Hinweise zum Datenschutz
Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder internen Regelverletzungen gegen die TRATON Gruppe auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Verantwortliche Stelle und Datensicherheit
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die TRATON SE, Dachauer Straße 641, 80995 München. Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Auftrag der TRATON SE betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur der TRATON SE möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen der TRATON SE beschränkt ist. Zusätzlich wurde zwischen der TRATON SE und der EQS Group AG eine Datenschutzvereinbarung abgeschlossen, um einen hohen Grad an Datenschutz und Datensicherheit sicherzustellen.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Sie sind zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet.
Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen bzw. private Kontakt- und Identifikationsdaten, sofern Sie Ihre Identität offenlegen (nicht anonyme Meldung),
- ob Sie bei einer Gesellschaft der TRATON Gruppe beschäftigt sind, d. h. berufliche Kontakt- und (Arbeits-)Organisationsdaten, sofern Sie diese bereitstellen (nicht anonyme Meldung) und gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der GRC Abteilung der TRATON SE entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter des GRC Aufklärungs-Office prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Nur diese haben Zugriff auf die im Hinweisgeberportal gespeicherten Daten.
Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation) kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer internen Untersuchung kann es in begründeten Einzelfällen notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der TRATON SE oder Mitarbeitern einer anderen, mit der TRATON SE verbundenen, Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften der TRATON SE beziehen. Bei Erforderlichkeit für die Aufklärung kann eine Übermittlung an Tochtergesellschaften der TRATON Gruppe in einem Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, auf Basis geeigneter datenschutzrechtlicher Garantien zum Schutz von Betroffenen (z. B. EU Standarddatenschutzklauseln oder Ausnahmetatbestände gemäß Art. 49 der DSGVO), erfolgen. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Bei Bedarf wird der von Ihnen abgegebene Hinweistext an unterbeauftragte Partner der EQS Group AG zur Übersetzung weitergegeben. Für diese gilt ebenfalls die mit der EQS Group AG abgeschlossene Datenschutzvereinbarung, wodurch auch hier ein hoher Grad an Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet ist.
Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder im Falle eines berechtigten Interesses der TRATON SE oder eines Dritten an der Hinweisaufklärung kommen als weitere denkmögliche Empfängerkategorien Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von der TRATON SE oder einer anderen, mit der TRATON SE verbundenen, Konzerngesellschaft beauftragte internationale Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
In bestimmten Fällen besteht für die TRATON SE die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist in solchen Fällen gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung nicht mehr beinträchtigen kann. Wenn Sie uns Ihren Namen oder andere personenbezogene Daten mitgeteilt haben (nicht anonyme Meldung), wird Ihre Identität als Hinweisgeber/ in - soweit rechtlich möglich - nicht offengelegt und es wird zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als Hinweisgeber/ in möglich werden.
Rechtsgrundlagen
Die vorgenannten Verarbeitungstätigkeiten sind durch folgende Rechtsgrundlagen gerechtfertigt:
- Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten bei nicht anonymer Meldung: Einwilligung zu einem oder mehreren bestimmten Zwecken (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).
- Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen: Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Es ist ein berechtigtes Interesse der TRATON SE, Gesetzesverstöße und schwere Pflichtverletzungen von Beschäftigten konzernweit, wirksam und mit einem hohen Maß an Vertraulichkeit aufzudecken, zu bearbeiten, abzustellen und zu sanktionieren und damit verbundene Schäden und Haftungsrisiken für die TRATON Gruppe (§§ 30, 130 OWiG) abzuwenden. Auch der Deutsche Corporate Governance Kodex verlangt in Punkt 4.1.3. die Einrichtung eines Hinweisgebersystems, um Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben.
- Weitergabe Ihrer personenbezogener Daten bei nicht anonymer Meldung an andere Empfänger: Verarbeitung ist auf Grund einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert sowie darüber hinaus, sofern einschlägige gesetzliche, vertragliche oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden die Daten entsprechend den landesspezifischen gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder anonymisiert. Bei einer Anonymisierung wird der Bezug zu Ihrer Identität als Hinweisgeber endgültig und irreversibel entfernt.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Verschlüsselte Kommunikation und personalisiertes Postfach
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzernamen und Passwort ein geschütztes Postfach im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter der TRATON SE namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Durch die Verwendung eines öffentlichen PCs (z. B. Internet Café) sichern Sie zusätzlich Ihre Anonymität.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter der TRATON SE Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym (personenbezogene Daten geschwärzt) an die Adresse, die Sie in der Fußzeile finden unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldeprozesses erhalten.
Ihre Rechte
Neben dem Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten und deren Berichtigung, haben Sie, soweit dem keine gesetzlichen Regelungen entgegenstehen, auch das Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) Ihrer zu den vorgenannten Zwecken erfassten Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Ferner steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zu, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht (berechtigtes Interesse).
Des Weiteren haben Sie das Recht, Ihre erteilte Einwilligung (bei nicht anonymer Meldung) jederzeit zu widerrufen. Ihr Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Erhebung und Verarbeitung unberührt.
Sofern erforderlich, müssen wir erst Ihre Identität überprüfen, bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten können.
Ansprechpartner bei Fragen
Um Ihre Einwilligung (bei nicht anonymer Meldung) zu widerrufen oder Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten auszuüben, nutzen Sie bitte die E-Mail-Adresse data-protection-vwtb@man.eu oder für den postalischen Weg folgende Adresse:
MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Dachauer Straße 641, 80995 München.
Den Datenschutzbeauftragten der TRATON SE erreichen Sie unter folgender Adresse: TRATON SE, z. H. des Datenschutzbeauftragten, Dachauer Straße 641, 80995 München.
Bei anderen Fragen kontaktieren Sie bitte das TRATON SE Aufklärungs-Office unter investigation-office@traton.com oder TRATON SE, Dachauer Straße 641, 80995 München.
Ferner haben Sie die Möglichkeit, sich bei Beschwerden an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.