Política de privacidad
Nos tomamos muy en serio la cuestión de la protección de datos y la confidencialidad y cumplimos con las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) así como las leyes nacionales de protección de datos aplicables. Le recomendamos que lea atentamente las siguientes indicaciones sobre protección de datos antes de enviar un informe.
Finalidad del sistema de denuncia y base jurídica
El sistema de denuncia "LEDVANCE Integrity Line (LILi)" sirve para proporcionar, procesar y gestionar información sobre violaciones en el cumplimiento de forma segura y confidencial. El procesamiento de estos datos personales se basa en el interés legítimo de nuestra compañía en la detección y prevención de conductas inapropiadas y, por lo tanto, en la prevención de daños a LEDVANCE, sus empleados y clientes. La base jurídica para el tratamiento de estos datos personales es el artículo 6 seg. 1 p. 1 lit. f GDPR (interés legítimo) y en aquellos casos en los que la identidad del denunciante se comunica de forma consciente y libre (consentimiento), Art. 6 seg. 1 p. 1 lit. En caso de necesitar cualquier información adicional sobre este equilibro de intereses de acuerdo al Art. 6 (1) sec. 1 lit. f GDPR, utilice una de las opciones de contacto que aparecen en esta Política de Privacidad.
Responsable
Con respecto a la protección de datos en relación al sistema de denuncia, el responsable es
LEDVANCE GmbH, Parkring 33, 85748 Garching cerca de Múnich, Alemania
(en adelante también: "LEDVANCE"). El sistema de denuncia es gestionado por un proveedor especializado llamado, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 localizado en Berlín, Alemania. Esta empresa gestiona en nombre de LEDVANCE el sistema de denuncia. Este proveedor de servicios ha sido cuidadosamente seleccionado y verificado. [De conformidad al Acuerdo de Procesamiento de Información (DPA), aseguramos que este proveedor de servicios procesa la información personal sólo en nuestro nombre y de acuerdo a nuestras instrucciones.]
Los datos personales y la información introducida en el sistema de denuncia se almacenan en una base de datos de alta seguridad operada por EQS Group GmbH. Sólo LEDVANCE tiene acceso a los datos. EQS Group GmbH y terceros no tienen ningún tipo de acceso a los datos. Un procedimiento certificado asegura estas medidas técnicas y organizativas.
Todos los datos se cifran y almacenan con contraseñas de más de un nivel, accesibles a personas específicas autorizadas por LEDVANCE.
Delegado de protección de datos
LEDVANCE ha designado a un delegado de protección de datos:
Matthias Lindner
bDSB LEDVANCE
c/o intersoft consulting services AG
Beim Strohhause 17
20097 Hamburgo
Alemania
Teléfono: +49 40 790235 - 0
Fax: +49 40 790235 - 170
Correo electrónico: privacy@ledvance.com
Tipo de datos personales recopilados
El uso del sistema de denuncia es voluntario. Pero, si desea enviar un informe a través del sistema de denuncia, la herramienta recopila los siguientes datos personales e información:
- su nombre, siempre que revele su identidad,
- si trabaja en LEDVANCE y
- nombres de personas y otros datos personales de las personas que mencione en su informe.
Manejo confidencial de la información
La información recibida es tratada por un pequeño grupo de empleados que pertenecen a la organización de Compliance en LEDVANCE, expresamente autorizados y formados para el tratamiento de esta información, la cual es siempre tratada de forma confidencial. Este grupo de empleados de Compliance en LEDVANCE, analizan los hechos y, en caso necesario, realizan una investigación relacionada con el caso. Durante una investigación o el procesamiento de un mensaje, puede ser necesario proporcionar información a otros empleados dentro del Grupo, por ejemplo, si la información se refiere a operaciones en otras empresas del Grupo LEDVANCE. Éstas últimas también pueden tener su sede en países fuera de la Unión Europea (UE) o del Espacio Económico Europeo (EEE) donde pueden existir diferentes normas sobre la protección de datos personales. El intercambio de información con afiliados del Grupo LEDVANCE, con sede fuera de la UE/EEE, se basa en normas corporativas vinculantes aprobadas para la protección de datos personales. Puede encontrar estas normas corporativas en el siguiente enlace aquí. Siempre nos aseguramos que las pertinentes regulaciones de protección de datos sean respetadas. Cualquier persona de LEDVANCE o proveedores de servicios que tengan acceso a la información, deben tratar la información de forma confidencial.
Información del acusado
En principio, estamos obligados por ley a informar a los acusados de que tenemos un aviso de información, siempre que el proceso de verificación de la información no esté en peligro. Su identidad como denunciante no será revelada, en la medida en que lo permita la legislación. Sin embargo, puede haber desviaciones, por ejemplo, en virtud del artículo 14, apartado 3, del GDPR.
Derechos del interesado
Según la legislación Europea de protección de datos, usted y las personas mencionadas en el informe tienen el derecho de acceso, corrección, supresión, restricción del tratamiento, así como el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales. Si se reclama el derecho de oposición, verificaremos de inmediato en qué medida los datos almacenados aún son necesarios para la comprobación de la información. Los datos que ya no se necesiten se eliminarán inmediatamente.
Si usted, como denunciante, renuncia consciente e intencionadamente a su anonimato y nos da su consentimiento para el procesamiento de sus datos personales, tiene derecho a retirar su consentimiento hasta un mes después de que se haya realizado la notificación.
Si desea ejercer sus derechos o tiene preguntas sobre la protección de datos en LEDVANCE, utilice nuestro formulario de contacto o envíe un correo electrónico a privacy@ledvance.com.
LEDVANCE se toma muy en serio sus consultas e inquietudes y siempre nos esforzamos por cumplirlas. Además, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad supervisora competente de protección de datos en cualquier momento.
Para LEDVANCE la principal autoridad supervisora responsable de la protección de datos es:
Oficina Estatal de Protección de Datos de Baviera
Promenade 27 (Castle)
91522 Ansbach, Alemania
Período de retención de datos personales
Los datos personales se conservarán durante el tiempo en el que sea necesario aclarar el caso así como la evaluación de los informes finales. La información personal también será almacenada por un periodo superior si la compañía tiene un interés legítimo o es requerido por ley. Una vez finalizado el tratamiento de la información e investigación, estos datos se eliminarán en un plazo de dos meses. Las excepciones sólo serán permitidas si existe algún requisito legal específico que requiera un almacenamiento adicional o en casos específicos para otros casos legales, como procedimientos disciplinarios o la introducción de procedimientos penales.
Uso del sistema de denuncia a través del portal
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncia se lleva a cabo a través de una conexión cifrada (llamada “SSL”). La dirección IP de su ordenador no se almacena durante el uso del portal del sistema de denuncia. Con el fin de mantener la conexión entre su ordenador y el sistema de denuncia, se muestra una cookie en su equipo que contiene sólo el ID de sesión (llamado “NL cookie”). La cookie solo es válida hasta el final de su sesión y dejará de ser válida cuando el navegador se cierre.
Tiene la opción de usar un seudónimo/ nombre de usuario y contraseña para crear un buzón protegido en el sistema de denuncia. Esto le permite enviar mensajes al empleado responsable en LEDVANCE usando su nombre o de forma anónima y segura. En este sistema, los datos se almacenan exclusivamente en el sistema de denuncia y, por lo tanto, están especialmente protegidos, es decir, no es una comunicación por correo electrónico ordinaria.
Notas sobre el envío de archivos adjuntos
Al enviar un informe o enviar una modificación, tiene la opción de enviar archivos adjuntos al empleado responsable de LEDVANCE. Si desea informar anónimamente, tenga en cuenta la siguiente nota de seguridad: los archivos pueden contener datos personales ocultos que podrían poner en peligro su anonimato. Elimine estos datos antes de enviarlos. Si no puede eliminar estos datos o no está seguro, copie el texto de su archivo adjunto al texto del mensaje o envíe el documento impreso de forma anónima, citando el número de referencia que reciba al final del proceso del mensaje, a la dirección que figura en el pie de página.