Informatie over gegevensbescherming
In de volgende paragraaf willen wij u informeren over de verzameling, de verwerking en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van het klokkenluidersysteem. Lees deze privacy-informatie zorgvuldig na vóór u een melding afgeeft.
Doel van het klokkenluidersysteem
Het klokkenluidersysteem (BKMS® System) wordt gebruikt om informatie over (vermeende) overtredingen van de wet of overtredingen van interne regels ten nadele van TRATON GROUP op een veilige en vertrouwelijke manier te ontvangen en te verwerken.
Verantwoordelijke autoriteit en gegevensbeveiliging
De afdeling verantwoordelijk voor de gegevensbescherming van het klokkenluiderssysteem is TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München. Het klokkenluiderssysteem wordt beheerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlijn, Duitsland, namens TRATON SE.
Persoons- en andere gegevens die in het klokkenluidersysteem worden ingevoerd, worden opgeslagen in een database die door EQS Group GmbH wordt beheerd en die in een streng beveiligd gegevenscentrum wordt gehost. Enkel TRATON SE heeft toegang tot de gegevens. EQS Group GmbH en andere derde partijen hebben geen toegang tot de gegevens. Dit wordt gewaarborgd door een gecertificeerde procedure via uitgebreide technische en organisatorische maatregelen.
Alle gegevens worden gecodeerd en opgeslagen achter een wachtwoordbeveiliging op meerdere niveaus, wat betekent dat de toegang is beperkt tot een zeer kleine groep personen die uitdrukkelijk door TRATON SE zijn geautoriseerd. Om een hoog niveau van gegevensbescherming en -beveiliging te garanderen, is er bovendien een gegevensbeschermingsovereenkomst gesloten tussen TRATON SE en EQS Group GmbH.
Soort verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het klokkenluidersysteem gebeurt op vrijwillige basis. U bent niet wettelijk of contractueel verplicht om uw persoonlijke gegevens te verstrekken.
Als u een melding afgeeft via het klokkenluidersysteem, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens en informatie:
- Uw naam en/ of persoonlijke contact- en identificatiegegevens, indien u uw identiteit bekendmaakt (niet-anoniem rapport)
- Of u een werknemer van de TRATON Group bent, d.w.z. professionele contact- en (professionele) organisatiegegevens, indien door u bekend gemaakt (niet-anoniem rapport), en, indien van toepassing, de namen van personen en andere persoonlijke gegevens van de personen die in uw melding worden genoemd.
Vertrouwelijke behandeling van informatie
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine selectie van uitdrukkelijk bevoegde en speciaal getrainde officers van de GRC-afdeling van TRATON SE en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De medewerkers van het GRC-Onderzoeksbureau controleren de feiten van de zaak en voeren eventueel verder onderzoek uit. Alleen deze personen hebben toegang tot de gegevens die zijn opgeslagen in het klokkenluiderportaal.
Vertrouwelijkheid kan niet worden gegarandeerd als u opzettelijk valse informatie verstrekt met als doel een persoon in diskrediet te brengen (aanklacht).
In gegronde individuele gevallen, tijdens het verwerken van een melding of als onderdeel van een onderzoek, kan het nodig zijn om informatie te delen met andere medewerkers van TRATON SE of van andere bedrijven die gelieerd zijn aan TRATON SE, bijvoorbeeld als de informatie betrekking heeft op activiteiten in dochterondernemingen van TRATON SE. Indien het onderzoek dit vereist, kan informatie worden gedeeld met dochterondernemingen van de TRATON Group in een land buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, op basis van passende waarborgen voor gegevensbescherming die zijn ontworpen om de betrokkenen te beschermen (bijv. standaard gegevensbeschermingsclausules van de EU of andere uitzonderlijke afwijkingen volgens artikel 49 van de AVG). We verzekeren altijd de naleving van de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming in verband met het vrijgeven van informatie. Indien nodig wordt de door u verstrekte informatieve tekst voor vertaling doorgegeven aan uitbestede partners van EQS Group GmbH. De gegevensbeschermingsovereenkomst met EQS Group GmbH geldt ook voor deze partners, waarbij ook hier een hoge mate van gegevensbescherming en -beveiliging wordt gegarandeerd.
In het geval van een overeenkomstige wettelijke verplichting of als TRATON SE of een derde partij een legitiem belang heeft bij het onderzoeken van de informatie, zijn andere mogelijke categorieën ontvangers strafvervolgingsautoriteiten, antitrustautoriteiten, andere administratieve autoriteiten, rechtbanken evenals internationale advocaten en accountants in dienst van TRATON SE of een ander aan TRATON SE gelieerd bedrijf van de Groep.
Alle personen die toegang krijgen tot de gegevens, zijn verplicht om de gegevens vertrouwelijk te behandelen.
Kennisgeving van de betrokken persoon
In bepaalde gevallen is TRATON SE op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming verplicht om de verdachten te informeren over de tegen hen ingebrachte beschuldigingen. Dit is wettelijke verplichting in gevallen waarin objectief kan worden vastgesteld dat het vrijgeven van informatie aan de verdachte geen nadelige gevolgen meer kan hebben voor het onderzoek in kwestie. Als u uw naam of andere persoonlijke gegevens bekend hebt gemaakt (niet-anonieme melding), zal uw identiteit als klokkenluider niet bekend worden gemaakt, voor zover dat wettelijk mogelijk is, en zullen er stappen worden ondernomen om ervoor te zorgen dat er geen conclusies kunnen worden getrokken over uw identiteit als klokkenluider.
Rechtsgrondslagen
De bovengenoemde verwerkingsactiviteiten worden gerechtvaardigd door de volgende rechtsgrondslagen:
- Verzameling, verwerking en openbaarmaking van uw persoonsgegevens in geval van een niet-anonieme melding: toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden (art. 6 lid 1 letter a DSGVO).
- Verzameling, verwerking en openbaarmaking van persoonsgegevens van de personen die u in uw melding vermeldt: Ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde partij (art. 6 lid 1 letter f DSGVO). Het is een legitiem belang van TRATON SE om overtredingen van de wet en ernstig plichtsverzuim van medewerkers binnen de gehele groep op een effectieve manier en met een hoge mate van vertrouwelijkheid te onthullen, te verwerken, te onderdrukken en te bestraffen om schade en aansprakelijkheidsrisico's voor de TRATON Goup af te wenden conform §§ 30, 130 OWiG (Duitse wet op administratieve overtredingen). Punt 4.1.3 van de Duitse Corporate Governance Code vereist het opzetten van een klokkenluidersysteem om werknemers en derden in staat te stellen om meldingen van juridische overtredingen binnen het bedrijf veilig en op een adequate manier te melden.
- Openbaarmaking van persoonsgegevens in geval van een niet-anonieme melding aan andere ontvangers: verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 letter c DSGVO).
Opslagduur van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor het onderzoek en de daaropvolgende beoordeling, en daarnaast zolang als relevante wettelijke, contractuele of statutaire bewaartermijnen ons verplichten om op te slaan. Nadat de melding is verwerkt, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd in overeenstemming met de vereisten van het betreffende land. In het geval van anonimisering wordt de verwijzing naar uw identiteit als klokkenluider permanent en onomkeerbaar verwijderd.
Gebruik van de klokkenluiderportaalsite
Versleutelde communicatie en gepersonaliseerde inbox
De communicatie tussen uw computer en het meldsysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Het IP-adres van uw computer wordt niet opgeslagen tijdens het gebruik van het klokkenluiderportaal. Om de verbinding te behouden tussen uw computer en het BKMS® System wordt een cookie opgeslagen op uw computer dat enkel de sessie-ID bevat. Deze cookie is uitsluitend geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
U hebt de mogelijkheid om een pseudoniem/ gebruikersnaam en wachtwoord te selecteren en deze te gebruiken om een beveiligde postbus in het klokkenluidersysteem aan te maken. Hiermee kunt u meldingen verzenden naar de betreffende medewerkers van TRATON SE, ofwel met naam, of op een anonieme manier. Dit systeem slaat enkel gegevens op binnen het klokkenluidersysteem, wat het bijzonder veilig maakt. Het is geen vorm van gewone e-mailcommunicatie.
Bovendien kunt u uw anonimiteit beter beschermen door gebruik te maken van een openbare pc (bv. in een internetcafé).
Opmerkingen over het verzenden van bijlages
Wanneer u een melding of aanvullende informatie afgeeft, hebt u de mogelijkheid om bijlagen naar de betreffende medewerkers van TRATON SE te sturen. Als u anoniem een melding wilt afgeven, neem dan de volgende veiligheidsinformatie in acht: Bestanden kunnen verborgen persoonsgegevens bevatten die uw anonimiteit in gevaar kan brengen. Verwijder deze gegevens voor u de melding afgeeft. Indien u niet in staat bent deze gegevens te verwijderen of aarzelt over hoe u dit moet doen, kopieer dan de tekst van uw bijlage in uw meldingstekst of zend het afgedrukte document anoniem (persoonlijke gegevens uitgezonderd) naar het adres opgegeven in de voetnoot, waarbij u het referentienummer vermeldt op het einde van het meldingsproces.
Uw rechten
Naast het recht om geïnformeerd te worden over de gegevens die op u betrekking hebben en het recht om uw gegevens te laten rectificeren, hebt u ook het recht om het wissen en de beperking van de verwerking (blokkering) te eisen van uw gegevens die voor de bovengenoemde doeleinden zijn verzameld, evenals het recht op gegevensoverdracht, voor zover er geen wettelijke bepalingen zijn die iets anders bepalen.
Bovendien is er een recht van bezwaar tegen de verwerking van gegevens, op voorwaarde dat de verwerking is gebaseerd op Art. 6 par 1 Lit. f DSGVO (gerechtvaardigd belang).
Bovendien hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken (in het geval van een niet-anonieme melding). Uw intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van het verzamelen en verwerken van uw persoonlijke gegevens op basis van uw toestemming tot dan toe.
Indien nodig moeten we uw identiteit verifiëren voordat we uw aanvraag kunnen verwerken.
Contactpersoon in geval van vragen
Als u uw toestemming wilt intrekken (in het geval van een niet-anonieme melding) of als u uw rechten met betrekking tot uw gegevens wilt uitoefenen, gebruik dan het contactformulier (https://traton.com/en/data-protection.html) of neem contact op met MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Hanauer Straße 26, 80992 München.
U kunt contact opnemen met de Data Protection Officer van TRATON SE via: TRATON SE, t.a.v. de data protection officer, Hanauer Straße 26, 80992 München.
Bij andere vragen kunt u contact opnemen met het Onderzoeksbureau investigation-office@traton.com of TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München.
U kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder voor gegevensbescherming.
