Tell Us – Tietoja tietosuojasta ja suostumuksesta
Tell Us -ilmoitusjärjestelmä on Flender GmbH:n tarjoama väylä sääntörikkomusten tai niihin viittaavien seikkojen ilmoittamiseen tätä sovellusta käyttämällä tai puhelimitse.Sääntörikkomukset ovat lakisääteisten vaatimusten tai Flenderin sisäisten määräysten, erityisesti liiketoimintaa koskevien määräysten, rikkomuksia. Tell Us -järjestelmän kautta on mahdollista ilmoittaa vihjeistä, jotka viittaavat korruptioon tai talousraportoinnin tai kirjanpitosäännösten rikkomuksiin, varkauksiin, petoksiin, asiakirjaväärennöksiin, kavalluksiin, kilpailulainsäädännön rikkomuksiin, vilpillisen kilpailuun, osakekaupparikkomuksiin, sisäpiirikauppaan, liikesalaisuuksien tai yksityisten tietojen paljastamiseen, eturistiriitoihin tai muuhun rikolliseen tai rangaistavaan toimintaan.
Flender ja tarvittaessa sen tytäryhtiöt (yhdessä "Flender") arvioivat ilmoittamasi tiedot.Tämä saattaa johtaa sisäisiin ja ulkoisiin viranomaistutkimuksiin, minkä lisäksi ilmoituksella saattaa olla myös muita negatiivisia seuraamuksia asianomaisille henkilöille. Tästä syystä sinun tulisi ilmoittaa meille vain sellaisia tietoja, joiden oletat parhaan tietämyksesi mukaan olevan todenmukaisia. Väärien tai harhaanjohtavien tietojen tietoisesta antamisesta aiheutuu seuraamuksia sinulle itsellesi. Väärien tietojen tahallinen levittäminen on monessa maassa rikosoikeudellisesti rangaistava teko. Älä anna meille ylipäätään mitään sellaisia tietoja, joiden luovuttaminen on kotimaassasi rangaistava teko.
Ilmoitusjärjestelmän tekninen suojaus:
Tell Us -ilmoitusjärjestelmää pitää teknisesti yllä EQS Group AG, joka on riippumaton toimija ja jonka toimipaikka on 10789 Berliini, Bayreuther Str. 35, Saksa (jatkossa ”Business Keeper”). Tiedot saadaan Telekom Deutschland GmbH:n suojatuilta palvelimilta Saksasta. Ilmoitusten sisällön käsittelystä vastaa yksin Flender.
Ilmoitusjärjestelmään syötetyt henkilötiedot tallennetaan Business Keeperin hallinnoimaan tietokantaan. Kaikki tiedot salataan, suojataan salasanalla ja tallennetaan turvalliseen paikkaan niin, että pääsy Tell Us -järjestelmään elektronisesti tallennettuihin tietoihin on rajoitettu ainoastaan pienelle valtuutettujen henkilöiden piirille Flenderillä. Business Keeper ei pysty tarkastelemaan tähän tietokantaan elektronisesti tallennettujen tietojen sisältöä.
Jos et anna mitään sellaisia tietoja, joiden perusteella voi tehdä päätelmiä henkilöllisyydestäsi, tämä ilmoitusjärjestelmä suojaa nimettömyyttäsi automaattisesti käyttämällä sertifioitua teknistä ratkaisua, jota suojataan lukuisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Ilmoituksesi käsittely ja jakaminen Flenderin sisällä:
Kun ilmoituksesi on vastaanotettu, Compliance-osasto tarkastaa, onko tarkempi tutkimus tarpeen. Tutkimuksen tekijöinä voi olla sisäisiä tai ulkoisia asiantuntijoita. Käyttämämme ulkoiset asiantuntijat ovat sitoutuneet Flenderin sopimusvelvoitteisiin sekä lakisääteiseen salassapitovelvollisuuteen, joiden mukaan antamiasi tietoja tulee käsitellä luottamuksellisesti.
Ilmoituksesi sisällöstä riippuen antamasi tiedot luovutetaan ilmoitetun asian jatkokäsittelystä vastaavalle Flender-henkilöstölle. He ovat pääsääntöisesti Compliance-osaston vastuullisia jäseniä. Lisäksi tiedotamme asiasta Flenderin vastaavaa johtoa, jonka tehtäviin kuuluu korjata kaikki ilmoituksen käsittelyssä mahdollisesti ilmenneet puutteet. Myös tilintarkastus-, laki- ja HR-osastot ovat usein mukana rikkomusilmoitusten käsittelyssä. Jos ilmoituksesi koskee tytäryhtiötä, ilmoitamme siitä kyseisen yrityksen vastaaville henkilöille.
Jos ilmoituksesi sisältö ei koske mitään yllä lueteltua Compliance-painopistettä, lähetämme ilmoituksesi edelleen Flenderin vastaavalle osastolle, mikäli se on mielestämme tarpeen ja asianmukaista. Henkilöstöasioiden kohdalla osasto voi olla vastaava HR-osasto. Yleinen sääntö on kuitenkin, että Tell Us -järjestelmää käytetään ainoastaan edellä lueteltuihin ilmoituspainopisteisiin kuuluvien ilmoitusten kirjaamiseen.
Flender voi käyttää myös ulkoisia asiantuntijoita, kuten asianajajia, tilintarkastajia tai rikosteknisiä asiantuntijoita, jotka tutkivat ilmoituksesi Flenderin puolesta.
Kerro meille, jos et halua meidän jakavan henkilötietojasi, erityisesti nimeäsi, Flenderin Compliance-osaston ulkopuolisille henkilöille (paitsi jos se on tarpeen Flenderin oikeutettujen etujen suojaamiseksi). Huomaa kuitenkin, että tämän seurauksena emme välttämättä voi käsitellä ilmoitustasi täysimääräisesti.
Valtion virastojen pääsy:
Lainsäädäntö saattaa pakottaa Flenderin ilmoittamaan säännösrikkomuksia koskevia tietoja tietyille valtion virastoille, mukaan lukien valtion tutkintaelimet tai tuomioistuimet. Jos meillä on velvollisuus tietojen luovuttamiseen, tai jos tietoja takavarikoidaan, emme pysty salaamaan antamiasi tietoja.
Joissakin tapauksissa Flenderillä ei ole velvollisuutta luovuttaa henkilötietoja valtion virastoille, mutta sillä on lakisääteinen oikeus tehdä näin vapaaehtoisesti. Kerro meille, jos et halua meidän jakavan vapaaehtoisesti henkilötietojasi, kuten nimeäsi, valtion virastoille (paitsi jos se on tarpeen Flenderin oikeutettujen etujen suojaamiseksi). Huomaa kuitenkin, että tämän seurauksena emme välttämättä voi käsitellä ilmoitustasi täysimääräisesti.
Tietojen luovuttaminen muihin maihin:
Ilmoituksessasi mahdollisesti antamiasi henkilötietoja saatetaan siirtää toisiin EU-maihin tai EU:n ulkopuolisiin maihin, joissa henkilötietojen luottamuksellista käsittelyä ei taata lailla samassa laajuudessa kuin Saksassa. Tämä koskee erityisesti maita, joissa ei katsota olevan EU:n säännösten mukaista riittävää tietosuojan tasoa. Flenderin sisällä riittävä tietosuojan taso on kuitenkin taattu sitovilla sisäisillä tietosuojaohjeilla myös muissa maissa kuin Saksassa.
Kerro meille, jos et halua meidän jakavan henkilötietojasi, kuten nimeäsi, muihin maihin kuin Saksaan (paitsi jos se on tarpeen Flenderin oikeutettujen etujen suojaamiseksi). Huomaa kuitenkin, että tämän seurauksena emme välttämättä voi käsitellä ilmoitustasi täysimääräisesti.
Asianomaisille tahoille ilmoittaminen:
Laki usein vaatii, että henkilöille, joita ilmoitus säännösten rikkomisesta koskee, on ilmoitettava asiasta ja heitä on kuultava. Tutkinnan kuluessa nämä henkilöt saavat mahdollisuuden esittää oman näkemyksensä ilmoituksesta.
Kerro meille, mikäli et halua meidän ilmoittavan nimeäsi ilmoittajana. Huomaa, että asianomaisella henkilöllä saattaa olla lakisääteisiä oikeuksia, jotka voivat vaatia meitä paljastamaan sinun nimesi. Valtion virastoilla saattaa olla samankaltaisia tietojen saamis- tai takavarikointioikeuksia, mistä johtuu, että joudumme paljastamaan nimesi. Näin voi olla erityisesti silloin, jos asianomainen henkilö väittää, että häntä vastaan esitettävät tiedot ovat tietoisesti tai tuottamuksellisesti virheellisiä, ja päättää nostaa syytteen.
Henkilötietojen tallentaminen:
Antamiasi henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan ilmoituksen tutkimiseen ja tapauksen ratkaisemiseen, havaittujen puutteiden korjaamiseen sekä mahdolliseen oikeusprosessiin. Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempäänkin, jos tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten, sääntelyllisten tai sopimusvelvoitteiden vuoksi tai jos laki sen sallii. Henkilötietosi poistetaan heti, kun laki sitä edellyttää.
Suostumus ja vapaaehtoisuus:
Syöttäessäsi tietoja ilmoitusjärjestelmään järjestelmä kysyy suostumustasi tietojen sisältämien henkilötietojesi keräämiseen, käsittelemiseen ja käyttämiseen edellä kuvatulla tavalla. Huomaa, että voit jatkaa ilmoituslomakkeeseen vasta, kun olet merkinnyt tietojen käsittelyn suostumusruudun.
Jos et halua, että Flender kerää, käsittelee ja käyttää henkilötietojasi kuvatulla tavalla, voit lähettää ilmoituksesi nimettömänä. Henkilötietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista, samoin kuin ilmoitusjärjestelmän käyttö. Toivoisimme kuitenkin, että ilmoitat meille nimesi. Monet tapaukset voidaan tutkia nopeammin ja tehokkaammin, jos ilmoittajan nimi on tiedossa, koska tällöin tarkastaja voi ottaa suoraan yhteyttä ilmoituksen tehneeseen henkilöön.
Käyttämällä tätä ilmoitusjärjestelmää annat suostumuksesi henkilötietojesi keräämiseen, käsittelyemiseen ja käyttämiseen ilmoittamassasi laajuudessa, edellä kuvatulla tavalla.
Flender GmbH, Lakiasiat & vaatimustenmukaisuus