Kennisgeving met betrekking tot gegevensbescherming
We nemen gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid heel serieus en hangen de huidige nationale beveiligingsregels aan. Lees de volgende informatie over gegevensbeveiliging zorgvuldig na vóór u een melding afgeeft.
Doel van het meldingssysteem
Het meldingssysteem (BKMS® System) biedt een veilig en betrouwbaar portaal voor het ontvangen en verwerken van informatie over bepaalde misdrijven en schendingen van de wet op witteboordencriminaliteit en/of corruptie.
Verantwoordelijk gezag voor gegevensbescherming
De autoriteit verantwoordelijk voor gegevensbescherming in het klokkenluiderssysteem is Evonik Industries AG, Group Data Privacy Department, Rellinghauser Straße 1-11, 45128 Essen. Het meldingssysteem wordt geëxploiteerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlijn in Duitsland, namens Evonik.
Persoonlijke gegevens en informatie ingevoerd in het meldingssysteem zijn opgeslagen in een gegevensbank die geëxploiteerd wordt door EQS Group GmbH in een hoogbeveiligd gegevenscentrum. Enkel Evonik heeft toegang tot de gegevens. EQS Group GmbH en andere derde partijen hebben geen toegang tot de gegevens. Dit wordt verzekerd door middel van uitgebreide technische en organisatorische maatregelen in de gecertificeerde procedure.
Alle gegevens worden opgeslagen met versleuteling met meerdere niveaus van wachtwoordbeveiliging, zodat toegang beperkt is tot een zeer kleine groep van uitdrukkelijk geautoriseerde personen bij Evonik.
Type van de verzamelde persoonsgegevens
Gebruik van het meldingssysteem gebeurt op vrijwillige basis. Als u een melding afgeeft via het meldingssysteem, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens en informatie:
- uw naam, als u ervoor kiest om uw identiteit kenbaar te maken,
- of u tewerk gesteld bent bij Evonik, en
- de namen van de personen en andere persoonsgegevens van personen die u vermeldt in uw melding.
Vertrouwelijke behandeling van meldingen
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine selectie van uitdrukkelijk bevoegde en speciaal getrainde medewerkers van de juridische en compliance-afdeling van Evonik en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De medewerkers van de juridische en compliance-afdeling evalueren de kwestie en voeren verder onderzoek uit dat vereist is door de specifieke kwestie.
Binnen de context van het onderzoeken van een melding of binnen het bereik van een speciaal onderzoek, kan het nodig worden om meldingen door te sturen naar andere medewerkers van Evonik, bv. wanneer de melding betrekking heeft op voorvallen binnen dochterondernemingen. Deze laatste kunnen gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte met andere verordeningen over de bescherming van persoonsgegevens. We verzekeren altijd naleving van de relevante wetgeving inzake gegevensbeveiliging bij het doorsturen van meldingen.
Alle personen die toegang verkrijgen tot de gegevens zijn verplicht om vertrouwelijkheid in acht te nemen.
Retentieperiode van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden behouden zolang nodig om de situatie te verduidelijken en een evaluatie uit te voeren. Nadat het verwerkingsproces is afgerond, worden deze gegevens verwijderd volgens de wettelijke vereisten.
Gebruik van het meldingsportaal
Communicatie tussen uw computer en het meldingssysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres zal niet opgeslagen worden tijdens uw gebruik van het meldingssysteem. Om de verbinding te behouden tussen uw computer en het BKMS® System wordt een cookie opgeslagen op uw computer dat enkel de sessie-ID bevat (een zogenaamde sessiecookie). Deze cookie is enkel geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
U heeft de mogelijkheid om een beveiligde postbus aan te maken met een pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord dat u heeft gekozen. Zodoende kunt u anoniem en veilig meldingen zenden naar de verantwoordelijke medewerker van Evonik. Dit systeem slaat enkel gegevens op binnen het meldingssysteem, wat het bijzonder veilig maakt; het is niet zoals gewone e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlages
Wanneer u een melding of een toevoeging aan bestaande melding afgeeft, kunt u gelijktijdig bijlages verzenden naar de verantwoordelijke medeweker van Evonik. Indien u een anonieme melding wenst te verzenden, neem dan het volgende veiligheidsadvies in acht: Bestanden kunnen verborgen persoonlijke gegevens bevatten die uw anonimiteit in gevaar kunnen brengen. Verwijder deze gegevens vóór u de verzending uitvoert. Indien u niet in staat bent deze gegevens te verwijderen of u aarzelt over hoe u dit moet doen, kopieer dan de tekst van uw bijlage in uw meldingstekst of zend het afgedrukte document anoniem naar het adres opgegeven in de voetnoot, waarbij u het referentienummer vermeldt op het einde van het meldingsproces.
Versie: 2022-11-01
