Informativa sulla privacy
Individuazione del Titolare del trattamento
- Identità: HOTELBEDS SPAIN, S.L.U. (di seguito “Entità Hotelbeds” o “Titolare del trattamento”), che fa parte del Gruppo Hotelbeds.
- Numero di identificazione fiscale (NIF): B-28916765
- Indirizzo: Camí de Son Fangos n.º 100, Complejo Mirall Balear, Torre A, 5.º piso, 6A-7A, 07007, Palma di Maiorca (Spagna)
- Responsabile della protezione dei dati (RPD): dataprotection@hotelbeds.com
Qual è la finalità del trattamento dei dati e qual è la sua base legittima?
I dati personali forniti dagli utenti (di seguito l’”Utente”) attraverso i vari moduli messi a disposizione sul sito web https://www.bkms-system.net/hotelbedsgroup (di seguito, il “Sito web”) saranno trattati per le seguenti finalità:
- Per gestire le segnalazioni, le richieste relative a Governance-Risk-Compliance e/o i consigli sulla compliance.
- Per fornire aggiornamenti sulle comunicazioni (quando richiesto) con gli utenti che inviano segnalazioni (in base alla decisione dell’utente di identificarsi).
La base legittima di tali finalità è il legittimo interesse a rispettare gli obblighi di legge per le attività di whistleblowing.
In genere i dati richiesti nei moduli presenti sul Sito web sono obbligatori (salvo diversa indicazione nel campo obbligatorio) per rispettare le finalità previste. Pertanto, la mancata fornitura o la fornitura non corretta di tali dati potrebbe causare il mancato rispetto delle finalità indicate. Ciò non pregiudica la libera visualizzazione dei contenuti del Sito web da parte dell’Utente.
L’uso della helpline è totalmente volontario. Ricordiamo che possiamo ricevere ed esaminare segnalazioni solo se l’Utente conferma di aver letto e compreso la presente Informativa sulla protezione dei dati e accetta il trattamento di tutti i dati personali inseriti secondo la presente Informativa sulla protezione dei dati.
Quali dati degli Utenti saranno trattati dal Titolare del trattamento?
Il Titolare del trattamento tratterà le seguenti categorie di dati degli Utenti:
- Dati identificativi: nome, cognome/i o pseudonimo che vengono forniti.
La fornitura di dati di terzi da parte dell’Utente nell’ambito del suo reclamo / della sua comunicazione all’interno della segnalazione libera il Titolare del trattamento da qualsiasi responsabilità al riguardo. Fermo restando quanto sopra, il Titolare del trattamento può effettuare controlli periodici per verificare che le norme sui whistleblower supportino la finalità del trattamento, adottando le eventuali misure di due diligence appropriate, in conformità con la normativa sulla protezione dei dati.
Tutte le persone di età superiore a 16 anni possono navigare nel Sito web. Tuttavia, l’invio di segnalazioni è riservato solo alle persone di età superiore a 18 anni. Ciò significa che sussiste un divieto di invio di segnalazioni da parte degli Utenti di età inferiore a 18 anni.
I dati degli Utenti saranno condivisi con quali destinatari?
I dati degli Utenti possono essere condivisi:
- Con le organizzazioni partner del Titolare del trattamento di cui fa parte il Gruppo Hotelbeds.
- Con i servizi di consulenza legale necessari per supportare le segnalazioni che potrebbero richiedere assistenza a livello locale.
- Con gli enti pubblici in virtù di obblighi di legge.
Qualora la comunicazione dei dati a tali società terze comporti un trasferimento internazionale dei dati, il Titolare del trattamento adotterà le misure necessarie ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati affinché tali terze parti trattino i dati con tutte le garanzie adeguate.
Conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati per i termini di prescrizione legale applicabili, salvo diverse indicazioni. In tal caso, i dati saranno trattati con la finalità di dimostrare il rispetto dei nostri obblighi legali e/o contrattuali. Conserveremo le informazioni personali per tutto il tempo necessario o consentito ai sensi delle finalità per le quali sono state ottenute.
Misure di sicurezza
Il Titolare del trattamento tratterà in ogni momento i dati con la massima riservatezza e in conformità con il relativo obbligo di segretezza, come previsto dalla legislazione applicabile, adottando tutte le misure tecniche e organizzative necessarie a tal fine, sia in ambienti fisici che logici, garantendo la sicurezza dei dati e prevenendone la perdita, l’alterazione o l’accesso o il trattamento non autorizzati da parte del personale interno o di terze parti, tenendo conto dello stato dell’arte, della natura dei dati conservati e dei rischi ai quali tali dati sono esposti. Analogamente, le informazioni sono conservate in un ambiente sicuro e sono accessibili esclusivamente per il personale autorizzato.
A tal proposito, i sistemi del Titolare del trattamento prevedono protocolli di crittografia nella comunicazione delle informazioni trasmesse dal Sito web. Quando il Sito web viene contattato, l’elaborazione avviene secondo i parametri di sicurezza Secure Socket Layer (SSL).
Tuttavia, dal momento che non è possibile garantire che una comunicazione tramite Internet sia sicura al 100%, non possiamo garantire in maniera assoluta che le informazioni fornite rimarranno sempre al sicuro.
Esercizio dei diritti
L’Utente può scrivere al Titolare del trattamento all’indirizzo riportato nell’intestazione della presente Informativa o inviare un’e-mail all’indirizzo dataprotection@hotelbeds.com, allegando una fotocopia del documento di identità, in qualsiasi momento e gratuitamente, per le seguenti finalità:
- Revocare le autorizzazioni concesse.
- Accedere ai dati personali.
- Correggere dati non accurati o incompleti.
- Richiedere la cancellazione dei dati quando, tra gli altri motivi, tali dati non sono più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti.
- Richiedere la limitazione del trattamento dei dati quando è rispettata una delle condizioni stabilite dalla normativa sulla protezione dei dati.
- Richiedere la portabilità dei dati.
Rispetto del CCPA
Se l’Utente è soggetto alla legge dello Stato della California in relazione al trattamento dei dati personali, troverà maggiori informazioni sulla possibilità di impedire la vendita dei propri dati personali a questo link (divieto di vendita dei dati).
Può anche contattare l’RPD all’indirizzo dataprotection@hotelbeds.com e ha il diritto di presentare un reclamo relativo alla protezione dei dati personali presso l’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD) all’indirizzo Calle de Jorge Juan, 6, 28001 Madrid (Spagna) (www.aepd.com), qualora, in qualità di interessato, ritenga che il Titolare del trattamento abbia violato i suoi diritti riconosciuti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.
Ultimo aggiornamento: 31 maggio 2023