Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf bestimmte Straftaten sowie Gesetzesverstöße beispielsweise in den Bereichen der Wirtschaftskriminalität und der Korruption auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Weitergehende Erläuterungen finden sich im BKMS® System selber.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die
Phoenix Contact GmbH & Co. KG
Flachsmarktstr. 8
32825 Blomberg (Deutschland)
Tel. +49 5235 3-00
info@phoenixcontact.com
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen der Phoenix Contact GmbH & Co. KG (im Folgenden „Phoenix Contact“) betrieben.
Datensicherheit
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die EQS Group GmbH hat selbst keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich von der Phoenix Contact autorisierter Personen beschränkt ist.
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen möchten oder müssen (z.B. Portugal),
- ob Sie bei Phoenix Contact beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen,
die Sie selber in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden im BKMS® System von einem sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Rechtsanwälte einer international agierenden, externen Anwaltskanzlei entgegengenommen. Die autorisierten Rechtsanwälte prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Sofern weitere Kommunikation zwischen den Rechtsanwälten, die von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, und Ihnen als Hinweisgeber geboten ist, geschieht dies vertraulich – und auf Wunsch auch anonym – über das BKMS® System.
Die Informationen werden nach Abstimmung mit Ihnen und auf Wunsch unter Wahrung Ihrer Anonymität zur Festlegung des weiteren Vorgehens von der Anwaltskanzlei an das Corporate Compliance Management von Phoenix Contact weitergeleitet und dort sorgfältig geprüft. Erhärtet sich der Anfangsverdacht, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Phoenix Contact oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften von Phoenix Contact weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften von Phoenix Contact beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können.
Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzernamen und Passwort, einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem Rechtsanwalt, namentlich oder anonym, sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Es kommen keinerlei Webtracking-Tools zum Einsatz.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem Rechtsanwalt Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, in der Regel nach 3 Monaten, gelöscht.
Auskunftsrecht/Änderung und Löschung personenbezogener Daten
Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte, oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, können Sie sich gerne an uns wenden. Sollten Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden oder diese unrichtig geworden sein, werden wir auf Ihre entsprechende Weisung hin im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen die Korrektur, Sperrung oder Löschung Ihrer Daten veranlassen. Auf Wunsch erhalten Sie Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben. Bitte wenden Sie sich bei Bedarf an die oben genannte verantwortliche Stelle.
Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Soweit Phoenix Contact diese Webseite anpasst, das Verfahren ändert oder wenn sich die Internet- und EDV-Sicherheitstechnik weiterentwickelt, wird diese Datenschutzerklärung aktualisiert. Wir behalten uns daher das Recht vor, die Erklärung nach Bedarf zu ändern oder zu ergänzen. Die jeweils aktuelle Version werden wir an dieser Stelle veröffentlichen.
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Stand: Juni 2018