Merknader om personvern
Vi tar personvern og fortrolighet svært alvorlig, og vi forholder oss til de gjeldende nasjonale bestemmelsene om personvern. Vennligst les denne informasjonen om personvern nøye før du sender en melding.
Hensikten med meldesystemet
Meldesystemet (BKMS® System) er en sikker og fortrolig portal til mottak og behandling av informasjon om visse kriminelle handlinger og lovovertredelser om hvitsnippkriminalitet og/eller korrupsjon.
Ansvarlig myndighet for personvern
Myndigheten som er ansvarlig for personvern innen varslingssystemet er Evonik Industries AG, Group Data Privacy Department, Rellinghauser Straße 1-11, D-45128 Essen. Meldesystemet driftes av et spesialisert firma, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, D-10789 Berlin i Tyskland, på vegne av Evonik.
Personopplysninger og informasjon som legges inn på meldesystemet lagres i en database som driftes av EQS Group GmbH i et høysikkerhets datasenter. Kun Evonik har tilgang til opplysningene. EQS Group GmbH og andre tredje parter har ikke tilgang til opplysningene. Dette sikres i den sertifiserte prosedyren gjennom omfattende tekniske og organisatoriske tiltak.
Alle opplysningene lagres kryptert med fllere passordbeskyttelsesnivåer, slik at tilgangen er begrenset til et svært lite utvalg av uttrykkelig autoriserte personer hos Evonik.
Type personopplysninger som samles inn
Bruken av meldesystemet finner sted på frivillig basis. Hvis du sender en melding via meldesystemet, innhenter vi følgende personopplysninger og informasjon:
- navnet ditt, hvis du velger å oppgi din identitet,
- om du er ansatt hos Evonik, og
- navnene på personene og andre personopplysninger for personene som du angir i meldingen.
Fortrolig behandling av meldinger
Meldinger som sendes inn, mottas av et lite utvalg av spesifikt autoriserte og spesielt opplærte ansatte ved Evoniks juridiske- og complianceavdeling og behandles alltid fortrolig. De ansatte ved juridisk- og complianceavdelingen vil vurdere saken og eventuelt foreta ytterligere undersøkelser som kreves i det spesielle tilfellet.
I sammenheng med undersøkelsen av en melding eller som en del av en spesiell etterforskning, kan det bli nødvendig å sende meldinger videre til andre ansatte i Evonik eller ansatte i andre selskaper innen konsernet, eksempelvis dersom meldingen er relatert til hendelser i datterselskaper. Sistnevnte kan også ha sitt kontor i land som ligger utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS), der det eksisterer andre bestemmelser som gjelder for beskyttelse av personopplysninger. Vi sikrer alltid overensstemmelse med relevant personvernlovgivning når vi videresender meldinger.
Alle personer som har tilgang til opplysningene er forpliktet til å opprettholde taushetsplikt.
Oppbevaringstid for personopplysninger
Personopplysningene beholdes så lenge det er nødvendig for å klargjøre situasjonen og foreta en vurdering. Etter at behandlingen av meldingen er avsluttet, slettes disse opplysningene i samsvar med lovfestede krav.
Bruken av meldeportalen
Kommunikasjonen mellom din datamaskin og meldesystemet finner sted via en kryptert forbindelse (SSL). Din IP-adresse vil ikke bli lagret under din bruk av meldesystemet. For å opprettholde forbindelsen mellom din datamaskin og BKMS® System, lagres det en informasjonskapsel på datamaskinen din. Denne informasjonskapselen inneholder kun øktens ID (en såkalt øktkapsel). Denne informasjonskapselen er kun gyldig inntil økten din er ferdig, og den utløper så snart du lukker nettleseren din.
Du har muligheten til å opprette en sikret postkasse med et pseudonym/brukernavn og et passord som du selv velger. På denne måten kan du sende meldinger til den ansvarlige i Evonik på en anonym og sikker måte. Dette systemet lagrer bare opplysninger innenfor meldesystemet, noe som gjør det spesielt sikkert. Det er ikke likt en vanlig kommunikasjon via e-post.
Merknad om sending av vedlegg
Når du sender inn en melding eller et tillegg, kan du samtidig sende vedlegg til den ansvarlige i Evonik. Hvis du ønsker å sende inn en anonym melding, må du merke deg følgende prosedyre for personvern: Filene kan muligens inneholde skjulte personopplysninger som kan sette anonymiteten din i fare. Fjern disse opplysningene før du sender filene. Hvis du ikke kan fjerne disse opplysningene, eller du er usikker på hvordan du skal gjøre dette, må du kopiere teksten i vedlegget ditt i meldingsteksten eller sende en utskrift av dokumentet anonymt til adressen som er oppført i fotnoten og angi referansenummeret som du mottar ved slutten av meldingsprosessen.
Versjon: 2022-11-01
