关于数据保护的信息
以下部分包含有关在举报系统中收集、处理和使用个人数据的信息。发送报告前,请认真阅读此隐私信息。
举报系统的目的
举报系统(BKMS® System)用于以安全和保密的方式接收和处理与(涉嫌)违反法律或内部规定行为的相关信息,从而避免对 TRATON GROUP 造成损害。
负责部门和数据安全
举报系统数据保护的负责部门为 TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 München。举报系统系统由专业企业——EQS Group GmbH(Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germany)代表 TRATON AG 运行。
输入至举报系统中的个人数据和信息将被存储在由 EQS Group GmbH 维护的数据库中,此数据库位于高度安全的数据中心当中。只有 TRATON AG 才能访问数据。EQS Group GmbH 与其他第三方无法访问数据。通过全方位技术和组织措施,我们在认证程序中对此予以确保。
所有数据均经过加密并在多级密码保护之后获得存储,这意味着,访问仅限于 TRATON AG 明确授权的一小部分人员。此外,为了确保高水平的数据保护,TRATON AG 和 EQS Group GmbH 之间已达成数据保护协议。
对信息的保密处理
所接收的信息由 TRATON AG GRC 部门经过明确授权和受过专门培训的员工小组处理,并始终保密。GRC 调查部门的员工检查事件事实,并会进行后续案件调查。只有这些人才能访问举报门户中存储的数据。
如果您故意发送虚假信息以诋毁(诽谤)某人,则无法保证机密性。
在处理报告时或作为调查的一部分,可能需要与 TRATON AG 的其他员工或 TRATON GROUP 的其他企业共享信息,例如:如果该信息与 TRATON GROUP 子公司的活动有关。如果调查需要,可以根据旨在保护受影响者的适当数据保护保障(例如欧盟标准数据保护条款或《通用数据保护条例》(GDPR)第 49 条),与欧盟或欧洲经济区以外国家的 TRATON GROUP 子公司共享信息。在披露信息时,我们一直确保遵守相关数据保护法。
如果在调查过程中存在相应的法律义务或数据保护要求,信息也可能传递给执法机构、竞争管理机构、其他行政机关、法院、国际律师事务所和 TRATON GROUP 签约委托的审计公司等机构。
所有拥有数据访问权限的人员均有保密义务。
上述处理活动的法律依据如下:为一个或多个特定目的而给予同意并保护责任人或第三方的合法利益(《通用数据保护条例》第 6(1)(a)、(f)条;新版《德国数据保护法案》第26(2)条)。
受影响人的信息
在某些情况下,TRATON AG 根据数据保护法有义务向嫌疑人通报针对其的指控。对于在客观上能够确定向嫌疑人披露信息不再会对有关调查产生不利影响的情况,这是一项法律要求。在法律允许的范围内,您作为举报人的身份将不会被披露,并且还将采取措施确保不会追溯至您作为举报人的身份。
个人数据的保存时间
个人数据将在满足调查目的、后续评估所需的时间内或法律要求我们予以存储的时间内存储。信息处理完毕后,这些数据将在适当的期限后删除或接受匿名化处理,如果存在法律要求,则会在两个月内执行。如果纪律或司法程序需要利用个人数据,这些数据将在此类程序结束后删除或接受匿名化处理。由此将明确且不可逆转地删除与您作为举报人身份的关联。
举报门户的使用
所收集个人数据的类型
该举报系统的使用采取自愿原则。如果通过举报系统发送检举报告,我们将收集以下个人数据和信息:
- 您的姓名(如果您披露您的身份)
- 您是否为 TRATON GROUP 员工
- 如适用,您报告中所提及人员的姓名和其他个人数据。
您计算机和报告系统之间的通信通过加密连接(SSL)进行。使用举报门户时,不会存储计算机的 IP 地址。为了保持您的计算机和 BKMS® System 之间的连接,将在您的电脑上储存一个仅包含会话 ID 的 Cookie。此 Cookie 有效期只至您的会话结束,并在您关闭浏览器时失效。
您还可以自行选择假名/用户名和密码,以在举报系统中设置保密信箱。这令您能够通过实名或匿名的方式向 TRATON AG 的相关员工发送安全信息。此系统仅在举报系统中保存数据,这使得其尤为安全。保密信箱并非普通的电子邮件通信形式。
附件发送注意事项
发送报告或补充信息时,您可以选择向 TRATON AG 相关员工发送附件。如果您希望匿名发送检举报告,请遵守以下安全信息:文件可能包含隐藏的个人数据,这些可能会危及您的匿名性。发送文件之前删除此类数据。如果无法删除这些数据或不确定如何操作,则可将附件内容复制到检举报告文本框内,或以匿名方式将文档打印件发送至脚注中列出的报告收件人处,同时注明报告流程末尾获取的参考编号。
您的权利
您有权获知与您相关的数据以及纠正数据的权利。如果没有相反的法律规定,您还有权删除、反对处理您的数据,以及限制处理您的数据的权利。如果我们根据您的同意收集和处理您的个人数据,您也有权撤销您授予的同意,并针对未来生效。如有必要,我们需要先验证您的身份,然后才能处理您的相应请求。如需投诉,可以联系数据保护监督机构。
存有疑问情况下的联系人
如果您对个人数据有疑问,请联系 data-protection-vwtb@man.eu 或 MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Dachauer Straße 641, 80995 Munich, Germany。如有其他问题,请联系调查部门 investigation-office@traton.com 或 TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 München。