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Welche Meldungen sollten hier eingehen?

Bedenken hinsichtlich möglicher Verstöße können zu Vorfällen gemeldet werden, die sich bereits ereignet haben, derzeit noch bestehen, oder mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten werden. Sie müssen keine vollständige Kenntnis von dem Vorfall haben. Es reicht aus, wenn Sie Ihre Bedenken begründen können und Ihre Meldung in gutem Glauben abgeben wollen.

Unter anderem können Bedenken hinsichtlich der folgenden Aspekte einen möglichen Verstoß begründen:

• Gesetze, Regelungen und Vorschriften, die für die DB Group, Personen, die für bzw. im Auftrag der DB handeln (Mitarbeiter, Zeitarbeitskräfte oder andere Personen) oder Aktivitäten der DB Group gelten;
• interne Richtlinien und Verfahren der DB Group, einschließlich des Verhaltenskodex, vermutete Integritätsverstöße und/oder unethisches Verhalten. Hierzu zählen unter anderem ein vermuteter Betrug oder Diebstahl, die Fälschung von Unterlagen, die unzulässige Weitergabe von Kunden- oder Firmendaten sowie Vergeltungsmaßnahmen für die Meldung eines möglichen Verstoßes oder die Beteiligung an der Untersuchung eines möglichen Verstoßes;
• Konzernrechnungslegung, interne Rechnungs- oder Buchprüfungen, unter anderem nach dem Sarbanes-Oxley Act („SOx“);
• mögliche Menschenrechtsverstöße, einschließlich eines erheblichen Risikos der Ausbeutung von Personen (einschließlich Kinderarbeit oder Zwangsarbeit) in der Lieferkette der DB Group oder in Bezug auf die eigene Geschäftspraxis der DB;
• ein die Reputation bzw. die finanzielle Solidität der DB Group schädigendes oder gefährdendes Verhalten;
• ein Justizirrtum in Bezug auf die Aktivitäten der DB Group; die Gefährdung der Gesundheit und Sicherheit von Personen; die Schädigung der Umwelt sowie
• jede vorsätzliche Verschleierung eines der vorstehenden möglichen Verstöße.

Wie läuft eine Meldung ab?

Um eine anonyme bzw. personalisierte Meldung abzugeben, klicken Sie zunächst den Button „Meldung abgeben“ oben auf unserer Einführungsseite an.

Der Meldeprozess besteht aus zwei Schritten:

• Zunächst werden Sie gebeten, einen Text zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen (soweit die nationalen Rechtsvorschriften dies vorsehen) und eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
• Auf der folgenden Seite zur Abgabe Ihrer Meldung können Sie Ihr Anliegen in eigenen Worten schildern und Fragen zu dem Vorfall beantworten. Sie können bis zu 5.000 Zeichen freien Text eingeben, was einer ganzen Seite entspricht.
  Darüber hinaus können Sie eine Datei bis zu einer Größe von 5 MB übermitteln. Bitte beachten Sie jedoch, dass Dokumente Informationen über ihren Verfasser enthalten können (sowohl im Inhalt als auch in den Metadaten der Datei). Nachdem Sie Ihre Meldung abgeschickt haben, erhalten Sie eine Referenznummer als Bestätigung für die Abgabe Ihrer Meldung.

Wie bekomme ich eine Rückmeldung und bleibe trotzdem anonym?

Oberstes Prinzip des hier eingesetzten BKMS^®-Verfahrens ist der Schutz des Hinweisgebers. Der funktionale Schutz der Anonymität wurde von einer unabhängigen Stelle zertifiziert.
Daher können Sie nach der Abgabe Ihrer Meldung einen eigenen geschützten Postkasten einrichten, der Ihnen eine anonyme Kommunikation ermöglicht. Bitte wählen Sie bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens Ihr Pseudonym/Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort selbst. Bitte bewahren Sie diese Daten auf, da sie für die weitere vertrauliche Kommunikation mit Ihnen notwendig sind. Ihre Meldung wird durch eine Verschlüsselung und weitere spezielle Sicherheitsverfahren geschützt. Sofern Sie nicht eine Meldung an eine andere Person weiterleiten, werden Sie zu keinem Zeitpunkt während des Meldeprozesses aufgefordert, persönliche Daten anzugeben.
Über Ihren geschützten Postkasten, den Sie direkt über den „Login“-Button aufrufen können, wird Ihnen ein Bearbeiter eine Rückmeldung über den Bearbeitungsstand Ihrer Meldung geben bzw. Fragen stellen, sofern bestimmte Punkte einer weiteren Klärung bedürfen.
Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt die Technologie des BKMS^® Systems Ihre Anonymität.
Die Deutsche Bank ist interessiert an Meldungen, die das Unternehmen vor einem Schaden bewahren, nicht an Ihnen als Hinweisgeber. Sofern Sie eine Meldung an eine andere Person weiterleiten, müssen Sie Ihren eigenen Namen, nicht jedoch den Namen Ihrer Quelle angeben.

Wenn ich dieses Tool nicht benutzen möchte, welche Möglichkeiten zur Meldung gibt es noch?

Telefonische Hinweisabgabe
Gerne nehmen wir Meldungen zu möglichen Verstößen auch telefonisch entgegen. Auf der Website finden Sie den Button „Telefonische Hinweisabgabe“ als zusätzliche Form der Kommunikation. Sie werden durch einen automatisierten Telefondialog geführt. Während dieses Verfahrens können Sie den Vorfall näher beschreiben und werden gebeten, Fragen zu den Umständen zu beantworten.
Ihre Angaben werden vertraulich behandelt und nur an Personen mit einem begründeten Informationsbedarf zum Zwecke der Beantwortung Ihrer Meldung weitergegeben.
Am Ende des Meldeprozesses können Sie einen geschützten Postkasten einrichten. Über diesen Postkasten erhalten Sie Rückmeldungen von uns, können Fragen beantworten und werden über das Ergebnis Ihrer Meldung informiert.

Meldungen an andere Ansprechpartner innerhalb der Bank
Mögliche Verstöße können auch direkt den Führungskräften (einschließlich der Führungskräfte außerhalb Ihrer Berichtslinie), dem jeweiligen Abteilungsleiter bzw. Vertretern anderer Funktionen – z. B. Compliance, Legal, HR und Anti-Financial Crime – gemeldet werden.
Sofern Sie sich aus irgendeinem Grund unwohl dabei fühlen, sich an eine der vorstehend genannten Personen bzw. Abteilungen zu wenden oder Ihrer Anfrage nicht zu Ihrer Zufriedenheit nachgegangen wurde, möchten wir Sie ermutigen, die elektronischen bzw. telefonischen Meldesysteme zu nutzen.

Meldung an externe Stellen
Jeder Hinweisgeber hat das uneingeschränkte Recht, mögliche Verstöße auch einer Regierungs- bzw. Regulierungsbehörde zu melden. Meldungen dieser Art bedürfen keiner vorherigen Erlaubnis der Deutschen Bank und es besteht keine Verpflichtung, der Deutschen Bank die Abgabe solcher Meldungen anzuzeigen.

Was passiert mit den Vorfällen, die hier gemeldet worden sind?

Die abgegebenen Meldungen werden von der zentralen Whistleblowing-Funktion der Deutschen Bank vertraulich bewertet, um festzustellen, ob die Meldung die Kriterien eines möglichen Verstoßes gemäß § 3.1 der Raising Concerns (including Whistleblowing) Policy erfüllt. Qualifizierte Meldungen münden in einen Whistleblowing-Fall, welcher einer internen Untersuchungsfunktion zur weiteren Bearbeitung zugeteilt wird. Sofern ein Postkasten eingerichtet wurde, wird die zentrale Whistleblowing-Funktion Sie informieren, wenn der Fall geschlossen wird.
Meldungen, die nicht als Whistleblowing einzustufen sind, werden als vertrauliche, nicht-qualifizierte Angelegenheiten entgegengenommen und zur weiteren Bearbeitung an die zuständigen Funktionen weitergeleitet.

Wie verhalte ich mich als Vorgesetzter oder Vertreter einer Abteilung, wenn ich von einem Mitarbeiter über einen Vorfall informiert wurde?

Jede Meldung, die Sie von einem Mitarbeiter erhalten, ist gemäß der Raising Concerns (including Whistleblowing) Policy der Deutschen Bank weiterzuleiten. Mit der Dokumentation der Meldung in diesem System über den Button „Fremde Meldung weiterleiten“ kommen Sie Ihrer diesbezüglichen Verpflichtung nach.

Bitte beachten Sie bei der Eingabe einer Meldung die folgenden Punkte:

• Der Name des Hinweisgebers ist zu schützen. Das heißt, dass Sie den Namen des Hinweisgebers außerhalb dieses Meldesystems nicht offenbaren dürfen.
• Sie können die Meldung nicht anonym weiterleiten, da die Bearbeiter Sie gegebenenfalls bei weiteren Fragen kontaktieren müssen.
• Dokumentieren Sie alle Informationen, die Sie vom Hinweisgeber erhalten haben, in diesem System. Sobald Sie die Meldung weitergeleitet haben, liegt die Verantwortung für die Einleitung einer Untersuchung der Angelegenheit bei der zentralen Whistleblowing-Funktion. Bitte versuchen Sie nicht, die Angelegenheit selbst zu untersuchen.

Sofern Sie es unterlassen, eine Meldung in geeigneter Weise weiterzuleiten, kann dies – wie im Verhaltenskodex erläutert – Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses bzw. Dienstleistungsvertrages nach den örtlichen Rechtsvorschriften zur Folge haben.