Information sur la protection des données
La section suivante contient des informations sur la collecte, le traitement et l'utilisation des données à caractère personnel dans le cadre du système de recueil d’alerte. Veuillez lire attentivement ces informations relatives à la confidentialité avant de soumettre une alerte.
Objectif du système de recueil d’alerte
Le système de recueil d’alerte (BKMS® System) est utilisé pour recevoir et traiter de manière sécurisée et confidentielle des informations relatives à des infractions (présumées) à la législation ou aux règlements internes au détriment de TRATON GROUP.
Organe responsable et sécurité des données
La société TRATON SE, Hanauer Strasse 26, D- 80992 München est le bureau responsable de la protection des données du système de recueil d’alerte. Le système de recueil d'alerte est géré par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, D-10789 Berlin, Allemagne, au nom de TRATON SE.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group GmbH, dans un centre de données hautement sécurisé. Seule la société TRATON SE peut accéder aux données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès à ces données. Cela est assuré par une procédure certifiée impliquant des mesures techniques et organisationnelles complètes.
Toutes les données sont cryptées et stockées avec une protection par mot de passe à plusieurs niveaux, ce qui signifie que l'accès est limité à un très petit groupe de personnes expressément autorisées par TRATON SE. En outre, afin d'assurer un niveau élevé de protection et de sécurité des données, un accord de protection des données a été conclu entre TRATON AG et EQS Group GmbH.
Type de données à caractère personnel collectées
Le système de recueil d'alerte est utilisé sur une base volontaire. Vous n’êtes pas légalement ou contractuellement obligé de fournir vos données à caractère personnel.
Nous collectons les données à caractère personnel et les informations suivantes lorsque vous soumettez une alerte via le système de recueil d'alerte :
- Votre nom ou/ et vos coordonnées privées et vos identifiants, dans le cas où vous divulguez votre identité (alerte non anonyme)
- Si vous êtes un employé du TRATON Group, c.-à-d. les coordonnées professionnelles et les données (professionnelles) de l'organisation si vous les avez divulguées (rapport non anonyme) et, là où applicable, les noms de personnes ou d'autres données à caractère personnel des personnes mentionnées dans votre alerte.
Traitement confidentiel de l’information
Les alertes entrantes sont gérées par un petit groupe de responsables d'investigation expressément autorisés et spécialement formés du département GRC de TRATON SE, et sont toujours traitées sous le sceau de la confidentialité. Les employés du GRC Investigation Office vérifient les faits constitutifs de l'affaire et peuvent mener une enquête plus approfondie sur ce cas. Seules ces personnes ont accès aux données stockées sur le portail pour lanceurs d'alerte.
La confidentialité ne peut pas être garantie si vous soumettez délibérément des informations fausses dans le but de discréditer une personne (délation).
Dans des cas individuels suffisamment étayés, pendant le traitement d’une alerte ou dans le cadre d’une investigation, il pourra être nécessaire de partager l'information avec d'autres employés de TRATON SE ou d’autres entreprises affiliées à TRATON SE, p. ex. si l’information a trait à des activités dans les filiales de TRATON SE. Si l'enquête l'exige, les informations peuvent être partagées avec les filiales du TRATON GROUP dans un pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, sur la base de garanties appropriées de protection des données destinées à protéger les personnes concernées (par exemple, clauses types de protection des données de l'UE ou d’autres dérogations exceptionnelles conformément à l'article 49 du RGPD). Nous veillons toujours au respect des dispositions applicables en matière de protection des données dans le cadre de la divulgation d'informations. Si nécessaire, le texte d'information fourni par vos soins sera communiqué à des partenaires sous-traitants de EQS Group GmbH chargés de le traduire. L'accord de protection des données conclu avec EQS Group GmbH s’applique également à ces partenaires, avec pour effet aussi de garantir un haut degré de protection des données et de sécurité des données.
En cas d'obligation légale correspondante, ou si TRATON SE ou si un tiers a un intérêt légitime à enquêter sur l'information, d’autres catégories possibles de destinataires sont les autorités chargées de l'enquête criminelle, les autorités antitrust, ou d’autres autorités administratives, les tribunaux ainsi que des avocats et commissaires aux comptes internationaux engagés par TRATON SE ou une autre entreprise du groupe affiliée à TRATON SE.
Toutes les personnes qui ont accès aux données sont obligées à maintenir la confidentialité.
Information de la personne concernée
Dans certains cas, TRATON SE est obligée par la législation sur la protection des données d'informer les personnes suspectées des griefs allégués à leur encontre. Il s'agit d'une obligation légale dans les cas où il peut être objectivement établi que la divulgation d'informations au suspect ne peut plus avoir d'effets négatifs sur l'enquête en question. Si vous avez divulgué votre nom ou d’autres données personnelles (alerte non anonyme), votre identité en tant que lanceur d'alerte ne sera pas divulguée dans la mesure légalement possible, et des mesures seront également prises pour assurer qu'il n’est pas possible de déduire votre identité en tant que lanceur d'alerte.
Bases Légales
Les activités de traitement précitées sont justifiées par les bases légales suivantes :
- Collecte, traitement et divulgation de vos données à caractère personnel en cas d'alerte non anonyme : consentement au traitement de données à caractère personnel dans un ou plusieurs buts spécifiques (art. 6, paragr. 1, lettre a) du RGPD).
- Collecte, traitement et divulgation des données à caractère personnel de personnes mentionnées dans votre alerte : Dans le but de préserver les intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par une tierce partie (art. 6, paragr. 1, lettre f) du RGPD). Il relève de l’intérêt légitime de TRATON SE de révéler, traiter, supprimer et sanctionner – de manière efficace, dans l’ensemble du groupe et avec un haut niveau de confidentialité – les violations de la loi et les infractions graves des employés à leurs devoirs, pour éviter des risques de dommages et d'engagement de la responsabilité du groupe TRATON conformément aux articles 30 et 130 de la loi allemande OWiG sur les infractions administratives. Le point 4.1.3 du Code allemand de Corporate Governance requiert la mise en place d'un système de lancement d'alerte permettant au employés et aux tierces parties de divulguer de manière sûre et de façon adéquate des alertes sur des violations de la loi commises au sein de l’entreprise.
- Divulgation de données à caractère personnel, dans le cas d’une alerte non anonyme, à d'autres destinataires : le traitement est nécessaire pour être en conformité avec une obligation légale (art. 6, paragr. 1, lettre c) du RGPD).
Durée de stockage de données à caractère personnel
Les données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins de l'investigation et de l'évaluation subséquente et, en outre, aussi longtemps que des périodes de rétention réglementaires ou contractuelles nous obligent à les stocker. Une fois que l'alerte a été traitée, les données seront effacées ou anonymisées conformément aux exigences légales spécifiques au pays. En cas d'anonymisation, la référence à votre identité en tant que lanceur d'alerte est supprimée de manière permanente et irréversible.
Utilisation du portail pour lanceurs d'alerte
Communication cryptée et boîte de réception personnalisée
La communication entre votre ordinateur et le système d'alerte se déroule via une connexion cryptée (SSL). Pendant l'utilisation du portail d'alerte, l'adresse IP de votre ordinateur n'est pas enregistrée. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie qui ne contient que l'identifiant de la session est enregistré sur votre ordinateur. Ce cookie est valide uniquement jusqu’à la fin de votre session et il devient invalide lorsque vous refermez le navigateur.
Vous avez la possibilité d’utiliser un pseudonyme/nom d'utilisateur et un mot de passe de votre choix pour paramétrer une boîte de dialogue protégée dans le système de recueil d'alerte. Cela vous permet d'envoyer des messages sécurisés aux employés concernés de TRATON SE, nommément ou de manière anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d’une forme courante de communication par e-mail.
L'utilisation d'un PC public (p. ex. dans un café internet), vous permet de protéger un peu plus votre anonymat.
Remarques sur l'envoi de pièces jointes
Au moment de soumettre une alerte ou des informations supplémentaires, vous avez l'option d'envoyer des pièces jointes aux employés pertinents de TRATON SE. Si vous souhaitez soumettre une alerte de manière anonyme, veuillez respecter les informations de sécurité suivantes : Les fichiers risquent de contenir des données à caractère personnel cachées susceptibles de compromettre votre anonymat. Retirez ces données avant de soumettre ces fichiers. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données ou si vous hésitez quant à la manière de procéder, copiez le texte de la pièce jointe dans le texte de votre alerte ou envoyez une copie imprimée du document anonymement (données à caractère personnel rédigées) à l'adresse figurant dans la note bas de page, en spécifiant le numéro de référence que vous avez reçu à la fin du processus d'alerte.
Vos droits
En plus du droit à être informé au sujet des données se rapportant à vous, et du droit à faire rectifier vos données, vous détenez également le droit d'exiger l'effacement et la limitation (le blocage) du traitement de vos données collectées aux fins précédemment mentionnées, ainsi que le droit au transfert des données, dans la mesure où il n'existe pas de dispositions légales stipulant le contraire.
En outre, il existe un droit d'objection au traitement des données, à condition que le traitement repose sur l'art. 6, paragr. 1, lettre f) du RGPD (intérêt légitime).
En outre, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (en cas de rapport non anonyme). Votre retrait n'affecte pas la légalité de la collecte et du traitement, de vos données à caractère personnel, reposant sur votre consentement jusqu’au moment du retrait.
Si nécessaire, nous aurons besoin de vérifier votre identité avant de pouvoir traiter votre demande respective.
Personne à contacter pour toutes questions
Pour retirer votre consentement (en cas d'alerte non anonyme) ou pour exercer vos doigts concernant vos données, veuillez utiliser le formulaire de contact (https://traton.com/en/data-protection.html) ou contacter MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Hanauer Strasse 26, D-80992 München.
Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de TRATON SE via : TRATON SE, attn. the data protection officer, Hanauer Strasse 26, D-80992 München.
Pour poser d'autres questions, veuillez vous référer au Bureau d'Investigation investigation-office@traton.com ou à TRATON SE, Hanauer Strasse 26, D-80992 München.
Vous pouvez également, en cas de plaintes, contacter une autorité chargée de surveiller la protection des données.
