Oplysninger om databeskyttelse
Det følgende afsnit indeholder oplysninger om indsamlingen, bearbejdningen og brugen af persondata i whistleblowing-systemet. Du bedes læse disse informationer om databeskyttelse omhyggeligt igennem, før du foretager en melding.
Formålet med whistleblowing-systemet
Whistleblowing-systemet (BKMS® System) anvendes til at modtage og bearbejde oplysninger vedrørende (angivelige) lovovertrædelser eller overtrædelser af interne regler til skade for TRATON GROUP på en sikker og fortrolig måde.
Ansvarlig afdeling og datasikkerhed
Afdelingen som er ansvarlig for databeskyttelsen i whistleblowing-systemet er TRATON AG, Dachauer Straße 641, DE-80995 München, Tyskland. Whistleblowing-systemet drives af den specialiserede virksomhed EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, DE-10789 Berlin, Tyskland, på vegne af TRATON AG.
Persondata og -informationer, der indtastes i whistleblowing-systemet, gemmes i databasen, der drives af EQS Group GmbH i et datacenter med høj sikkerhed. Udelukkende TRATON AG har adgang til disse data. EQS Group GmbH og andre parter har ikke adgang til dataene. Dette sikres ved hjælp af en certificeret procedure med omfattende tekniske og organisatoriske forholdsregler.
Alle data bliver krypteret og beskyttet af et multi-level password, hvilket betyder, at adgangen er begrænset til en meget lille gruppe af personer, der udtrykkeligt er autoriseret af TRATON AG. Derudover er der indgået en databeskyttelsesaftale mellem TRATON AG og EQS Group GmbH for at sikre et højt niveau i forhold til databeskyttelsen.
Fortrolig behandling af informationer
Modtagne informationer håndteres af en lille gruppe specialuddannede personer med særlig godkendelse i GRC-afdelingen af TRATON AG og behandles altid fortroligt. Medarbejderne i GRC-afdelingen undersøger kendsgerningerne i sagen og kan foretage yderligere efterforskninger af sagen. Kun disse personer har adgang til de data, der er gemt i whistleblower-portalen.
Fortrolighed kan ikke garanteres, hvis du med vilje indberetter falske oplysninger med det formål at miskreditere en person (anklage).
Under behandlingen af meldingen eller som del af efterforskningen, kan det være nødvendigt at dele informationer med andre ansatte i TRATON AG eller med andre virksomheder i TRATON GROUP, hvis fx oplysningerne vedrører aktiviteter i datterselskaber af TRATON GROUP. Hvis det er nødvendigt for efterforskningen, kan informationer deles mellem datterselskaberne af TRATON GROUP i et land uden for den Europæiske Union eller det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, hvis der gives passende garantier for databeskyttelse til de berørte personer (fx EU standardklausuler om databeskyttelse eller efter paragraf 49 i den generelle forordning om databeskyttelse). Vi sikrer altid overholdelsen af de relevante bestemmelser om databeskyttelse i forbindelse med videregivelse af oplysninger.
I tilfælde af en tilsvarende retlig forpligtelse eller et krav om databeskyttelse, når oplysningerne undersøges, kan oplysningerne også overføres til myndigheder, herunder retshåndhævende myndigheder, konkurrencemyndigheder, andre administrative myndigheder, domstole og internationale advokatfirmaer og revisionsvirksomheder, som har indgået kontrakt med TRATON GROUP.
Alle personer, som får adgang til dataene, har pligt til at behandle dem fortroligt.
De førnævnte behandlingsaktiviteter er begrundet i følgende retsgrundlag: Samtykke, der blev givet for et eller flere bestemte formål og beskyttelse af de legitime interesser af den ansvarlige person eller tredjepart (paragraf 6 (1) (a), (f) i BNPR; Paragraf 26 (2) af ny version af den tyske lov om databeskyttelse).
Information om den berørte person
I nogle tilfælde er TRATON GROUP i forhold til databeskyttelsen forpligtet til at informere den mistænkte om de beskyldninger der er blevet fremsat. Dette er et lovkrav i de tilfælde, hvor det kan konstateres på en objektiv måde, at videregivelsen af information til den mistænkte ikke længere kan have en negativ indvirkning på den pågældende undersøgelse. Så vidt det er juridisk muligt, bliver din identitet som whistleblower ikke videregivet, og der vil også blive taget forholdsregler for at sikre, at der ikke kan drages konklusioner med hensyn til din identitet som whistleblower.
Varigheden for opbevaring af persondata
Persondata vil blive opbevaret så længe det er nødvendigt i forbindelse med efterforskningen og den efterfølgende vurdering eller i forhold til lovbestemmelser om opbevaring af persondata. Når oplysningerne er blevet færdigbehandlet, vil disse data blive slettet eller anonymiseret rettidigt, i det omfang loven kræver det og ligeledes inden for to måneder. Persondata er nødvendige indtil de disciplinære eller retslige procedurer er afsluttet. Disse data slettes eller anonymiseres efter afslutningen af sådanne procedurer. Henvisningen til din identitet som whistleblower er dermed endeligt og uigenkaldeligt fjernet.
Brug af whistleblower-portalen
Den indsamlede type persondata
Brug af whistleblowing-systemet foregår på frivillig basis. Hvis du indgiver en indberetning via whistleblowing-systemet, indsamler vi følgende persondata og -informationer:
- Dit navn, hvis du vælger at oplyse din identitet
- Om du er ansat hos TRATON GROUP
- Navnene på personerne og andre persondata for personer, du angiver i din melding.
Kommunikationen mellem din computer og whistleblowing-systemet foregår via en krypteret forbindelse (SSL). Din computers IP-adresse gemmes ikke ved brug af portalen. For at opretholde forbindelsen mellem din computer og BKMS®-systemet gemmes en cookie på din computer, som kun indeholder en session-ID. Denne cookie gælder kun indtil sessionens afslutning og udløber, når du lukker din browser.
Du har mulighed for at oprette en sikker postkasse i whistleblowing-systemet, ved at bruge et pseudonym/ brugernavn og en adgangskode efter eget valg. Dette giver dig mulighed for at sende sikre meddelelser til relevante medarbejdere hos TRATON AG enten anonymt eller med navns nævnelse. Systemet gemmer kun data i whistleblowing-systemet, hvilket gør det ekstremt sikkert. Det kan ikke sammenlignes med almindelig e-mail-kommunikation.
Bemærkning vedrørende forsendelse af bilag
Hvis du foretager en melding eller sender yderligere oplysninger, kan du vedhæfte bilag til den relevante medarbejder hos TRATON AG. Vær opmærksom på følgende sikkerhedshenvisninger, hvis du vil foretage en anonym melding: Filer kan indeholde skjulte persondata, som kan være til fare for din anonymitet. Fjern disse data inden du sender din indberetning. Hvis du ikke kan fjerne disse data eller ikke rigtig ved, hvordan du skal gøre det, skal du kopiere bilagets tekst ind i indberetningens tekst eller sende det udskrevne dokument anonymt til adressen i fodnoten med angivelse af referencenummereret, som du modtager ved afslutningen på indberetningsprocessen.
Dine rettigheder
Du har ret til at blive informeret om de data der vedrører dig og til at få rettet dine data. Forudsat at der ikke er nogen lovmæssige bestemmelser om det modsatte, har du også ret til at få dine data slettet og at gøre indsigelse mod behandlingen af dine data, samt ret til at få behandlingen af dine data begrænset. Hvis vi indsamler og behandler dine persondata baseret på dit samtykke, har du også ret til at trække samtykket, som du har givet, tilbage, med virkning for fremtiden. Hvis det er nødvendigt, er vi nødt til at bekræfte din identitet, før vi kan behandle din respektive anmodning. I tilfælde af klager, er det muligt at kontakte en tilsynsmyndighed for databeskyttelse.
Kontaktpersoner i tilfælde af spørgsmål
I tilfælde af spørgsmål vedrørende dine persondata, skal du kontakte data-protection-vwtb@man.eu eller MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Dachauer Straße 641, 80995 München, Tyskland. I tilfælde af andre spørgsmål, kan du rette henvendelse til efterforskningsafdelingen investigation-office@traton.com eller TRATON AG, Dachauer Straße 641, DE-80995 München, Tyskland.