Informativa sulla protezione dei dati
La protezione dei vostri dati e la riservatezza della vostra identità sono molto importanti per l’azienda del Gruppo FUCHS (“FUCHS”). FUCHS tratta i dati personali esclusivamente in conformità con il regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (“RGPD dell’UE”) e con le norme nazionali in vigore sulla protezione dei dati. Grazie all’eccellente sistema di crittografia e autorizzazioni, FUCHS garantisce uno straordinario livello di protezione dei dati all’interno di BKMS® Compliance System (“sistema di whistleblowing”), che include anche l’identità dei whistleblower. FUCHS consente inoltre di inviare segnalazioni in forma anonima. Leggete con attenzione questa informativa sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Finalità e base giuridica del sistema di whistleblowing
Il sistema di whistleblowing ha lo scopo di ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni relative a violazioni della legge e dei regolamenti interni aziendali (ad esempio il Codice di Condotta) inviate da dipendenti del Gruppo FUCHS, da partner commerciali e da terze parti e inoltre aiuta a risolvere le rispettive situazioni. Consente anche di fare domande e di rispondere in merito a questioni di compliance presso FUCHS.
Il trattamento dei dati personali nel quadro del sistema di whistleblowing avviene in conformità con l’art. 6(1)(1)(f) del RGPD dell’UE, sulla base dell’interesse legittimo di FUCHS a scoprire e prevenire violazioni di carattere legale e pratiche scorrette. Fatti di questo tipo possono causare ingenti danni alla nostra posizione finanziaria e alla nostra reputazione. L’interesse legittimo di FUCHS prevale quindi sui diritti degli interessati all’autodeterminazione informativa, soprattutto grazie alle misure tecniche e organizzative che implementiamo per ridurre al minimo qualsiasi compromissione di tale autodeterminazione e per proteggere la riservatezza e l’integrità dei dati.
Responsabile
I responsabili della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing sono
- FUCHS SE, Einsteinstr. 11, D-68169 Mannheim (tel.: +49 (0)621 3802-0, fax: +49 (0)621 3802-7190, e-mail: kontakt@fuchs.com) e
- le sue società controllate: https://www.fuchs.com/gruppe/unternehmen/das-unternehmen/fuchs-weltweit/
come parti con reciproca responsabilità autonoma. Il sistema di whistleblowing è gestito da un’azienda specializzata, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di FUCHS.
EQS Group GmbH gestisce un database in un data centre ad alta sicurezza, dove sono conservati i dati e le informazioni personali. Solamente FUCHS è in grado di decodificare e visualizzare i dati. Né EQS Group GmbH né altre terze parti hanno accesso a dati interpretabili. Ciò è garantito da una procedura certificata che comprende ampie misure tecniche e organizzative. Tutti i dati sono crittografati e archiviati con vari livelli di protezione tramite password. L’accesso è limitato alle persone espressamente autorizzate che lavorano all’interno di FUCHS e che devono usare i dati per le finalità del sistema di whistleblowing.
FUCHS ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Le richieste di informazioni relative alla protezione dei dati all’interno di FUCHS devono essere indirizzate all’avvocato Dr. Karsten Kinast, LL.M., KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Hohenzollernring 54, D-50672 Colonia, Germania.
Tipo di dati personali raccolti
L’uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Quando inviate una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, in un primo momento FUCHS raccoglie solo i dati personali che voi fornite a FUCHS. Questi dati comprendono in genere:
- nome, se scegliete di rivelare la vostra identità;
- se siete dipendenti di FUCHS e in quale reparto lavorate;
- altri dati personali (ad es. data di nascita, numeri di telefono o fax, indirizzi e-mail o postali, numero di targa del veicolo, relazioni con altre persone, altre caratteristiche e attributi personali, ecc.) ricavati dalla segnalazione;
- nomi e altri dati personali di eventuali persone (v. gli esempi sopra riportati) che menzionate nella vostra segnalazione.
Nel caso in cui FUCHS o terze parti raccolgano altri dati personali nel corso dell’indagine condotta a seguito della segnalazione, anche tali dati potranno essere trattati tramite il sistema di whistleblowing.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono sempre ricevute e gestite nella massima riservatezza possibile da una piccola cerchia di dipendenti espressamente autorizzati e in possesso di una qualifica speciale dell’organizzazione di compliance di FUCHS. I dipendenti dell’organizzazione di compliance di FUCHS valutano la questione e procedono alle eventuali indagini necessarie per il caso specifico.
Nell’ambito dell’elaborazione di una segnalazione, in particolare nel corso di un’indagine, può rivelarsi necessario condividere informazioni con altri dipendenti di FUCHS, compresi i dipendenti di altre aziende del Gruppo FUCHS, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti e situazioni verificatisi nelle aziende del Gruppo FUCHS. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo, in cui possono vigere normative diverse sulla protezione dei dati personali. Anche quando condivide le segnalazioni, FUCHS si attiene sempre alle norme applicabili in materia di protezione dei dati.
Tutte le persone che lavorano all’interno di FUCHS e hanno accesso ai dati hanno l’obbligo di mantenerne la riservatezza.
Notifica ai soggetti accusati
FUCHS ha l’obbligo legale di informare i soggetti accusati che è stata ricevuta una segnalazione che li riguarda, non appena e nella misura in cui la divulgazione di tali informazioni, in base alla valutazione di FUCHS, non comprometta più l’indagine. Se non avete inviato la segnalazione in forma anonima, FUCHS non rivelerà l’identità del whistleblower, salvo il caso in cui la legge lo richieda, e continuerà a trattare queste informazioni in maniera riservata.
Diritti degli interessati
Ai sensi della legge europea sulla protezione dei dati, voi e i soggetti menzionati nella segnalazione (gli interessati) avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporvi al trattamento dei dati personali che vi riguardano. Se un interessato si avvale del diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, FUCHS valuterà immediatamente se la conservazione dei dati è assolutamente necessaria per l’analisi di una segnalazione. In questo caso, l’ulteriore trattamento avrà luogo solo se FUCHS sarà in grado di dimostrare motivi legittimi cogenti che prevalgono su interessi, diritti e libertà dell’interessato. FUCHS cancellerà immediatamente i dati che non sono più necessari. Avete inoltre il diritto di ricorrere all’autorità di vigilanza.
Periodo di conservazione dei dati personali
FUCHS conserva i dati personali per il tempo necessario a chiarire la situazione ed eseguire una valutazione finale della segnalazione e finché sussiste un interesse legittimo da parte di FUCHS o la conservazione è richiesta dalla legge. Una volta conclusa l’elaborazione della segnalazione, FUCHS cancellerà i dati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di whistleblowing
La comunicazione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il vostro indirizzo IP non sarà memorizzato durante l’uso del sistema di whistleblowing. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e il sistema di whistleblowing, sul vostro computer viene memorizzato un cookie che contiene solamente l’ID di sessione (chiamato anche cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
Nel sistema di whistleblowing è possibile creare una casella di posta protetta con uno pseudonimo/un nome utente e una password scelti individualmente. In questo modo potete inviare informazioni supplementari al dipendente di FUCHS responsabile dell’elaborazione della segnalazione o rispondere alle sue domande, in forma nominativa o anonima. Tutti i dati inviati tramite la casella di posta sono crittografati e conservati esclusivamente nel sistema di whistleblowing: in questo modo i dati usufruiscono di una protezione speciale superiore a quella delle normali comunicazioni tramite e-mail.
Nota sull’invio di allegati
Quando inviate una segnalazione o un’informazione supplementare, potete inviare anche degli allegati al dipendente di FUCHS responsabile dell’elaborazione della segnalazione. Se desiderate mantenere l’anonimato, tenete presente la seguente nota sulla sicurezza: I file (allegati e-mail di qualsiasi tipo) possono contenere dati personali nascosti in grado di compromettere il vostro anonimato. Eliminate questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non siete in grado di eliminare questi dati o non avete la certezza di averli completamente rimossi, copiate il testo dell’allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all’indirizzo indicato a piè di pagina, indicando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: 1° giugno 2019