Tie var atrasties arī Austrālijā, tātad valstī, kas nav Eiropas Savienības dalībvalsts. Vēlamies norādīt, ka šajā valstī nav iespējams garantēt datu aizsardzības līmeni, kas būtu salīdzināms ar ES datu aizsardzības līmeni. Nododot informāciju, vienmēr tiek nodrošināta attiecīgo datu aizsardzības noteikumu ievērošana.
Ja jūsu ziņojuma saturs neattiecas uz kādu no atbilstības tēmām, mēs jūsu ziņojumu iekšēji pārsūtīsim atbildīgajam departamentam. Piemēram, personāla jautājumu gadījumā tas var būt mūsu Personāla departaments.
Jebkurai personai, kas piekļūst datiem, ir pienākums ievērot konfidencialitāti.
Informācija par apsūdzēto personu
Principā mums ir juridisks pienākums informēt apsūdzētās personas par to, ka esam saņēmuši ziņu par tām, tiklīdz šī informācija vairs neapdraud ziņojuma turpināšanu. Jūsu kā trauksmes cēlēja identitāte netiks izpausta, ciktāl tas ir juridiski pieļaujams.
Datu subjektu tiesības
Saskaņā ar Eiropas datu aizsardzības tiesību aktiem ziņotājiem un ziņojumā minētajām personām ir tiesības piekļūt personas datiem, tos labot, dzēst, ierobežot to apstrādi un tiesības iebilst pret personas datu apstrādi, kas uz viņiem attiecas. Tiesības piekļūt informācijai ir ierobežotas ar trešās personas, piemēram, ziņotājas personas, likumīgām interesēm saglabāt informācijas konfidencialitāti. Ja tiek izmantotas tiesības iebilst, attiecīgais iekšējās uzticības tālruņa līnijas darbinieks nekavējoties pārbauda, cik lielā mērā saglabātie dati joprojām ir nepieciešami ziņojuma apstrādei. Dati, kas vairs nav nepieciešami, tiks nekavējoties dzēsti. Ja apstrāde pamatojas tikai uz ziņotāja skaidri izteiktu piekrišanu, ziņotājam ir tiesības jebkurā laikā atsaukt piekrišanu. Šāds atsaukums neietekmē apstrādes likumību, kas pamatojas uz piekrišanu pirms atsaukuma.
Turklāt ziņotājam ir tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei. Jo īpaši jūs varat iesniegt sūdzību kompetentajai datu aizsardzības uzraudzības iestādei dalībvalstī, kurā ir jūsu pastāvīgā dzīvesvieta, jūsu darba vieta vai iespējamā pārkāpuma vieta, tostarp datu aizsardzības uzraudzības iestādei, kas ir atbildīga par Nordzucker AG:
Lejassaksijas federālās zemes datu aizsardzības komisārs, rakstot uz e-pasta adresi poststelle@lfd-niedersachsen.de vai zvanot pa tālruni +49 (0) 511 120-4500.
Personas datu glabāšanas periods
Personas dati tiks saglabāti tik ilgi, cik nepieciešams, lai noskaidrotu situāciju un veiktu novērtējumu, tik ilgi, kamēr pastāv uzņēmuma likumiskās intereses, vai tik ilgi, cik to nosaka likums.
Ziņotāju sistēmas izmantošana
Saziņa starp jūsu datoru un ziņotāju sistēmu notiek, izmantojot šifrētu savienojumu (SSL). Jūsu datora IP adrese netiek saglabāta ziņošanas sistēmas lietošanas laikā. Lai uzturētu savienojumu starp jūsu datoru un SpeakUp sistēmu, jūsu datorā tiek saglabāts sīkfails, kas satur tikai sesijas ID (tā sauktais nulles sīkfails). Sīkfails ir derīgs tikai līdz sesijas beigām un kļūst nederīgs, kad aizverat pārlūkprogrammu.
Jums ir iespēja izveidot aizsargātu pastkasti ziņotāju sistēmā ar pseidonīmu / lietotājvārdu un paroli pēc savas izvēles. Šādā veidā jūs varat droši nosūtīt ziņojumus atbildīgajam ziņu saņemšanas birojam, norādot savu vārdu un uzvārdu vai anonīmi. Izmantojot šo sistēmu, dati tiek glabāti tikai ziņotāja sistēmā, un tāpēc tie ir īpaši droši; tā nav parasta e-pasta saziņa.
Piezīmes par pielikumu nosūtīšanu
Iesniedzot ziņojumu vai nosūtot papildinājumu, jums ir iespēja nosūtīt pielikumus atbildīgajam ziņotājam. Ja vēlaties iesniegt ziņojumu anonīmi, lūdzu, ņemiet vērā šādus drošības ieteikumus: faili var saturēt slēptus personas datus, kas var apdraudēt jūsu anonimitāti. Pirms nosūtīšanas noņemiet šos datus. Ja šos datus nevarat dzēst vai neesat pārliecināts par to, nokopējiet pielikuma tekstu ziņojuma tekstā vai nosūtiet izdrukātu dokumentu anonīmi atbilstošajam datu saņemšanas birojam, kas norādīts dokumentā, norādot atsauces numuru, ko saņemsiet ziņošanas procesa beigās.
Statuss: 15.07.2023
