Tietosuojailmoitukset
Suhtaudumme tietosuojaan ja tietojen luottamukselliseen käsittelyyn erittäin vakavasti ja noudatamme voimassa olevia kansallisia tietosuojasäädöksiä. Lue nämä tietosuojaa koskevat tiedot huolellisesti ennen ilmoituksen lähettämistä.
Ilmoitusjärjestelmän tarkoitus
Ilmoitusjärjestelmä (BKMS® System) tarjoaa turvallisen ja luotettavan portaalin tiettyjä rikoksia ja lakien rikkomuksia, esim. talousrikokset ja/tai korruptio, koskevien ilmoitusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn.
Tietosuojasta vastaava viranomainen
Ilmoitusjärjestelmän tietosuojasta vastaava viranomainen on Evonik Industries AG, Group Data Privacy Department, Rellinghauser Straße 1-11, 45128 Essen, Saksa. Ilmoitusjärjestelmää hoitaa Evonikin puolesta erillinen yritys: EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berliini, Saksa.
Ilmoitusjärjestelmään syötetyt henkilötiedot ja muut tiedot tallennetaan EQS Group GmbH:n hallinnoiman erittäin turvallisen datakeskuksen tietokantaan. Vain Evonikilla on pääsy tietoihin. EQS Group GmbH:lla ja muilla kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä tietoihin. Tämä varmistetaan sertifioidun menetelmän kattavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Kaikki tiedot tallennetaan suojattuina monitasoisella salasanasuojauksella, millä varmistetaan, että vain hyvin harva erityisesti valtuutettu henkilö Evonikilla pääsee käsiksi tietoihin.
Kerätyt henkilötiedot
Ilmoitusjärjestelmän käyttö on vapaaehtoista. Jos lähetät ilmoituksen ilmoitusjärjestelmän kautta, keräämme sinulta seuraavat henkilö- ja muut ja tiedot:
- nimesi, mikäli haluat kertoa henkilöllisyytesi
- tiedon siitä, oletko töissä Evonikilla
- ilmoituksessa mainitsemiesi henkilöiden nimet ja muut henkilötiedot.
Ilmoitusten luottamuksellinen käsittely
Saapuvien ilmoitusten käsittelystä vastaavat erityisesti tehtävään valtuutetut ja koulutetut Evonikin laki- ja sääntöjenvalvontaosaston työntekijät, ja tämä tapahtuu aina luottamuksellisesti. Laki- ja sääntöjenvalvontaosaston työntekijät arvioivat asian ja tekevät kulloisenkin tapauksen vaatimat lisätutkimukset.
Ilmoituksen käsittelyn puitteissa ja erityistutkinnan aikana ilmoituksen lähettäminen myös joillekin muille Evonikin työntekijöille tai muille konsernin yhtiöiden työntekijöille voi olla tarpeen, jos ilmoitus koskee esim. tytäryhtiöissä sattuneita tapauksia. Jälkimmäiset saattavat sijaita Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella maissa, joissa voi olla erilaiset henkilötietojen suojaa koskevat säännöt. Varmistamme aina, että ilmoitusten lähettämisessä noudatetaan asianmukaista tietosuojalainsäädäntöä.
Kaikkia henkilöitä, joille myönnetään pääsy tietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tilanteen selvittäminen ja arvion tekeminen sitä vaatii. Kun ilmoituksen käsittely on saatu päätökseen, nämä tiedot hävitetään lakisääteisten määräysten mukaisesti.
Ilmoitusportaalin käyttö
Tietokoneesi ja ilmoitusjärjestelmän välillä käytävä viestintä tapahtuu suojatun yhteyden (SSL) kautta. Tietokoneesi IP-osoitetta ei tallenneta ilmoitusjärjestelmän käytön aikana. Yhteyden ylläpitämiseksi tietokoneesi ja BKMS® System ‑ilmoitusjärjestelmän välillä tietokoneellesi tallennetaan eväste, joka sisältää ainoastaan istuntotunnuksen (nk. istuntoeväste). Eväste on voimassa vain istuntosi ajan ja häviää, kun suljet selaimen.
Sinulla on mahdollisuus luoda suojattu sähköpostilaatikko valitsemallasi pseudonyymillä/käyttäjänimellä ja salasanalla. Näin voit lähettää ilmoituksia Evonikin vastaavalle työntekijälle anonyymisti ja turvallisesti. Tämä järjestelmä tallentaa tiedot vain ilmoitusjärjestelmän sisällä, mikä tekee siitä erityisen turvallisen; se ei ole niin kuin tavallinen sähköpostiviestintä.
Liitteiden lähettämistä koskeva huomautus
Kun lähetät ilmoituksen tai täydennyksen, voit samalla lähettää liitteitä vastaavalle Evonikin työntekijälle. Jos haluat lähettää nimettömän ilmoituksen, huomioi seuraava ohje viestinnän suojaamiseksi: Tiedostot saattavat sisältää piilotettuja henkilötietoja, jolloin nimettömyytesi vaarantuu. Poista nämä tiedot ennen tiedostojen lähettämistä. Jos et kykene poistamaan näitä tietoja tai olet epävarma, kuinka se tehdään, kopioi liitteessä oleva teksti ilmoitukseesi tai lähetä tulostettu asiakirja nimettömänä alatunnisteessa olevaan osoitteeseen ja merkitse viitteeksi ilmoitusprosessin lopussa saamasi viitenumero.
Versio: 1.11.2022
