Obavijesti o zaštiti podataka
Vrlo ozbiljno shvaćamo zaštitu podataka i povjerljivost i pridržavamo se važećih nacionalnih i europskih odredbi o zaštiti podataka. Ključni aspekti naših pravila za pohranu podataka objašnjeni su u nastavku.
Ova stranica pruža informacije o tome kako obrađujemo dojave koja ste poslali u sustavu za zviždače i kako osiguravamo da se s njima postupa povjerljivo.
Svrha obrade podataka, pravni temelj i povjerljivo postupanje s dojavama
Svrha obrađivanja podataka jest postupanje i daljnja istraga dojava primljenih putem programa za zviždače, kao i poduzimanje bilo kakvih radnji koje mogu biti potrebne u skladu s tim.
Primljene dojave preusmjeravaju se posebno osposobljenim zaposlenicima u odjelima za korporativnu reviziju i / ili korporativnu usklađenost tvrtke Beiersdorf AG i s njima se uvijek postupa povjerljivo. Ovi zaposlenici ispituju slučaj, dalje istražuju i, u slučaju osnovane sumnje, mogu ga proslijediti odgovarajućem organu kaznenog progona ili unutarnjem odjelu (npr. izvršnom odboru u materijalnim slučajevima ili odjelu ljudskih potencijala radi pokretanja sankcija protiv optužene osobe ili osoba). Dojave koje se odnose na zaštitu podataka, poreze, carine, trgovanje vrijednosnim papirima / insajdersko trgovanje i kategorije diskriminacije / uznemiravanja, prosljeđuju se relevantnom unutarnjem odjelu na ispitivanje i istragu.
Prilikom ispitivanja dojave može biti potrebno dostaviti dojave drugim zaposlenicima tvrtke Beiersdorf AG ili zaposlenicima drugih tvrtki grupe Beiersdorf AG (npr. ako se dojave odnose na događaje u podružnicama tvrtke Beiersdorf AG). Tvrtke grupe mogu se nalaziti u zemljama izvan Europske unije ili Europskog ekonomskog područja, koje imaju drugačija pravila o zaštiti osobnih podataka. U tom slučaju osiguravamo prijenos podataka u skladu s važećim propisima o zaštiti podataka. Ovisno o odredištu podataka u predmetnom slučaju, prihvaćamo standardne klauzule o zaštiti podataka, primjenjujemo obvezujuća interna pravila o zaštiti podataka, ili prenosimo podatke samo tvrtkama koje imaju potvrdu „EU-US Privacy Shield“ ili koje se nalaze u zemljama za koje je Europska komisija donijela odluku o adekvatnosti. Osim toga, prilikom obrade dojava uvijek se pridržavamo relevantnih zakona o zaštiti podataka. Dopušteno nam je obrađivati osobne podatke sadržane u dojavama jer imamo legitiman interes za istragu, sankcioniranje i sprječavanje protupravnog ponašanja unutar tvrtke (između ostalog, čl. 6. st. 1f OUZP) i zbog toga što je obrada nužna za usklađivanje s našim zakonskim obvezama (između ostalog, čl. 6. st. 1c OUZP) ili za utvrđivanje ili branjenje pravnih potraživanja.
Nemate se čega bojati ako koristite sustav za zviždače u dobroj vjeri. U slučaju zlouporabe, npr., ako zviždač namjerno pošalje lažnu dojavu s ciljem da nekoga diskreditira, pridržavamo pravo na pokretanje pravnih postupaka protiv istog.
Obavijest optuženika
Načelno smo prema zakonu dužni obavijestiti optuženu osobu ili osobe da smo primili dojavu o njima, osim ako to ne ugrožava daljnje istraživanje dojave. Vaš identitet kao zviždača neće se otkriti ukoliko je to legalno moguće.
Korištenje sustava za zviždače
Komunikacija između Vašeg računala i sustava za zviždače koristi šifriranu vezu (SSL). IP adresa Vašeg računala ne pohranjuje se kada koristite sustav. U cilju održavanja veze između Vašeg računala i sustava BKMS® System, na Vašem se računalu sprema kolačić datoteka (cookie). Ta datoteka sadrži samo ID sesije i valjana je samo do kraja Vaše sesije, tj. prestaje važiti kada se odjavite ili zatvorite preglednik.
Međutim, imajte na umu da pristupanje sustavu za zviždače može ostaviti tragove na Vašem računalu. Ako za pristup sustavu koristite računalo tvrtke, trebali biste razmotriti mogućnosti brisanja privremenih podataka (cache) i povijesti preglednika nakon toga. Možete koristiti i takozvani „privatni način rada“ ako ga Vaš preglednik nudi, jer Vam tada štedi napore ručnog brisanja.
Također možete kreirati zaštićen poštanski sandučić s pseudonimom / korisničkim imenom i lozinka po vlastitom izboru. To Vam omogućuje slanje dojava anonimno i sigurno vašem voditelju slučaja u tvrtki Beiersdorf AG. Ovaj sustav pohranjuje podatke samo u sustavu za zviždače i posebno ih štiti u tom procesu; ne može se usporediti sa standardnom komunikacijom putem elektroničke pošte.
Slanje privitaka
Svom voditelju slučaja u tvrtki Beiersdorf AG prilikom slanja dojave ili slanja dodatnih informacija možete poslati i privitke. Ako svoju dojavu želite predati anonimno, imajte na umu sljedeće savjete o sigurnosti: Datoteke mogu sadržavati skrivene osobne podatke koji mogu ugroziti vašu anonimnost. Molimo Vas da uklonite sve takve podatke prije slanja bilo koje datoteke. Ako niste u mogućnosti ukloniti te informacije, kopirajte tekst ili pošaljite ispisanu kopiju dokumenta anonimno voditelju slučaja koristeći referentni broj dobiven na kraju procesa predaje dojave (vidi fusnotu).
Vaša prava u vezi s obradom Vaših osobnih podataka
Prema njemačkom i svim primjenjivim europskim zakonima o zaštiti podataka, imate pravo na informacije i – gdje su ispunjeni relevantni preduvjeti – na pristup, ispravak ili brisanje Vaših osobnih podataka, te na ograničavanje njihove obrade, kao i pravo na prenosivost podataka, gdje je to primjenjivo. Svoju suglasnost na pohranu Vaših podataka možete povući u bilo kojem slučaju zbog razloga specifičnih za Vašu situaciju. U tom slučaju ćemo odmah ispitati u kojoj mjeri dojavu još treba istražiti. Vaši se podaci više neće obrađivati, osim ako to nije obvezno i ako za to ne postoje opravdani razlozi.
Osim toga, također imate pravo podnijeti prigovor nadzornom tijelu.
Trajanje čuvanja
Dojave pohranjujemo dokle god su potrebne za kazneni progon, sve dok imamo legitiman interes za njihovu pohranu ili dok ne dođemo do zaključka da je dojava neutemeljena. Nakon toga, dojave se brišu ili anonimiziraju, npr., reference na Vaš identitet kao zviždača i optuženika nepovratno se brišu.
Odgovorni odjeli i sigurnost podataka
Odjel odgovoran za zaštitu podataka u sustavu za zviždače je odjel Corporate Compliance Management, Unnastr. 48, 20245 Hamburg, Njemačka, tvrtke Beiersdorf AG. Predstavlja ga izvršni odbor. Našem službeniku za zaštitu podataka možete se obratiti na gore navedenoj adresi ili putem elektroničke pošte na dataprotection@beiersdorf.com. Sustavom za zviždače upravlja njemačka tvrtka specijalizirana za ovu vrstu djelatnosti, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München, Njemačka, u ime tvrtke Beiersdorf AG i za njezin račun. U tom svojstvu, tvrtka djeluje kao davatelj usluga prema uputama upravitelja podataka u smislu OUZP. Podaci u sustavu za zviždače pohranjeni su koristeći sveobuhvatne tehničke i organizacijske mjere. Posebno su šifrirani na takav način da ih tvrtka EQS Group GmbH ne može vidjeti, i mogu im pristupiti samo imenovane osobe tvrtke Beiersdorf AG.