Pemberitahuan perlindungan data
Kami memperlakukan perlindungan dan kerahasiaan data secara sangat serius serta mematuhi peraturan perlindungan data nasional yang ada sekarang ini. Harap baca informasi perlindungan data ini secara seksama sebelum mengirimkan laporan.
Tujuan sistem pelaporan
Sistem pelaporan (BKMS® System) menyediakan portal yang aman dan rahasia untuk menerima serta memproses informasi mengenai kejahatan tertentu dan pelanggaran terhadap hukum mengenai kejahatan kerah putih dan/atau korupsi.
Pihak otoritas yang bertanggung jawab atas perlindungan data
Otoritas yang bertanggung jawab atas perlindungan data dalam sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing) ini adalah Evonik Industries AG, Group Data Privacy Department, Rellinghauser Straße 1-11, 45128 Essen. Sistem pelaporan ini dioperasikan oleh perusahaan spesialis, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, di Jerman, mewakili Evonik.
Data dan informasi pribadi yang dimasukkan ke dalam sistem pelaporan disimpan dalam basis data yang dioperasikan oleh EQS Group GmbH dalam pusat data berkeamanan tinggi. Hanya Evonik yang dapat mengakses data. EQS Group GmbH dan pihak ketiga lainnya tidak memiliki akses ke data. Hal ini dijamin dalam prosedur bersertifikasi melalui langkah-langkah teknis dan keorganisasian secara ekstensif.
Semua data yang disimpan dienkripsi dengan beberapa tingkat perlindungan kata sandi sehingga akses dibatasi pada sejumlah kecil orang yang secara tegas mendapatkan otorisasi dari Evonik.
Jenis data pribadi yang dikumpulkan
Penggunaan sistem pelaporan ini bersifat sukarela. Jika Anda mengirimkan laporan melalui sistem pelaporan ini, kami mengumpulkan data dan informasi pribadi Anda berikut ini:
- nama Anda, jika Anda memberitahukan identitas Anda,
- apakah Anda bekerja di Evonik, dan
- nama orang serta data pribadi lain orang yang Anda sebutkan dalam laporan Anda.
Penanganan laporan secara rahasia
Laporan yang masuk diterima oleh sejumlah kecil karyawan bagian hukum dan kepatuhan Evonik yang secara jelas mendapat otorisasi dan dilatih khusus serta selalu ditangani dengan kerahasiaan. Para karyawan bagian hukum dan kepatuhan ini akan mengevaluasi persoalan dan melaksanakan investigasi lebih lanjut yang diperlukan oleh kasus tersebut.
Dalam konteks pemeriksaan laporan atau dalam jangkauan investigasi khusus, mungkin akan diperlukan untuk meneruskan laporan kepada karyawan lain Evonik atau karyawan perusahaan grup lainnya, misalnya ketika laporan berkaitan dengan peristiwa yang terjadi di dalam cabang. Yang disebutkan terakhir ini mungkin berbasis di negara-negara di luar Uni Eropa atau Area Perekonomian Eropa dengan peraturan berbeda mengenai perlindungan data pribadi. Kami selalu memastikan kepatuhan dengan perundang-undangan mengenai perlindungan data yang relevan ketika meneruskan laporan kepada pihak lain.
Semua orang yang menerima akses ke data diwajibkan untuk menjaga kerahasiaan.
Periode penyimpanan data pribadi
Data pribadi disimpan sepanjang diperlukan untuk menjelaskan situasi serta melaksanakan evaluasi. Setelah proses pelaporan diselesaikan, data ini dihapus sesuai dengan persyaratan menurut undang-undang.
Penggunaan portal pelaporan
Komunikasi antara komputer Anda dan sistem pelaporan dilakukan melalui koneksi terenkripsi (SSL). Alamat IP Anda tidak akan disimpan pada saat Anda menggunakan sistem pelaporan ini. Untuk menjaga koneksi antara komputer Anda dan BKMS® System, cookie yang hanya memuat ID sesi (disebut sebagai kuki sesi) disimpan di komputer Anda. Cookie ini berlaku sampai akhir sesi Anda dan kedaluwarsa ketika Anda menutup browser Anda.
Anda memiliki kesempatan untuk membuat Kotak Komunikasi yang Aman dengan nama samaran/nama pengguna dan kata sandi yang Anda pilih sendiri. Dengan cara ini Anda dapat mengirimkan laporan kepada karyawan Evonik yang bertanggung jawab secara anonim dan aman. Sistem ini hanya menyimpan data di dalam sistem pelaporan yang membuatnya sungguh aman; tidak seperti komunikasi email biasa.
Catatan mengenai pengiriman lampiran
Ketika mengirimkan laporan atau tambahan, Anda dapat secara bersamaan mengirimkan lampiran kepada karyawan Evonik yang bertanggung jawab. Jika Anda ingin mengirim laporan anonim, harap memperhatikan nasihat keamanan berikut: File dapat memuat data pribadi tersembunyi yang dapat membahayakan anonimitas Anda. Buanglah data-data itu sebelum mengirimkannya. Jika Anda tidak dapat membuang data-data itu atau tidak yakin bagaimana melakukannya, salinlah teks dari lampiran Anda ke teks laporan Anda atau kirim dokumen yang sudah dicetak secara anonim ke alamat yang dituliskan di bagian bawah, dengan menuliskan nomor referensi yang Anda terima di akhir proses pelaporan.
Versi: 2022-11-01
