Informazioni sulla protezione dei dati
La sezione che segue contiene informazioni sulla raccolta, l’elaborazione e l’uso di dati personali nell’ambito del sistema di whistleblowing. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Obiettivo del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) è utilizzato per ricevere e trattare in modo sicuro e riservato informazioni riguardanti (presunte) violazioni delle leggi o infrazioni ai regolamenti interni a danno di TRATON GROUP.
Ufficio responsabile e sicurezza dei dati
L’ufficio responsabile della protezione dei dati del sistema di whistleblowing è la TRATON SE, Hanauerr Straße 26, 80992 Monaco di Baviera. Il sistema di whistleblowing è gestito da un'azienda specializzata, la EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto della TRATON SE.
I dati personali e le informazioni inseriti nel sistema di whistleblowing sono memorizzati in una banca dati gestita dalla EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo la TRATON SE può accedere ai dati. La EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Ciò è garantito da una procedura certificata che comprende ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono codificati e memorizzati con una protezione a più livelli tramite password, di conseguenza l’accesso è limitato a un gruppo molto ristretto di persone espressamente autorizzate dalla TRATON SE. Inoltre, per assicurare un alto livello di protezione dei dati è stato stipulato un contratto di protezione dei dati tra la TRATON SE e la EQS Group GmbH.
Tipologia di dati personali raccolti
Il sistema di whistleblowing è utilizzato su base volontaria. Non ha alcun obbligo legale o contrattuale di fornire i Suoi dati personali.
Raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali quando invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing:
- Il Suo nome o/e dati personali di contatto e identificativi, se divulga la Sua identità (segnalazione non anonima)
- Se Lei è un dipendente del Gruppo TRATON, vale a dire i dati di contatto professionale e dell'organizzazione (professionale), se divulgati da Lei (segnalazione non anonima) e, ove applicabile, i nomi delle persone e altri dati personali delle persone citate nella Sua segnalazione.
Trattamento riservato delle informazioni
Le informazioni in arrivo sono gestite da un piccolo gruppo di dipendenti dell’ufficio GRC della TRATON SE espressamente autorizzati e appositamente formati, e sono trattate sempre in modo riservato. I dipendenti dell’ufficio investigativo GRC verificano i fatti e possono svolgere un’ulteriore indagine correlata al caso. Solo queste persone hanno accesso ai dati archiviati nel portale per whistleblower.
Non è possibile garantire la riservatezza se Lei invia deliberatamente informazioni false allo scopo di gettare discredito su una persona (denuncia).
Durante il trattamento di una segnalazione o nel quadro di un’indagine può rendersi necessario condividere informazioni con altri dipendenti della TRATON SE o altre aziende del TRATON GROUP, ad es. se le informazioni riguardano attività delle sussidiarie della TRATON SE. Se l’indagine lo richiede, è possibile che vengano condivise informazioni con sussidiarie del TRATON GROUP situate in un paese al di fuori dell'Unione Europea o dell'area economica Europea, sulla base di adeguate garanzie di protezione dei dati volte a tutelare le persone interessate (ad es. le clausole standard della UE in materia di protezione dei dati o l’art. 49 dell’RGPD). In relazione alla rivelazione di informazioni, garantiamo sempre la compliance con la normativa sulla protezione dei dati pertinente. Se necessario, il testo informativo da Lei fornito verrà trasmesso ai partner in subappalto della EQS Group GmbH per la traduzione. L'accordo sulla protezione dei dati stipulato con EQS Group GmbH si applica anche a questi partner, per cui anche qui è garantito un elevato grado di protezione e sicurezza dei dati.
In caso di obbligo legale corrispondente o se TRATON SE o una terza parte ha un legittimo interesse a indagare sulle informazioni, queste potrebbero essere inoltrate anche ad altre istanze quali autorità di contrasto, autorità garanti della concorrenza, altre autorità amministrative, tribunali, nonché studi legali e società di revisione contabile internazionali incaricate dalla TRATON SE o da un’altra società del TRATON GROUP.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza
Informazioni della persona interessata
In alcuni casi le leggi sulla protezione dei dati obbligano la TRATON SE ad informare la persona sospettata delle accuse mossele. Si tratta di un requisito di legge nei casi in cui si può stabilire obiettivamente che la rivelazione delle informazioni alla persona sospettata non possa più ripercuotersi negativamente sull’indagine del caso. Se Lei ha divulgato il Suo nome o altri dati personali (segnalazione non anonima), la Sua identità di whistleblower non sarà divulgata, per quanto legalmente possibile, e saranno inoltre adottate misure per garantire che non si possano trarre conclusioni in merito la Sua identità come whistleblower.
Basi giuridiche
Le predette attività di trattamento sono giustificate dalle seguenti basi giuridiche:
- Raccolta, trattamento e comunicazione dei Suoi dati personali in caso di segnalazione non anonima: consenso al trattamento dei dati personali per una o più finalità specifiche (art. 6 comma 1 lett. a RGPD).
- Raccolta, elaborazione e comunicazione dei dati personali delle persone incluse nella segnalazione: ai fini di tutelare gli interessi legittimi perseguiti dal responsabile del trattamento o da terzi (art. 6 comma. 1 lett. f RGPD). È interesse legittimo di TRATON SE rivelare, elaborare, sopprimere e sanzionare violazioni della legge e gravi violazioni dei doveri dei dipendenti del gruppo in modo efficace con un elevato livello di riservatezza per evitare danni e rischi di responsabilità per il Gruppo TRATON ai sensi degli art. 30, 130 OWiG (legge tedesca sugli illeciti amministrativi). Il punto 4.1.3 del Codice tedesco di coporate governance richiede l'istituzione di un sistema di whistleblowing per consentire ai dipendenti e a terzi di divulgare segnalazioni di violazioni legali all'interno dell'azienda in modo sicuro e adeguato.
- Divulgazione di dati personali in caso di segnalazione non anonima ad altri destinatari: il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale (art. 6 comma 1 lett. c RGPD.
Durata della conservazione dei dati personali
I dati personali verranno conservati per il tempo richiesto dall’indagine e dalla successiva valutazione e, inoltre, fino a quando i periodi di conservazione previsti dalla legge, dal contratto o dalla legge ci obbligano a conservarli. Una volta trattate le informazioni, questi dati verranno cancellati o resi anonimi in conformità con i requisiti legali specifici del paese. In caso di anonimizzazione, il riferimento alla Sua identità di whistleblower verrà rimosso in modo definitivo e irreversibile
Utilizzo del portale di whistleblowing
Comunicazione crittografata e casella di posta personalizzata
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di segnalazione avviene tramite una connessione crittografata (SSL). L'indirizzo IP del Suo computer non viene memorizzato durante l'uso del portale di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato sul Suo computer un cookie che contiene solamente l'ID di sessione. Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
Ha la possibilità di usare uno pseudonimo/nome utente e una password di Sua scelta per configurare una casella di posta protetta nel sistema di whistleblowing. Ciò Le consente di inviare messaggi protetti ai dipendenti pertinenti della TRATON SE, in modo nominativo o anonimo. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di whistleblowing, che li rende particolarmente sicuri. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Utilizzando un PC pubblico (ad es. in un internet café) protegge ulteriormente il Suo anonimato.
Nota sull'invio di allegati
Quando invia una segnalazione o informazioni supplementari, ha la possibilità di inviare allegati ai pertinenti dipendenti della TRATON SE. Se desidera inviare la segnalazione anonimamente, tenga presenti le seguenti informazioni sulla sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Rimuova questi dati prima dell'invio. Se non sa rimuovere questi dati o non è sicuro/a su come procedere, copi il testo dell’allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo riportato a piè di pagina, specificando il numero di riferimento ricevuto alla fine del processo di segnalazione.
I Suoi diritti
Ha il diritto di ricevere informazioni sui dati correlati alla Sua persona, nonché il diritto di esigere la rettifica dei Suoi dati e anche il diritto di chiedere la cancellazione e la limitazione del trattamento (blocco) dei Suoi dati raccolti anche per le finalità sopra indicate come il diritto al trasferimento dei dati, a meno che non vi siano disposizioni legali contrarie.
Inoltre, esiste un diritto di opposizione al trattamento dei dati, a condizione che il trattamento si basi sull'art. 6 comma 1 lett. f RGPD (interesse legittimo).
Inoltre, ha il diritto di revocare il Suo consenso in qualsiasi momento (in caso di segnalazione non anonima). La Sua revoca non pregiudica la liceità della raccolta e del trattamento dei Suoi dati personali in base al Suo consenso fino a quel momento.
Se necessario, dobbiamo verificare la Sua identità prima di poter dare seguito ad una sua richiesta in tal senso.
Interlocutore in caso di domande
Per revocare il Suo consenso (in caso di segnalazione non anonima) o per esercitare i Suoi diritti in merito ai Suoi dati, utilizzi il modulo di contatto (https://traton.com/en/data-protection.html) o contatti MAN T&B, Bereich FIO , Zentralteam Datenschutz, Hanauer Straße 26, 80992 Monaco di Baviera.
Può contattare il responsabile della protezione dei dati di TRATON SE tramite: TRATON SE, all’attenzione del responsabile della protezione dei dati, Hanauer Straße 26, 80992 Monaco di Baviera.
In caso di altre domande, si prega di fare riferimento all'ufficio investigativo Investigation-office@traton.com o TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 Monaco di Baviera.
Ha anche la possibilità di contattare un'autorità di controllo della protezione dei dati in caso di reclami.
