Notes sur la protection des données
Nous accordons la plus haute importance à la protection et la confidentialité des données et adhérons aux prescriptions nationales en vigueur concernant la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations de protection des données avant de soumettre une alerte.
Objectif du système d'alerte
Le système d'alerte (BKMS® System) est utilisé pour recevoir et traiter des informations sur certains crimes et infractions de la loi sur la criminalité en col blanc et/ou de corruption de manière sécurisée et confidentielle.
Autorité responsable de la protection des données
L'autorité responsable de la protection des données est Evonik Industries AG, Protection des données du groupe, Rellinghauser Strasse 1-11, 45128 Essen, Allemagne. Le système d'alerte est opéré par une société spécialisée, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte d'Evonik.
Les données personnelles et informations saisies dans le système d'alerte sont conservées dans une base de données opérée par EQS Group GmbH, dans un centre de données à haute sécurité. Seul Evonik a accès aux données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de mesures techniques et organisationnelles extensives.
Toutes les données sont encryptées et enregistrées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse chez Evonik.
Type de données personnelles recueillies
L'usage du système d'alerte a lieu sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système d'alerte, nous recueillons les données personnelles et informations suivantes :
- votre nom, si vous décidez de divulguer votre identité,
- si vous êtes salarié chez Evonik, et
- les noms des personnes et d'autres données personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection de salariés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés dans le domaine de la justice et la confirmité d'Evonik et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Les salariés dans le domaine de la justice et la confirmité évaluent le cas et procèdent aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.
Dans le cadre du contexte d'examen d'une alerte ou dans le cadre d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de transmettre les alertes à d'autres salariés d'Evonik ou aux salariés d'autres sociétés du groupe, par ex. lorsque l'alerte se rapporte aux occurrences au sein des filiales. Ces dernières pourront être basées dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen avec des règlements différents sur la protection des données personnelles. Nous garantissons toujours la conformité à la législation pertinente en matière de protection des données lors de la transmission des alertes.
Toute personne obtenant accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données sont supprimées en conformité avec les exigences règlementaires.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est seulement valable jusqu'à la fin de votre session et expire quand vous fermez votre navigateur.
Il est possible d'installer une boîte postale au sein du système d'alerte qui est protégée à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes au salarié responsable chez Evonik soit nominalement, soit de manière sécurisée et anonyme. Ce système enregistre uniquement des données à l'intérieur du système d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lors de la soumission d'une alerte ou d'un ajout, vous pouvez en même temps envoyer des annexes au salarié Evonik responsable. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez prendre note de la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données personnelles masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version: 2022-11-01
