Waarom zou ik een melding moeten doen?

We willen een betrouwbare partner voor u zijn. Naleving van de geldende wet- en regelgeving is hiervoor een belangrijke basis. Daarom is het voor ons van belang om mogelijk verkeerd gedrag gericht en zo vroeg mogelijk tegen te gaan. Daarbij zijn we ook afhankelijk van uw meldingen.

Voor welke vraagstukken is het online-meldsysteem bedoeld?

Het online-meldsysteem is ontwikkeld voor het melden van informatie over compliance-relevante gevallen.

Aan de ene kant kunt u via dit systeem melding doen van mogelijke compliance-overtredingen die zwaarwegende gevolgen voor onze organisatie kunnen hebben. Hiertoe behoren strafrechtelijke of overige juridische consequenties. Voor ons is informatie over de volgende onderwerpen daarom in het bijzonder van belang:

1. Vermogens- en eigendomsdelicten
2. Concurrentiedelicten
3. Schendingen van de bescherming persoonsgegevens
4. Schendingen van mensenrechten, sociale normen en milieunormen
5. Vermoeden van het witwassen van geld
6. Andere zwaarwegende schendingen van het recht

U kunt het online meldsysteem ook gebruiken om specifieke compliance gerelateerde vragen te stellen aan lmedewerkersvan de Compliance afdeling.

Houd er rekening mee dat andere meldingen (bijv. klantenmagazine niet ontvangen, reclamaties) niet via dit kanaal behandeld worden. Neem voor dergelijke vragen contact op met de klantenservice.

Hoe verloopt het indienen van een melding of een vraag, hoe stel ik een beveiligde postbus in?

Als u een melding wilt versturen, klikt u boven op onze introductiepagina op de knop “Melding doen”.

Het meldingsproces bestaat uit vier stappen:

1. Eerst wordt u gevraagd om de informatietekst over de bescherming van uw anonimiteit te lezen en een beveiligingsvraag (een zgn. CAPTCHA) te beantwoorden.
2. Op de volgende pagina wordt u gevraagd naar het soort melding.
3. Op de meldpagina formuleert u uw melding dan wel uw vraag in eigen woorden en beantwoordt u vragen over de kwestie via een eenvoudige antwoordselectie. Na het verzenden van uw melding ontvangt u een referentienummer als bewijs dat u de melding heeft verzonden.
4. Stel daarna uw persoonlijke beveiligde posbus in. Via deze beveiligde postbus ontvangt u van ons reacties en eventueel informatie over de voortgang van de behandeling van de melding.

Als u al een beveiligde postbus heeft, opent u deze rechtstreeks met de knop “Login”. Ook hier moet u eerst de beveiligingsvraag bevestigen.

Wanneer en hoe krijg ik een reactie?

Het online meldingssysteem hecht het grootste belang aan de bescherming van de klokkenluider.

Selecteer bij het aanmaken van uw beveiligde postbus uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Uw melding wordt door versleuteling en andere speciale beveiligingsroutines anoniem gehouden. Gebruik, indien mogelijk, geen pc die door uw bedrijf is verstrekt om uw melding af te geven.

Binnen zeven dagen na afgifte wordt er een ontvangstbevestiging van uw melding naar uw beveiligde postbus gestuurd, samen met feedback over wat er met uw melding gaat gebeuren. Als we bepaalde details moeten verduidelijken, zullen we contact met u opnemen voor specifieke vragen.

Hoe worden mijn gegevens bij het gebruik van het online-meldsysteem beschermd?

Privacy verklaring voor het online meldsysteem

Gegevensbescherming vinden wij belangrijk

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus. In deze privacy verklaring kunt u lezen welke gegevens we bij het gebruik van de website en bij het doen van een melding verwerken.

1. Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7 AVG

De verantwoordelijke (voor het verwerken van gegevens) in de zin van artikel 4, lid 7 AVG is degene die bij het afgeven van een melding als data-ontvanger staat vermeld.

2. Informatie over het online meldsysteem/contact opnemen met de afdeling Compliance

Doel van gegevensverwerking en rechtsgrond

Dit online meldsysteem is opgezet om meldingen over zaken met betrekking tot compliance mogelijk te maken. U kunt hier mogelijke inbreuken op de compliance melden, die zwaarwegende gevolgen voor het bedrijf kunnen hebben. Deze inbreuken op de compliance kunnen onder meer financiële- of strafrechtelijke consequenties hebben.

U kunt het online meldsysteem daarnaast gebruiken wanneer u concrete vragen heeft over compliance, die u graag zou willen voorleggen aan de medewerkers van de afdeling Compliance.

De rechtsgrond van deze gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, sub f AVG.

Type gegevens die verwerkt worden

Gebruik maken van het online meldsysteem is op vrijwillige basis. De gegevens die door ons worden verwerkt, zijn afhankelijk van de informatie die u ons verstrekt. Wij verwerken met regelmaat de volgende gegevens:

• Uw naam en uw contactgegevens, voor zover wij over deze gegevens beschikken.
• Of u bij ons werkzaam bent, indien u dit heeft willen mededelen.
• Afhankelijk van uw melding, de namen van personen en andere persoonsgegevens.

Ontvanger/Categorieën ontvangers

De door u verstrekte gegevens worden door de verwerkingsverantwoordelijke, en aldaar uitsluitend door de afdeling Compliance, verwerkt. De gegevens worden per definitie niet gedeeld met derden. Het kan echter wel zo zijn dat wij de door u verstrekte gegevens met andere afdelingen van de verwerkingsverantwoordelijke of andere bedrijven van de Schwarz-groep delen, wanneer dat nodig is voor het oplossen van het probleem.

Daarnaast worden bij uitzondering gegevens in onze opdracht verwerkt door verwerkers, zoals de beheerder van het online meldsysteem, EQS Group GmbH, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlijn, Duitsland. Deze en eventuele andere verwerkers zijn allemaal zorgvuldig geselecteerd en worden bovendien gecontroleerd en zijn contractueel gebonden conform artikel 28 AVG.

Wij zijn wettelijk verplicht om de beschuldigde personen in te lichten dat wij een melding over hen hebben ontvangen, wanneer het verstrekken van deze informatie niet schadelijk is voor het opvolgen van de melding. Voor zover dit wettelijk mogelijk is, wordt uw identiteit als melder daarbij niet bekendgemaakt.

Opslagduur/Criteria voor het vaststellen van opslagduur

De gegevens worden zo lang bewaard als ze nodig zijn voor het realiseren van de bovengenoemde doeleinden of voor de afsluitende verwerking van meldingen over zaken met betrekking tot compliance en voor zolang als dit in het kader van de geldende wetten vereist is. De criteria hiervoor zijn bijvoorbeeld de complexiteit van de kwestie, de tijd die het kost om de kwestie op te lossen en het onderwerp van de beschuldiging. Nadat de gegevens hun doel hebben gediend, worden ze verwijderd.

3. Gebruik van het online meldsysteem

De communicatie tussen uw apparaat en het online meldsysteem loopt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres wordt niet opgeslagen. Uitsluitend voor het in stand houden van de verbinding met het online meldsysteem wordt er een cookie met een sessie-ID (een zogenaamde nul-cookie) op uw computer opgeslagen. Deze cookie is geldig tot aan het einde van uw sessie en wordt daarna verwijderd.

4. Rechten van betrokkenen

U heeft conform artikel 15, lid 1 AVG het recht om inzage te verkrijgen over de bij de verwerkingsverantwoordelijke opgeslagen persoonsgegevens omtrent uw persoon.

Als er wordt voldaan aan de wettelijke voorwaarden, heeft u bovendien het recht om uw persoonsgegevens te rectificeren, te wissen en de verwerking ervan te beperken.

Wanneer de gegevensverwerking berust op basis van artikel 6, lid 1, sub e of f AVG, heeft u het recht om bezwaar te maken. Zodra u bezwaar maakt tegen de verwerking van gegevens zal deze worden gestaakt, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aan kan voeren die zwaarder wegen dan de belangen van de betrokkene.

Indien u de verwerkte gegevens zelf ter beschikking heeft gesteld, heeft u in bepaalde gevallen, recht op doorgifte van gegevens.

Wanneer de gegevensverwerking op basis van toestemming conform artikel 6, lid 1, sub a of artikel 9, lid 2, sub a AVG berust, kunt u deze toestemming op ieder moment met onmiddellijke ingang intrekken, zonder dat de rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment wordt aangetast.

U kunt zich in de bovengenoemde situaties, bij vragen of indien u een klacht heeft, per e-mail of brief tot de functionaris voor gegevensbescherming richten, zie onder 5.

Bovendien heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthoudende autoriteit.

5. Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van uw gegevens of het uitoefenen van uw rechten, dan kunt u contact op nemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de verwerkingsverantwoordelijke:

• Lidl Belgium GmbH & Co. KG
  Privacy Officer
  Guldensporenpark 90 Blok J
  9820 Merelbeke
  België/Belgique
  privacy@lidl.be

• „ЛИДЛ БЪЛГАРИЯ ЕООД ЕНД КО“ КД
  Ул. „3-ти март“ № 1,
  2129 с. Равно поле,
  България
  personaldata.protection@lidl.bg

• Lidl Česká republika v.o.s. / Lidl Holding s.r.o. / Lidl stravenky v.o.s. / Lidl E-Commerce Logistics s.r.o.
  Pověřenec pro ochranu osobních údajů
  Nárožní 1359/11
  158 00 Praha 5
  Česká republika
  ochranaosobnichudaju@lidl.cz

• Lidl & Companhia
  Responsável de Proteção de Dados
  Rua Pé de Mouro 18, Linhó
  2714-510 SINTRA
  Portugal
  ProtecaoDados@lidl.pt

• LIDL Cyprus
  Υπεύθυνος προστασίας Δεδομένων
  Industrial Area
  Emporiou Street 19
  CY- 7100 Aradippou – Larnaca
  Κύπρος
  dataprotection@lidl.com.cy

• Lidl Discount S.R.L.
  Responsabilul cu Protecția Datelor
  Str. Cpt. Av. Alexandru Șerbănescu nr. 58A
  Sector 1, București, 014295
  protectiadatelor@lidl.ro

• Lidl Danmark K/S
  Databeskyttelsesofficeren (DPO)
  Profilvej 9
  Danmark - 6000 Kolding
  Databeskyttelse@Lidl.dk

• Lidl Dienstleistung GmbH & Co. KG
  Datenschutz
  Bonfelder Str. 2
  74206 Bad Wimpfen
  Deutschland
  datenschutz@lidl.de

• Lidl Eesti OÜ
  A. H. Tammsaare tee 47
  Kristiine linnaosa, Tallinn
  Harjumaa, 11316
  Eesti Vabariik
  andmekaitse@lidl.ee

• Lidl Hellas & Σια Ο.Ε.
  Υπεύθυνος προστασίας Δεδομένων
  Ο.Τ. 31, ΔΑ 13 Τ.Θ. 1032,
  Τ.Κ. 57 022 Σίνδος-Θεσσαλονίκη
  Ελλάδα
  dataprotection@lidl.gr

• Lidl Hrvatska d.o.o.k.d
  Službenik za zaštitu podataka
  Ulica kneza Ljudevita Posavskog 53
  10 410 Velika Gorica
  Hrvatska
  zastita_podataka@lidl.hr

• Lidl Ireland GmbH
  Lidl Head Office
  Main Road
  Tallaght
  Dublin 24
  Ireland
  data.controller@lidl.ie

• Lidl Italia S.r.l.
  Responsabile della protezione dei dati
  Via Augusto Ruffo 36
  37040 - Arcole (VR)
  Italia
  privacyit@lidl.it

• SIA Lidl Latvia
  Datu aizsardzības speciālists
  Dzelzavas iela 131
  Rīga, LV-1021
  datuaizsardziba@lidl.lv

• UAB „Lidl Lietuva“
  Viršuliškių skg. 34
  LT – 05132, Vilnius
  Lietuva
  duomenuapsauga@lidl.lt

• Lidl SNC
  Service protection des données
  Direction Juridique et Compliance
  72, avenue Robert Schuman
  FR - 94533 RUNGIS CEDEX 1
  protection.donnees@lidl.fr

• Lidl Stiftung & Co. KG
  Datenschutz
  Stiftsbergstraße 1
  74167 Neckarsulm
  Deutschland
  datenschutzbeauftragter@lidl.com

• Lidl Supermercados, S.A.U.
  Delegado de Protección de Datos
  c/ Beat Oriol, s/n (Pol. Ind. La Granja)
  08110 Montcada i Reixac
  España
  protecciondedatos@lidl.es

• Lidl Suomi Ky
  Tietosuojavastaava
  Compliance
  PL 500
  FI-02201 Espoo
  Suomi
  tietoturva@lidl.fi

• Lidl Magyarország Bt.
  Adatvédelmi tisztviselő
  Rádl árok 6.
  1037 Budapest
  Magyarország
  adatvedelem@lidl.hu

• Lidl Malta Ltd.
  Data Protection Officer
  Lidl Italia S.r.l.
  Via Augusto Ruffo 36
  37040 - Arcole (VR)
  Italy
  privacymt@lidl.com.mt

• Lidl Nederland GmbH
  Havenstraat 71
  1271 AD Huizen
  Nederland
  privacy@lidl.nl

• Lidl Northern Ireland GmbH
  Dundrod Road
  Nutts Corner
  BT29 4SR
  Crumlin
  Co. Antrim
  Northern Ireland
  data.controller@lidl.ie

• Lidl Polska Sp. z o.o.
  Inspektor ochrony danych
  ul. Poznańska 48, Jankowice
  62-080 Tarnowo Podgórne
  Polska
  ochronadanychosobowych@lidl.pl

• LIDL Slovenija d.o.o. k.d.
  Pooblaščena oseba za varstvo podatkov
  Pod lipami 1
  1218 Komenda
  Slovenija
  skrbnik_OP@lidl.si

• Lidl Slovenská republika, s.r.o.
  Zodpovedná osoba za ochranu osobných údajov
  Ružinovská 1E
  821 02 Bratislava
  Slovenská
  ochranaosobnychudajov@lidl.sk

• Lidl Sverige kommanditbolag
  Dataskyddsombud
  Box 6087
  175 06 Järfälla
  Sverige
  dataskydd@lidl.se

• Lidl Great Britain Limited
  Lidl House
  Data Protection Officer
  14 Kingston Road
  Surbiton
  KT5 9NU
  United Kingdom
  data.protection@lidl.co.uk