データ保護に関する注意
私たちはデータ保護および守秘義務を非常に重大に受け止めており、現在の国内のデータ保護規制を忠実に守っています。通報を送る前に、このデータ保護情報をきちんと読んでください。
通報システムの目的
この通報システム (BKMS® System) によって、経済犯罪および/または汚職について、特定の犯罪および法律違反行為に関する情報を受信および処理するために、安全かつ機密なポータルを提供します。
データ保護の権限者
告発システムのデータ保護に関する権限者は、 Evonik Industries AG、Group Data Privacy Department、 Rellinghauser Straße 1-11、 45128 Essenです。この通報システムは、Evonikに代わって専門会社であるEQS Group GmbH (住所 Bayreuther Str.35、10789 ベルリン ドイツ) によって運営されています。
通報システムに入力された個人データおよび情報は、高い安全性を誇るデータセンターにおいてEQS Group GmbHが管理するデータベースに保管されます。データへのアクセスが可能なのはEvonikのみです。EQS Group GmbHとその他第三者はデータにアクセスできません。このことは、広範囲にわたる技術的および組織的な対策を通し、証明された手続きにおいて保証されます。
すべてのデータはパスワードが多様なレベルで保護され、暗号化された状態で保管されるため、アクセスできるのはEvonik内で明確に権限を持つ人物というごく一部の範囲に限られています。
収集された個人データの種類
通報システムの使用は任意です。通報システムを通じて通報を送る場合、私たちは以下の個人データおよび情報を収集します。
- あなたがご自分の身元を明らかにしたい場合、あなたの名前。
- あなたがEvonik社員であるかどうか、および
- あなたが通報内で名前を挙げる人物の名前とその人物のその他個人データ。
通報の機密処理
送信した通報は、 Evonik法務部およびコンプライアンス部門 内の明確に権限を与えられ、特別訓練を受けた一部社員が受領し、常に内密に取り扱われます。Evonik 法務部およびコンプライアンス部門の社員 が問題を評価し、特別なケースにおいて必要な更なる調査を実行します。
通報を調査する中で、または特別調査の範囲内で、Evonikまたはその他グループ会社の他の従業員に通報を転送する必要性が生じる場合があります。例 子会社内の事案に関連する通報の場合。後者の場合、欧州連合ではない国、または個人データ保護に関して異なる規制がある欧州経済領域に基づく場合があります。私たちは通報を転送する場合は、関連するデータ保護法令を遵守することを常に保証します。
データへのアクセス権を受け取る人物はすべて、守秘義務を維持することが義務付けられています。
個人データの保存期間
個人データは、状況を明らかにして評価を行うために必要な限り保存されます。通報の処理が終了したのち、このデータは法的要件に従って削除されます。
通報ポータルの利用
あなたのコンピューターと通報システム間の通信は、暗号化された接続 （SSL） を通じて行われます。あなたが通報システムを利用する間、あなたのIPアドレスは保存されません。あなたのコンピューターとh2KMS® System間の接続を維持するため、単にセッションID （いわゆるセッションクッキー） を含むクッキーがあなたのコンピューターに保存されます。このクッキーはあなたのセッションが終了するまでの間に限って有効であり、あなたがブラウザを閉じると無効となります。
あなたが仮名/ユーザー名とパスワードを選択し、セキュリティ保護されたメールボックスを設置することが可能です。この方法で、Evonikの担当社員に通報を匿名で安全に送信することができます。このシステムは、データを通報システム内でのみ保管するため、特別に安全です。通常のeメール通信とは異なります。
添付ファイルを送る際の注意点
通報または補足情報を送る際、同時にEvonik担当社員に添付ファイルを送ることもできます。匿名で通報を送りたい場合、以下の安全に関するご注意に気を付けてください。ファイルには、あなたの匿名性を危うくする個人機密情報が含まれている可能性があります。送信前にこのデータを削除してください。このデータの削除ができない場合、または削除方法が分からない場合、添付ファイルの文書をあなたの通報のテキストへとコピーするか、または印刷した文書を匿名でフッターに記載の住所に送ってください。この際、通報を送る手順の最後に受取る整理番号を記載してください。
バージョン:2022年11月1日
