Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den geltendennationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichenHinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf bestimmte Straftaten sowieGesetzesverstöße beispielsweise in den Bereichen der Wirtschaftskriminalität und derKorruption auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.Weitergehende Erläuterungen finden sich im BKMS® System selber.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die
PHOENIX TESTLAB GmbH
Königswinkel 10
32825 Blomberg (Deutschland)
Tel.: +49 5235 95 00-0
Fax: +49 5235 95 00-10
office@phoenix-testlab.de
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München in Deutschland, im Namen der PHOENIX TESTLAB GmbH(im Folgenden „PHOENIX TESTLAB“) betrieben.
Datensicherheit
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden,werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einemHochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die EQS Group GmbH hat selbst keinenZugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassendetechnische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsseltund mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engenKreis ausdrücklich von PHOENIX TESTLAB autorisierter Personen beschränkt ist.
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eineverschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzungdes Hinweisgeberportals nicht gespeichert.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über dasHinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten undInformationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen möchten oder müssen (z.B.Portugal),
- ob Sie bei PHOENIX TESTLAB beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten derPersonen,
die Sie selber in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden im BKMS® System von einem sehr engen Kreis ausdrücklichautorisierter und speziell geschulter Personen von PHOENIX TESTLAB entgegengenommen. Dieautorisierten Personen prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eineweitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Sofern weitere Kommunikationzwischen PHOENIX TESTLAB, und Ihnen als Hinweisgeber geboten ist, geschieht diesvertraulich – und auf Wunsch auch anonym – über das BKMS® System.
Die Informationen werden nach Abstimmung mit Ihnen und auf Wunsch unter Wahrung IhrerAnonymität zur Festlegung des weiteren Vorgehens von der Geschäftsführung ggf. anausdrücklich autorisierte Fachexperten weitergeleitet und dort sorgfältig geprüft.Erhärtet sich der Anfangsverdacht, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Im Rahmen derBearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendigsein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der PHOENIX TESTLAB weiterzugeben.
Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei derWeitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Jede Person, die Zugang zu den Datenerhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzernamen und Passwort,einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise könnenSie der Geschäftsführung von PHOENIX TESTLAB, namentlich oder anonym, sicher Meldungensenden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystemgespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnlicheE-Mail-Kommunikation.
Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird einCookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog.Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beimSchließen des Browsers ungültig.
Es kommen keinerlei Webtracking-Tools zum Einsatz.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, Anhängezu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte denfolgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Datenenthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden.Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den TextIhres Anhangs zu Ihrem Meldungstext.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließendeBeurteilung erfordert. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Datenentsprechend den gesetzlichen Vorgaben, in der Regel nach 3 Monaten, gelöscht.
Auskunftsrecht/Änderung und Löschung personenbezogener Daten
Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte, oderwenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, können Sie sich gerne an unswenden. Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehreinverstanden oder diese unrichtig geworden sein, werden wir auf Ihre entsprechendeWeisung hin im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen die Korrektur, Sperrung oderLöschung Ihrer Daten veranlassen. Auf Wunsch erhalten Sie Auskunft über diepersonenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben. Bitte wenden Sie sich beiBedarf an die oben genannte verantwortliche Stelle.
Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Soweit PHOENIX TESTLAB diese Webseite anpasst, das Verfahren ändert oder wenn sich dieInternet- und IT-Sicherheitstechnik weiterentwickelt, wird diese Datenschutzerklärungaktualisiert. Wir behalten uns daher das Recht vor, die Erklärung nach Bedarf zu ändernoder zu ergänzen. Die jeweils aktuelle Version werden wir an dieser Stelleveröffentlichen.
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Stand: Dezember 2019