SpeakUp-politik om beskyttelse af personoplysninger
Information om databeskyttelse
Vi tager spørgsmålet om databeskyttelse og fortrolighed meget alvorligt og følger bestemmelserne i EU's generelle databeskyttelsesforordning (EU GDPR) samt gældende nationale databeskyttelsesregler. Læs venligst denne information om databeskyttelse omhyggeligt, inden du indsender en rapport.
Formålet med whistleblower-ordningen og retsgrundlaget
Formålet med whistleblower-systemet (SpeakUp-systemet) er at modtage, behandle og håndtere oplysninger om overtrædelser af Nordzuckers forpligtelse til at overholde gældende love, bindende regler og bestemmelser (f.eks. retsforskrifter, administrative retsakter og domme) samt bindende interne regler og principper og vores værdier (compliance) på en sikker og fortrolig måde. Behandlingen af personoplysninger inden for rammerne af SpeakUp-systemet er baseret på vores virksomheds legitime interesse (i henhold til artikel 6, stk. 1, litra f og/eller litra c, i GDPR) i at afdække og forebygge upassende adfærd og dermed forebygge skader på Nordzucker, dets medarbejdere og kunder. Hvis en modtaget anmeldelse vedrører en medarbejder hos Nordzucker, tjener behandlingen også til at forhindre strafbare handlinger eller andre overtrædelser af loven i forbindelse med medarbejderforholdet. Hvis du indsender en anmeldelse pr. telefon, er retsgrundlaget dit samtykke i henhold til artikel 6, stk. 1, litra a, i GDPR.
Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til behandling af personoplysninger. Bemærk venligst, at tilbagekaldelsen kun er effektiv for fremtiden.
Databeskyttelsesansvarlig
Hvem der er whistleblower-systemets dataansvarlige afhænger af, hvor anmeldelsen behandles
- Nordzucker AG
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig, Tyskland
Telefon: +49 531 2411-0
eller det respektive lokale selskab i Nordzucker-koncernen:
- Nordzucker Polska S.A.
5 Stycznia 54
64-330 Opalenica, Polen
Telefon: +48614479300
- Považský cukor a.s
Cukrovarská 311/9
91401 Trenčianska Teplá, Slovakiet
Telefon: +421326558500
- Sucros Oy
Maakunnantie 4
27820 Säkylä, Finland
Telefon: +35810431060
- Suomen Sokeri Oy
Sokeritehtaantie 20
02460 Kantvik, Finland
Telefon: +358140431010
- Nordic Sugar AB
Sockerbruksgatan 4
205 04 Malmö, Sverige
Telefon: +46 40 53 70 00
- Nordic Sugar A/S
Edvard Thomsens Vej 10, 7. sal
2300 København, Danmark
Telefon: +4532662500
- AB Nordic Sugar Kėdainiai
Pramonės g. 6
57500 Kėdainiai, Litauen
Telefon: +37034767730
- Mackay Sugar Limited
Racecourse Mill Peak Downs Highway
Racecourse Via Mackay, QLD 4740, Australien
Telefon: +61749538300
som selvstændige dataansvarlige (i det følgende også benævnt "Nordzucker"). Whistleblower-systemet drives af en specialiseret virksomhed, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin i Tyskland, på vegne af Nordzucker.
Personoplysninger og informationer, der indtastes i whistleblower-systemet, gemmes i en database, der drives af EQS Group GmbH i et computercenter med høj sikkerhed. Adgang til dataene er kun muligt for Nordzucker. EQS Group GmbH og andre tredjeparter har ingen adgang til dataene. Dette sikres i den certificerede proces ved hjælp af omfattende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
Alle data er krypteret og opbevaret med flere niveauer af passwordbeskyttelse, så adgangen er begrænset til en meget snæver kreds af modtagere af udtrykkeligt autoriserede personer hos Nordzucker.
Nordzucker har udnævnt en Data Protection Officer. Forespørgsler om databeskyttelse kan sendes til dataprotection@nordzucker.com.
Kategorier af personoplysninger
Det er frivilligt at benytte whistleblower-systemet. Når du indsender en anmeldelse via whistleblower-systemet, indsamler vi følgende personlige data og oplysninger:
- Dit navn, forudsat at du oplyser din identitet,
- Om du er ansat hos Nordzucker og
- Hvis relevant personnavne og andre personoplysninger om de personer, du nævner i din anmeldelse.
Fortrolig behandling af oplysninger
Indkommende anmeldelser modtages af en lille kreds af udtrykkeligt bemyndigede og særligt uddannede medarbejdere (Internal Reporting Office) og behandles altid fortroligt. Det respektive Internal Reporting Office vil undersøge sagen og foretage alle yderligere undersøgelser, der måtte være nødvendige i de enkelte tilfælde.
Hvem modtager mine data?
I forbindelse med behandlingen af en anmeldelse eller i forbindelse med en særlig undersøgelse kan det være nødvendigt at videregive data til andre Nordzucker-medarbejdere eller medarbejdere i andre koncernselskaber, f.eks. hvis anmeldelsen vedrører begivenheder i andre selskaber i Nordzucker-koncernen. Sidstnævnte kan også være baseret i Australien og dermed i et land uden for EU. Vi vil gerne påpege, at der ikke kan garanteres et databeskyttelsesniveau, der kan sammenlignes med det i EU, i dette land. Ved videregivelse af oplysninger sørger vi altid for at sikre, at de relevante databeskyttelsesbestemmelser overholdes.
Hvis indholdet af din indberetning ikke vedrører nogen af compliance-emnerne, videresender vi din indberetning internt til den ansvarlige afdeling. I tilfælde af personalesager kan det f.eks. være vores HR-afdeling.
Enhver person, der får adgang til dataene, har pligt til at bevare fortroligheden.
Oplysninger om den anklagede person
I princippet er vi juridisk forpligtet til at informere de anklagede personer om, at vi har modtaget et tip om dem, så snart denne information ikke længere bringer opfølgningen af tippet i fare. Din identitet som whistleblower vil ikke blive afsløret - i det omfang det er lovligt tilladt.
De registreredes rettigheder
I henhold til den europæiske databeskyttelseslovgivning har whistleblowere og de personer, der er nævnt i rapporten, ret til adgang, berigtigelse, sletning og begrænsning af behandlingen af personoplysninger og ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af personoplysninger om dem. Retten til adgang til oplysninger er begrænset i det omfang, der er en legitim interesse for en tredjepart, f.eks. den indberettende person, i at holde oplysningerne fortrolige. Hvis indsigelsesretten gøres gældende, vil det pågældende Internal Reporting Office straks kontrollere, i hvilket omfang de lagrede data stadig er nødvendige for behandlingen af en anmeldelse. Data, der ikke længere er nødvendige, slettes straks. Hvis behandlingen udelukkende er baseret på whistleblowerens udtrykkelige samtykke, har whistlebloweren ret til til enhver tid at tilbagekalde samtykket. En sådan tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af behandlingen baseret på samtykket før tilbagekaldelsen.
Desuden har whistlebloweren ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed. Du kan rette klagen til den kompetente tilsynsmyndighed for databeskyttelse i den medlemsstat, hvor du har dit sædvanlige opholdssted, dit arbejdssted eller det sted den påståede overtrædelse fandt sted, herunder til den tilsynsmyndighed for databeskyttelse, der er ansvarlig for Nordzucker AG:
State Commissioner for Data Protection of Lower Saxony, Niedersachsen, Tyskland
e-mail: poststelle@lfd-niedersachsen.de
telefon: +49 (0) 511 120-4500.
Opbevaringsperiode for personoplysninger
Personoplysningerne opbevares så længe det er nødvendigt for at afklare situationen og foretage en vurdering, så længe der er en legitim interesse fra virksomhedens side, eller så længe det er påkrævet i henhold til loven.
Anvendelse af whistleblower-ordningen
Kommunikationen mellem din computer og whistleblower-systemet foregår via en krypteret forbindelse (SSL). IP-adressen på din computer gemmes ikke under brugen af whistleblower-systemet. For at opretholde forbindelsen mellem din computer og SpeakUp-systemet gemmes der en cookie på din computer, som kun indeholder sessions-id'et (såkaldt nul-cookie). Cookien er kun gyldig indtil slutningen af din session og bliver ugyldig, når du lukker din browser.
Du har mulighed for at oprette en beskyttet postkasse i whistleblower-systemet med et pseudonym/brugernavn og en adgangskode efter eget valg. På denne måde kan du på sikker vis sende rapporter til det ansvarlige Internal Reporting Office med navn eller anonymt. Med dette system opbevares dataene udelukkende i whistleblower-systemet og er derfor særligt sikre; der er ikke tale om normal e-mailkommunikation.
Bemærkninger om afsendelsen af vedhæftede filer
Når du indsender en anmeldelse eller sender et tillæg, har du mulighed for at sende bilag til det ansvarlige Internal Reporting Office. Hvis du ønsker at indsende en anonym anmeldelse, skal du være opmærksom på følgende sikkerhedsråd: Filerne kan indeholde skjulte personoplysninger, der kan bringe din anonymitet i fare. Fjern disse data før afsendelse. Hvis du ikke kan fjerne disse data eller er usikker, kan du kopiere teksten i din vedhæftede fil til din anmeldelsestekst eller sende det trykte dokument anonymt til det respektive Internal Reporting Office med angivelse af det referencenummer, du modtager ved afslutningen af anmeldelsesprocessen.
Status: 15.07.2023
