Información sobre protección de datos
La siguiente sección ofrece información sobre la recogida, el procesamiento y el uso de datos personales en el contexto del sistema de denuncia. Por favor, antes de enviar un mensaje lea detenidamente la siguiente información sobre privacidad.
Propósito del sistema de denuncia
El sistema de denuncia (BKMS® System) se utiliza para recibir y procesar de manera segura y confidencial información sobre (presuntas) violaciones de la legislación o incumplimientos de las normas internas en perjuicio de TRATON GROUP.
Entidad responsable y seguridad de los datos
La entidad responsable de la protección de los datos en el sistema de denuncia es TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992, Múnich. El sistema de denuncia lo administra una empresa especializada, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de TRATON SE.
Los datos personales y la información introducida en el sistema de denuncia se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group GmbH en un centro de datos de alta seguridad. Solo TRATON SE tiene acceso a los datos. EQS Group GmbH y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza mediante un procedimiento certificado que hace uso de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se encriptan y almacenan utilizando protección multinivel mediante contraseña, lo que significa que el acceso está restringido a un reducido grupo de personas expresamente autorizadas por TRATON SE. Además, para garantizar un nivel elevado de protección de datos, se ha celebrado un acuerdo de protección de datos entre TRATON SE y EQS Group GmbH.
Tipo de datos personales recogidos
El uso del sistema de denuncia es voluntario. No tiene ninguna obligación legal ni contractual de proporcionar sus datos personales.
Cuando envía un mensaje a través del sistema de denuncia, recopilamos la siguiente información y datos personales:
- Su nombre o información de identificación y contacto personal, en caso de que revele su identidad (mensaje no anónimo)
- Si es usted empleado del Grupo TRATON, es decir, es decir, los datos de contacto profesional y de la organización (profesional), en caso de que los revele (mensaje no anónimo), y, en su caso, los nombres de las personas y otros datos personales de las personas mencionadas en su mensaje.
Tratamiento confidencial de la información
La información recibida es procesada por un reducido grupo de empleados con formación específica y expresamente autorizados del Departamento GRC de TRATON SE, y es tratada siempre de manera confidencial. Los empleados del Departamento de Investigación de GRC verifican los hechos del caso y pueden llevar a cabo una investigación adicional. Solamente estas personas tienen acceso a los datos almacenados en el portal de denuncia.
No se podrá garantizar la confidencialidad si usted envía información falsa a sabiendas con el objetivo de desacreditar a una persona.
En algunos casos específicos, durante la tramitación de un mensaje o como parte de una investigación, puede ser necesario compartir información con otros empleados de TRATON SE o de otras empresas afiliadas a TRATON SE, p. ej., si la información está relacionada con actividades en filiales de TRATON SE. Si la investigación lo requiere, la información puede ser compartida con filiales del Grupo TRATON que estén ubicadas en países no pertenecientes a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, sobre la base de garantías adecuadas de protección de datos diseñadas para proteger a los afectados (p. ej., cláusulas tipo de protección de datos de la UE o según el art. 49 del RGPD). Siempre velaremos por el cumplimiento de las disposiciones relevantes de protección de datos en relación con la divulgación de información. En caso necesario, la información que facilite se transmitirá a socios subcontratados de EQS Group GmbH para su traducción. El contrato de protección de datos celebrado con EQS Group GmbH también se aplica a estos socios, en los que también se garantiza un elevado nivel de protección y seguridad de datos.
En caso de que exista una obligación legal o si TRATON SE o un tercero tiene un interés legítimo en investigar la información, dicha información puede ser facilitada también a entidades como los organismos encargados de asegurar el cumplimiento de la ley, las autoridades de defensa de la competencia, otras autoridades administrativas, los tribunales y los bufetes de abogados y empresas de auditoría internacionales contratados por TRATON SE u otro emprsa del Grupo afiliada a TRATON SE.
Todas aquellas personas que tengan acceso a los datos están obligadas a mantener la confidencialidad.
Información a la persona afectada
En algunos casos, TRATON SE está obligada por la legislación de protección de datos a informar al sospechoso de los cargos que se le imputan. Esto constituirá un requisito legal en aquellos casos en los que se pueda establecer de manera objetiva que la revelación de información al sospechoso ya no puede afectar negativamente a la investigación cuestión. Si ha revelado su nombre u otros datos personales (mensaje no anónimo), en la medida en que lo permita la ley, su identidad como informante no será revelada y se tomarán medidas para garantizar que no puedan sacarse conclusiones acerca de su identidad como informante.
Bases legales
Las actividades de tratamiento mencionadas previamente se fundamentan sobre las siguientes bases jurídicas:
-La recopilación, el tratamiento y la revelación de sus datos personales en caso de que haya enviado un mensaje no anónimo: el consentimiento otorgado para uno o más fines específicos (art. 6(1)(a) del RGPD).
- La recopilación, el tratamiento y la revelación de los datos personales de las personas mencionadas en el mensaje: con el fin de salvaguardar los intereses legítimos del responsable del tratamiento o de un tercero (art. 6(1)(f) del RGPD). Es un interés legítimo de TRATON SE revelar, tratar, eliminar y sancionar las infracciones de la ley y los incumplimientos graves de la obligaciones de los empleados de todo el grupo de manera eficaz y con un alto nivel de confidencialidad para evitar daños y riesgos de responsabilidad para el Grupo TRATON de conformidad con §§ 30, 130 OWiG de la Ley OWiG (Ley alemana de infracciones administrativas). El punto 4.1.3 del Código alemán de gobernanza corporativa exige el establecimiento de un sistema de denuncia para permitir a los empleados y terceros enviar mensajes sobre infracciones legales dentro de la empresa de manera segura y adecuada.
- Revelación de los datos personales a otros destinatarios en caso de haber enviado un mensaje no anónimo: el tratamiento es necesario para cumplir con una obligación legal (art. 6(1)(c) del RGPD).
Duración de la conservación de los datos personales
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para llevar a cabo la investigación y la evaluación subsiguiente, o durante el tiempo que la ley o los contratos nos obliguen a conservarlos. Una vez se haya tratado la información, estos datos serán borrados o anonimizados de conformidad con los requisitos legales específicos del país. En caso de anonimizar los datos, se eliminará de manera definitiva e irreversible cualquier referencia a su identidad como informante.
Uso del portal de denuncia
Comunicación cifrada y buzón personalizado
La comunicación entre su ordenador y el sistema de envío de mensajes se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). La dirección IP de su ordenador no se almacenará mientras esté utilizando el portal de denuncia. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión. Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
Tiene la opción de configurar un buzón protegido en el sistema de denuncia, utilizando un seudónimo o nombre de usuario y contraseña elegidos por usted. Esto le permitirá enviar mensajes seguros a los empleados relevantes de TRATON SE, ya sea indicando su nombre o de forma anónima. Este sistema únicamente almacena datos dentro del sistema de denuncia de irregularidades, lo que lo hace particularmente seguro. No se trata de una comunicación normal por correo electrónico.
Si utiliza un ordenador público (p. ej., en un cibercafé), estará protegiendo aún más su anonimato.
Notas sobre el envío de anexos
Al enviar un mensaje o información adicional, tendrá la opción de hacer llegar anexos a los empleados relevantes de TRATON SE. Si desea enviar un mensaje de forma anónima, tenga en cuenta la siguiente información sobre seguridad: los archivos pueden contener datos personales ocultos que podrían poner en peligro su anonimato. Elimine dichos datos antes del envío. Si no puede eliminarlos o no sabe bien cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto de su mensaje o envíe de manera anónima (eliminando los datos personales) el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de denuncia.
Sus derechos
Tiene derecho a que se le informe acerca de los datos que le conciernen, y tiene derecho a la rectificación de sus datos. Salvo que existan disposiciones legales en contrario, también tiene derecho a que sus datos sean suprimidos y a restringir el tratamiento de sus datos; asimismo, tiene derecho a limitar el tratamiento de sus datos.
También tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos, siempre que este se base en el art. 6(1)(f) del RGPD (interés legítimo).
Asimismo, tiene derecho a revocar su consentimiento en cualquier momento (en caso de haber enviado un mensaje no anónimo). Esta revocación no afectará a la legalidad de la recogida y el tratamiento de sus datos personales basados en su consentimiento hasta entonces.
En caso necesario, necesitaremos verificar su identidad antes de poder tramitar su solicitud.
Persona de contacto en caso de preguntas
Para revocar su consentimiento (en caso de haber enviado un mensaje no anónimo) o para ejercer sus derechos en lo relativo a sus datos, utilice el formulario de contacto (https://traton.com/en/data-protection.html) o póngase en contacto con MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Hanauer Straße 26, 80992, Múnich, Alemania.
Puede contactar con el responsable de la protección de datos de TRATON SE a través de: TRATON SE, a la atención del responsable de protección de datos, Hanauer Straße 26, 80992, Múnich.
Para otras preguntas, diríjase a la oficina de investigación investigation-office@traton.com o a TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992, Múnich.
También tiene la opción de contactar con una autoridad de control de la protección de datos para formular sus quejas.
