SpeakUpin tietosuojakäytäntö
Tietosuojailmoitus
Suhtaudumme tietosuojaan ja luottamuksellisuuteen erittäin vakavasti ja noudatamme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU GDPR) säännöksiä sekä sovellettavia kansallisia tietosuojasäännöksiä. Lue nämä tietosuojaa koskevat tiedot huolellisesti ennen ilmoituksen tekemistä.
Ilmoitusjärjestelmän tarkoitus ja oikeusperusta
Ilmoitusjärjestelmän (SpeakUp-järjestelmä) tarkoituksena on vastaanottaa, käsitellä ja hallinnoida turvallisesti ja luottamuksellisesti tietoja, jotka koskevat Nordzuckerin velvollisuutta noudattaa sovellettavia lakeja, sitovia sääntöjä ja määräyksiä (esim. asetuksia, hallinnollisia säädöksiä ja tuomioita) sekä sitovia sisäisiä sääntöjä ja periaatteita ja arvojamme (vaatimustenmukaisuus). Henkilötietojen käsittely SpeakUp-järjestelmän puitteissa perustuu yrityksemme oikeutettuun etuun (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f ja/tai c alakohdan mukaisesti) paljastaa ja estää väärinkäytökset ja siten estää Nordzuckerille, sen työntekijöille ja asiakkaille aiheutuvat vahingot. Jos vastaanotettu ilmoitus koskee Nordzuckerin työntekijää, käsittelyä käytetään myös rikosten tai muiden työsuhteeseen liittyvien lainrikkomusten estämiseksi. Jos teet ilmoituksen puhelimitse, oikeusperustana on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukainen suostumuksesi.
Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn. Huomaa, että peruutus on voimassa vain tulevaisuudessa.
Rekisterinpitäjällä
Käsittelypaikasta riippuen ilmiantajajärjestelmän tietosuojasta vastaava rekisterinpitäjä on
- Nordzucker AG
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig, Saksa
Puhelin: +49 531 2411-0
tai Nordzucker-konserniin kuuluva paikallinen yhtiö:
- Nordzucker Polska S.A.
5 Stycznia 54
64-330 Opalenica, Puola
Puhelin: +48614479300
- Považský cukor a.s.
Cukrovarská 311/9
91401 Trenčianska Teplá, Slovakia
Puhelin: +421326558500
- Sucros Oy
Maakunnantie 4
27820 Säkylä Suomi
Puhelin: +35810431060
- Suomen Sokeri Oy
Sokeritehtaantie 20
02460 Kantvik, Suomi
Puhelin: +358140431010
- Nordic Sugar AB
Sockerbruksgatan 4
205 04 Malmö, Ruotsi
Puhelin: +46 40 53 70 00
- Nordic Sugar A/S
Edvard Thomsens Vej 10, 7.sal
2300 Kööpenhamina, Tanska
Puhelin: +4532662500
- AB Nordic Sugar Kėdainiai
Pramonės g. 6
57500 Kėdainiai, Liettua
Puhelin: +37034767730
- Mackay Sugar Limited
Racecourse Mill Peak Downs Highway
Racecourse Via Mackay, QLD 4740, Australia
Puhelin: +61749538300
vastaavana itsenäisenä rekisterinpitäjänä (jäljempänä myös 'Nordzucker').. Ilmoitusjärjestelmästä vastaa Nordzuckerin puolesta erikoistunut yritys EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berliini, Saksa.
Ilmoitusjärjestelmään syötetyt henkilötiedot ja tiedot tallennetaan EQS Group GmbH:n ylläpitämään tietokantaan, joka sijaitsee huipputurvallisessa tietokonekeskuksessa. Vain Nordzuckerilla on pääsy tietoihin. EQS Group GmbH:lla ja muilla kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä tietoihin. Tämä taataan sertifiointimenettelyssä kattavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Kaikki tiedot on salattu ja tallennettu monitasoisella salasanasuojauksella, jotta pääsy niihin on rajoitettu vain hyvin kapealle vastaanottajien ja Nordzuckerin nimenomaisesti valtuutettujen henkilöiden ryhmälle.
Nordzucker on nimittänyt tietosuojavastaavan. Tietosuojaa koskevat tiedustelut voi lähettää osoitteeseen dataprotection@nordzucker.com.
Kerättyjen henkilötietojen tyyppi
Ilmoitusjärjestelmän käyttö on vapaaehtoista. Kun teet ilmoituksen ilmiantajajärjestelmän kautta, keräämme seuraavat henkilötiedot:
- Nimesi, jos paljastat henkilöllisyytesi,
- Olitpa sitten Nordzuckerin palveluksessa tai
- Tarvittaessa henkilöiden nimet ja muut henkilötiedot henkilöistä, jotka mainitset ilmoituksessasi.
Tietojen luottamuksellinen käsittely
Saapuvat ilmoitukset vastaanottaa pieni joukko nimenomaisesti valtuutettuja ja erityisesti koulutettuja työntekijöitä (vihjelinjan työntekijät), ja niitä käsitellään aina luottamuksellisesti. Vastaavat vihjelinjan virkamiehet tutkivat asian ja suorittavat mahdollisesti tarvittavat lisätutkimukset yksittäistapauksissa.
Kuka saa tietoni?
Ilmoituksen käsittelyn tai erityistutkimuksen yhteydessä voi olla tarpeen luovuttaa tietoja muille Nordzuckerin työntekijöille tai muiden konserniyhtiöiden työntekijöille, esimerkiksi jos tiedot liittyvät Nordzucker-konsernin muiden yhtiöiden tapahtumiin. Jälkimmäinen voi myös sijaita Australiassa ja siten Euroopan unionin ulkopuolisessa maassa. Haluamme huomauttaa, että tässä maassa ei voida taata EU:n tasoa vastaavaa tietosuojan tasoa. Tietoja luovutettaessa varmistetaan aina, että asiaa koskevia tietosuojasäännöksiä noudatetaan.
Jos raporttisi sisältö ei liity mihinkään sääntöjen noudattamista koskevaan aiheeseen, välitämme raporttisi sisäisesti asiasta vastaavalle osastolle. Henkilöstöasioissa tämä voi olla esimerkiksi henkilöstöosastomme.
Kaikki henkilöt, jotka pääsevät käsiksi tietoihin, ovat velvollisia pitämään ne luottamuksellisina.
Syytetyn henkilön tiedot
Periaatteessa meillä on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa syytetyille henkilöille, että olemme saaneet heitä koskevan vihjeen, heti kun tämä tieto ei enää vaaranna vihjeen seurantaa. Henkilöllisyyttäsi ei paljasteta - sikäli kuin se on laillisesti sallittua.
Rekisteröityjen oikeudet
EU:n tietosuojalainsäädännön mukaan ilmiantajilla ja raportissa mainituilla henkilöillä on oikeus saada pääsy henkilötietoihin, oikaista ja poistaa ne, rajoittaa henkilötietojen käsittelyä sekä oikeus vastustaa heitä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Oikeus saada tietoja rajoitetaan siltä osin kuin kolmannen osapuolen, esimerkiksi ilmoittavan henkilön, oikeutettu etu on pitää tiedot luottamuksellisina. Jos vastustamisoikeuteen vedotaan, vastaava sisäisen vihjelinjan työntekijä tarkistaa välittömästi, missä määrin tallennettuja tietoja tarvitaan edelleen ilmoituksen käsittelyä varten. Tiedot, joita ei enää tarvita, poistetaan välittömästi. Jos käsittely perustuu yksinomaan ilmiantajan nimenomaiseen suostumukseen, ilmiantajalla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Tällainen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista annettuun suostumukseen perustuvan käsittelyn laillisuuteen.
Lisäksi ilmiantajalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Voit osoittaa valituksen erityisesti sen jäsenvaltion toimivaltaiselle tietosuojaa valvovalle viranomaiselle, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka, työpaikka tai paikka, jossa väitetty rikkomus on tapahtunut, mukaan lukien Nordzucker AG:n toimivaltainen tietosuojaa valvova viranomainen:
Niedersachsenin osavaltion tietosuojavaltuutettu, sähköpostitse osoitteeseen poststelle@lfd-niedersachsen.de tai soittamalla numeroon +49 (0) 511 120-4500.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tilanteen selvittämiseksi ja arvioinnin suorittamiseksi, niin kauan kuin yrityksen oikeutettu etu sitä vaatii tai niin kauan kuin laki sitä edellyttää.
Ilmiantoportaalin käyttö
Tietokoneesi ja ilmiantajajärjestelmän välinen viestintä tapahtuu salatun yhteyden (SSL) kautta. Tietokoneesi IP-osoitetta ei tallenneta ilmiantojärjestelmän käytön aikana. Tietokoneesi ja SpeakUp-järjestelmän välisen yhteyden ylläpitämiseksi tietokoneellesi tallennetaan eväste, joka sisältää vain istunnon tunnisteen (ns. nollaeväste). Eväste on voimassa vain istunnon loppuun asti, ja se mitätöityy, kun suljet selaimesi.
Sinulla on mahdollisuus perustaa ilmiantajajärjestelmään suojattu postilaatikko, jossa on valitsemasi salanimi/käyttäjätunnus ja salasana. Näin voit turvallisesti lähettää ilmoitukset nimellä tai nimettömänä asiasta vastaavalle virkamiehelle. Tässä järjestelmässä tiedot tallennetaan yksinomaan ilmiantajajärjestelmään, ja siksi ne ovat erityisen turvallisia; kyseessä ei ole tavallinen sähköpostiviestintä.
Huomautuksia liitetiedostojen lähettämisestä
Kun lähetät raportin tai täydennyksen, sinulla on mahdollisuus lähettää liitetiedostoja asiasta vastaavalle raportoijalle. Jos haluat lähettää raportin nimettömänä, ota huomioon seuraavat turvallisuusohjeet: Tiedostot voivat sisältää piilotettuja henkilötietoja, jotka voivat vaarantaa nimettömyytesi. Poista nämä tiedot ennen lähettämistä. Jos et pysty poistamaan näitä tietoja tai olet epävarma, kopioi liitetiedoston teksti raporttitekstiin tai lähetä tulostettu asiakirja nimettömänä alatunnisteessa mainittuun osoitteeseen ja ilmoita raportointiprosessin lopussa saamasi viitenumero.
Tilanne: 15.07.2023
