Protezione dei dati personali
Per noi è molto importante proteggere la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle normative nazionali vigenti sulla tutela dei dati. Leggete con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Obiettivo del sistema di segnalazione
Il sistema di segnalazione (BKMS® System) offre un portale sicuro e riservato per ricevere ed elaborare informazioni su determinati illeciti e violazioni delle norme sui reati dei colletti bianchi (ad es. corruzione) nonchè su altri comportamenti illeciti (ad es. violazioni del Code of compliance del Gruppo Würth).
Sicurezza dei dati
Le informazioni e i dati riportati verranno esaminati dalla Adolf Würth GmbH & Co. KG, Reinhold-Würth-Straße 12-17, D-74653 Künzelsau e, se necessario, da sue collegate ai sensi dell'art. 15 AktG (nominate collettivamente “Würth”). Il sistema di segnalazione è gestito da un'azienda specializzata, la EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto della Adolf Würth GmbH & Co KG (di seguito indicata come: “azienda”).
I dati personali e le informazioni inserite nel sistema di segnalazione sono memorizzate in una banca dati gestita dalla EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo Würth ha accesso a tali dati. La EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso a tali dati, come viene garantito nella procedura certificata da complessi accorgimenti tecnico-organizzativi.
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione tramite password, per cui l'accesso è limitato ad una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate in Würth.
Tipo di dati personali raccolti
L'utilizzo del sistema di segnalazione avviene su base volontaria. Se invierete una segnalazione con questo sistema, raccoglieremo i seguenti dati e informazioni prersonali:
- nome, se sceglie di rivelare la vs. identità,
- se siete dipendente Würth, e
- i nomi e altri dati personali delle persone menzionate nella segnalazione.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo vengono ricevute da una ristretta cerchia di dipendenti espressamente autorizzati e specificatamente qualificati da Würth e vengono sempre trattate con riservatezza. Questi dipendenti valutano la situazione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Nell'elaborazione di una segnalazione o nell'esecuzione di una specifica indagine, può essere necessario inoltrare le segnalazioni al personale Würth, ad esempio dipendenti della revisione di Gruppo o del reparto HR. Per elaborare la segnalazione, può risultare necessario inoltrare i dati a Paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo, che hanno normative diverse sulla protezione dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali vengono conservati per il tempo necessario a chiarire e valutare la situazione. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati vengono cancellati in conformità alle disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il vs. computer e il sistema di segnalazione avviene attraverso una connessione crittografata (SSL). Il vs. indirizzo IP non verrà memorizzato mentre state utilizzando il sistema di segnalazione. Per mantenere la connessione tra il vs. computer e il BKMS® System, sul vs. computer verrà memorizzato un cookie contenente esclusivamente l'ID di sessione (chiamato anche cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scadrà alla chiusura del browser.
All'interno del sistema di segnalazione è possibile creare una casella di posta protetta da un nome utente e una password a scelta individuale. Questo vi consentirà di inviare in tutta sicurezza le segnalazioni al dipendente W[ürth di competenza, sia in forma nominativa che anonima. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di segnalazione, rendendolo particolarmente sicuro. Non è una classica comunicazione via mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione integrativa, al dipendente Würth di competenza, è possibile aggiungere anche eventuali allegati. Se intendente inviare una segnalazione anonima, Vi preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il vs. anonimato. Rimuovete questi dati prima d'inviare la segnalazione. Se non siete in grado di rimuovere questi dati o non siete sicuri su come farlo, copiate il testo dell'allegato nel testo della segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: Febbraio 2017