针对 BKMS® System 适用的欧盟《通用数据保护条例》(“GDPR”)数据保护政策
我们非常重视数据保护和保密,并严格遵守欧盟《通用数据保护条例》(EU-GDPR)以及适用的国家数据保护条例的规定。发送报告前,请认真阅读此数据保护信息。
举报系统的目的和法律基础
举报系统(BKMS® System)用于安全保密地接收、处理和管理关于违反 BEFESA 合规守则的报告。在 BKMS® System 中处理个人数据以我们企业查明和防范不当行为的合法利益为基础,由此避免对 BEFESA 及其员工和客户造成损害。欧盟《通用数据保护条例》第 6 章、第(1)条、第(f)项是数据处理的法律依据。
职责权限
举报系统中负责数据保护的各方
- Befesa Management Services GmbH 和
- Befesa S.A. 与 其子公司
作为具有相互独立责任的各方(以下也称:“BEFESA”)。报告系统由专业企业——EQS Group AG, Bayreuther Str.35, 10789,德国柏林)代表 BEFESA 进行运维。
输入至报告系统中的个人数据和信息将被存储在由 EQS Group AG 维护的数据库中,此数据库位于高度安全的数据中心当中。仅 BEFESA 有权访问数据。EQS Group AG 与其他第三方无法访问数据。通过全方位技术和组织措施,我们在认证程序中对此予以确保。
所有数据均通过多层密码保护获得加密储存,以使只有 BEFESA 获得明确授权的一小部分人员有权进行访问。
BEFESA 已经任命了一名数据保护专员。有关数据保护的问题可以发送至 dataprotection@befesa.com。
收集个人数据的类型
该报告系统的使用采取自愿原则。如果通过举报系统发送检举报告,我们将收集以下个人数据和信息:
- 您的姓名(如果您选择公开自己的身份),
- 您是否在 BEFESA 工作,以及
- 您在报告中所指明的其他人员的姓名和其他个人数据。
报告的机密处理
所收到的报告由明确获得授权并经过专门培训的 BEFESA 合规部门员工接收,而且始终获得保密处理。BEFESA 合规部门的员工对事件进行评估,并针对特定情况采取所需的进一步调查。
在报告处理或专项调查过程中,可能需要将报告与 BEFESA 的其他员工或集团企业员工分享,例如如果报告同样提及子公司的事件。后者可能位于欧盟或欧洲经济区之外的国家和地区,这些拥有不同的个人数据保护法规。我们始终确保共享报告时遵守适用的数据保护法规。
所有拥有数据访问权限的人员均有保密义务。
被指控人员的信息
作为一项基本原则,我们按照法律规定必须告知被告方,我们已经收到针对其的报告,除非这将威胁对报告的后续调查。在此过程中,您的举报人身份将在法律允许的情况下获得保密。
数据主体的权利
根据欧洲数据保护法规,您和报告中指明的人员有权查询、更正、删除、限制处理和反对处理相关个人数据。如果实施异议权,我们将立即检查所存储的数据对于报告处理的必要性。不再需要的数据将被立即删除。此外,您也有权向主管监督机构提出投诉。
个人数据的保存期限
个人资料将被保留,直到澄清情况并完成报告评估为止,或存在企业的合法利益,或法律有此要求。在报告处理结束后,此数据将按照法定要求被删除。
使用报告门户网站
您计算机和报告系统之间的通信通过加密连接(SSL)进行。您的 IP 地址不会在使用报告系统时被存储。为了保持您计算机和 BKMS® System 之间的连接,将在您的电脑上储存一个 Cookie,仅包含会话 ID(即会话 Cookie)。此 Cookie 有效期只至您的会话结束,并在您关闭浏览器时到期。
在报告系统中可以设置信箱,并以自行选择的假名/用户名和密码进行保密。这使您可以通过实名或匿名安全的方式向 BEFESA 负责员工发送报告。此系统仅在报告系统中保存数据,这使其尤为安全。这并非普通的电子邮件通信形式。
附件发送注意事项
在提交报告或附加文件时,可同时发送附件给 BEFESA 的负责员工。如果您希望发送匿名报告,请注意以下安全提示:文件可能包含隐藏的个人数据,它将会危及您的匿名性。发送前请删除此类数据。如果无法删除此数据或不确定如何操作,则可将附件内容复制到检举报告文本框内,或以匿名方式将文档打印件发送至脚注中列出的报告收件人处,同时注明报告流程结束时获取的参考编号。