Information om dataskydd
För FUCHS-gruppen (”FUCHS) är det mycket viktigt att skydda dina data och din identitet. Självklart behandlar FUCHS endast dina personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (EU-GDPR) och tillämpliga nationella dataskyddslagar. Med sitt enastående koncept för kryptering och åtkomsträttigheter kan FUCHS också garantera en extremt hög skyddsnivå för alla data i BKMS® Compliance System (”anmälningssystemet”) – inklusive din identitet. FUCHS ger dig också möjlighet att göra anmälningar anonymt. Vi ber dig att noga läsa igenom dataskyddsinformationen innan du gör en anmälan.
Anmälningssystemets syfte och rättsliga grund
Anmälningssystemets syfte är att på ett säkert och konfidentiellt sätt ta emot, behandla och hantera anmälningar från FUCHS-gruppens anställda, affärspartner och andra externa parter gällande brott mot lagar och företagsinterna bestämmelser (t.ex. uppförandekoden) och bidrar även till att reda ut de situationer som uppstår. Det kan dessutom användas för att ställa frågor och svara på frågor som gäller regelefterlevnad hos FUCHS.
Personuppgifter behandlas inom gränserna för anmälningssystemet enligt art. 6.1.1f i dataskyddsförordningen baserat på FUCHS rättmätiga intresse att upptäcka och förebygga lagbrott och missförhållanden. Sådana händelser kan orsaka allvarliga skador på vår ekonomi och vårt rykte. Därför väger FUCHS rättmätiga intresse tyngre än de dataregistrerades rätt att själva bestämma över information som handlar om dem, framför allt på grund av de tekniska och organisatoriska åtgärder vi vidtar för att minimera risken för att inkräkta på självbestämmanderätten samt för att värna om sekretessen och skyddet av personuppgifter.
Ansvarig myndighet
Ansvariga parter för anmälningssystemets dataskydd är
- FUCHS SE, Einsteinstr. 11, D-68169 Mannheim (tel.: +49 (0)621 3802-0, fax: +49 (0)621 3802-7190, e-post: kontakt@fuchs.com) och
- dess dotterbolag: https://www.fuchs.com/gruppe/unternehmen/das-unternehmen/fuchs-weltweit/
med ömsesidigt eget ansvar. Anmälningssystemet drivs av ett specialiserat företag, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Tyskland, för FUCHS räkning.
Personuppgifter och information lagras i en databas som drivs av EQS Group GmbH på ett högsäkerhetsdatacenter. Endast medarbetare på FUCHS kan dekryptera och se dessa data. Varken EQS Group GmbH eller andra utomstående parter kan komma åt uppgifterna. Detta garanteras av en certifierad procedur med omfattande tekniska och organisatoriska åtgärder. Alla data lagras med kryptering på flera lösenordsskyddade nivåer för att garantera att åtkomsten begränsas till ett mycket litet antal uttryckligen auktoriserade personer hos FUCHS som måste använda uppgifterna för att anmälningssystemets syfte ska kunna uppfyllas.
FUCHS har utsett en dataskyddsansvarig. Frågor om dataskyddet hos FUCHS ska ställas direkt till advokat dr Karsten Kinast, LL.M., KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Hohenzollernring 54, D-50672 Köln.
Typ av personuppgifter som samlas in
Det är frivilligt att använda anmälningssystemet. Om du gör en anmälan via anmälningssystemet samlar FUCHS till att börja med endast in de personuppgifter du uppger. Det brukar handla om följande uppgifter:
- ditt namn, om du vill tala om vad du heter,
- om du arbetar på FUCHS och i så fall på vilken avdelning,
- andra personuppgifter (t.ex. födelsedatum, telefon- eller faxnummer, e-post eller postadresser, fordonsregistreringsnummer, relationer till andra personer, andra personliga karaktärsdrag och egenskaper osv.) som framgår av din anmälan samt
- namn och andra personuppgifter för personer (som de som nämnts tidigare) som förekommer i din anmälan om det är relevant.
Om ytterligare personuppgifter samlas in av FUCHS eller tredje part som en del av den utredning som följer på din anmälan kan dessa också behandlas med anmälningssystemet.
Konfidentiell hantering av anmälningar
Inkommande anmälningar tas emot av uttryckligen auktoriserade och specialutbildade medarbetare på FUCHS avdelning för regelefterlevnad och de hanteras alltid med största möjliga sekretess. Dessa FUCHS-medarbetare utvärderar ärendet och gör ytterligare utredningar som kan behövas i det enskilda fallet.
När en anmälan behandlas eller vid en särskild utredning måste man ibland dela med sig av innehållet till andra anställda på FUCHS eller personer som arbetar på andra företag inom gruppen, t.ex. om anmälan gäller händelser som inträffat på ett av FUCHS dotterbolag. I så fall kan dessa företag också vara verksamma utanför EU och det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet där andra regler gäller för skydd av personuppgifter. FUCHS följer alltid alla tillämpliga dataskyddsbestämmelser när vi delar innehållet i en anmälan.
Alla personer som arbetar på FUCHS och får tillgång till informationen är skyldiga att hantera den konfidentiellt.
Meddelande till berörda parter
Vi är enligt lag skyldiga att informera anklagade personer om anmälningar som gjorts mot dem i den mån och så snart som detta enligt FUCHS inte längre kan äventyra utredningen. Om du gör din anmälan anonymt kommer FUCHS ändå inte att avslöja din identitet i egenskap av anmälare– såvida det inte krävs enligt lag – och behandla informationen konfidentiellt även i fortsättningen.
Den dataregistrerades rättigheter
Enligt europeisk dataskyddslagstiftning har du och de personer som omnämns i din anmälan (de dataregistrerade) åtkomsträtt samt rätt att korrigera, radera, begränsa eller att helt motsätta sig all behandling av sina personuppgifter. Om den dataregistrerade åberopar sin rätt att vägra behandling av personuppgifter kommer FUCHS omedelbart att undersöka de data som sparats för att se om de behövs för utredningen. I så fall får FUCHS bara behandla dessa data om det finns tvingande, rättmätiga orsaker som väger tyngre än den dataregistrerades rättigheter och självbestämmanderätt. FUCHS tar omedelbart bort alla data som inte behövs längre. Du har också rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten.
Lagringstid för personuppgifter
FUCHS sparar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att klargöra situationen och genomföra en slutgiltig bedömning av anmälan samt så länge FUCHS har ett berättigat intresse av att göra det eller är skyldigt till det enligt lag. Så snart en anmälan är färdigbehandlad kommer FUCHS att ta bort alla data i den enligt lagstadgade bestämmelser.
Använda anmälningsportalen
Din dator kommunicerar med anmälningssystemet via en krypterad anslutning (SSL). Din IP-adress sparas inte när du använder anmälningssystemet. För att förbindelsen mellan din dator och anmälningssystemet ska finnas kvar sparas en cookie som bara innehåller sessionens ID (en så kallad sessionscookie) på datorn. Cookien är bara giltig tills sessionen avslutas och du stänger webbläsaren.
I anmälningssystemet kan du skapa en skyddad brevlåda med en pseudonym/ett användarnamn och ett lösenord som du väljer själv. Då kan du skicka ytterligare information eller svara på frågor från den FUCHS-medarbetare som ansvarar för handläggningen av din anmälan, med ditt namn eller anonymt. Alla data som skickas via brevlådan krypteras och sparas endast i anmälningssystemet för att garantera en avsevärt högre skyddsnivå än för vanlig e-post.
Information om att skicka bilagor
När du gör en anmälan eller skickar kompletterande information kan du också bifoga bilagor till en behörig medarbetare på FUCHS. Observera följande säkerhetsanvisning om du vill göra en anonym anmälan: Filer (alla typer av bifogade bilagor) kan innehålla dold information med personuppgifter som kan avslöja din identitet. Ta bort dessa uppgifter innan du skickar filen. Om du inte kan ta bort den här informationen eller inte är säker på att du har kunnat göra det ska du kopiera texten från bilagan till anmälningstexten eller skicka en utskrift av den anonymt med det referensnummer du får i slutet av anmälningsprocessen till den adress som anges i sidfoten.
Version: 1 juni 2019