Informativa sulla protezione dei dati
Per noi è molto importante la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle norme nazionali attualmente in vigore sulla tutela dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Obiettivo del sistema di segnalazione
Il sistema di segnalazione (BKMS® System) offre un portale sicuro e riservato per ricevere ed elaborare informazioni su determinati reati e violazioni di legge sui reati dei colletti bianchi e/o corruzione.
Autorità responsabile della protezione dei dati
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è Evonik Industries AG, Group Data Privacy Department, Rellinghauser Straße 1-11, 45128 Essen. Il sistema di segnalazione è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di Evonik.
I dati personali e le informazioni inseriti nel sistema di segnalazione sono memorizzati in una banca dati gestita da EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo Evonik ha accesso ai dati. EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso Evonik.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di segnalazione avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di segnalazione, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità,
- se Lei è impiegato alla Evonik, e
- i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una formazione speciale del reparto legale e di compliance di Evonik e sono sempre gestite in forma riservata. I dipendenti del reparto legale e di compliance valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Nell'ambito dell'analisi di una segnalazione o entro i limiti di una particolare indagine, può rendersi necessario inoltrare le segnalazioni ad altri dipendenti di Evonik o a dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio quando la segnalazione riguarda fatti accaduti all'interno delle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla tutela dei dati personali. Garantiamo sempre la conformità con la relativa normativa sulla protezione dei dati quando inoltriamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di segnalazione avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il Suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di segnalazione. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato un cookie sul Suo computer che contiene semplicemente l'ID di sessione (chiamato anche cookie di sessione). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
Ha deciso di sfruttare la possibilità di creare una casella di posta protetta con uno pseudonimo/nome utente e password scelti da Lei. In questo modo può inviare segnalazioni al dipendente responsabile di Evonik in forma anonima e sicura. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di segnalazione, il che li rende particolarmente sicuri; non è come la comunicazione e-mail ordinaria.
Nota sull'invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile in Evonik. Se vuole inviare una segnalazione anonima, La preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Elimini questi dati prima d'inviare la segnalazione. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non è sicuro di come farlo, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: 11/01/2022
