Help ons onze waarden te beschermen

Wat voor soort meldingen kunnen worden ingediend?

Bezorgdheid over mogelijke schendingen kan worden geuit over zaken die zich hebben voorgedaan, aan de gang zijn of zich waarschijnlijk zullen voordoen. U hoeft geen volledige kennis van de kwestie te hebben, het is voldoende als u redelijke gronden heeft voor uw zorgen en te goeder trouw een melding wilt doen.

Mogelijke schendingen behelzen, maar zijn niet beperkt tot, zorgen over:

• wetten, regels en voorschriften die van toepassing zijn op DB Group, elke persoon die handelt voor of namens DB (werknemer, tijdelijke medewerker of andere) of enige activiteit van DB Group;
• Het interne beleid en de interne procedures van DB Group, waaronder de Gedragscode, vermoedelijke integriteitskwesties en/of onethisch gedrag. Dit omvat mogelijk, en is niet beperkt tot, vermoedelijke fraude, diefstal, vervalsing van documenten, ongepaste openbaarmaking van klant- of bedrijfsinformatie en vergelding voor het melden van een mogelijke overtreding of voor deelname aan een onderzoek naar een mogelijke overtreding;
• Bedrijfsboekhoudpraktijken, interne boekhoudcontroles of auditkwesties, inclusief volgens de Sarbanes-Oxley Act (‘SOx’);
• Mogelijke schendingen van de mensenrechten, met inbegrip van een materieel risico op uitbuiting van individuen (inclusief kinderarbeid of dwangarbeid) in de toeleveringsketen van DB Group of in verband met de eigen zakelijke praktijken van DB;
• Gedrag dat de reputatie of het financiële welzijn van DB Group schaadt of waarschijnlijk zal schaden;
• In verband met de activiteiten van DB Group, een gerechtelijke dwaling; de gezondheid en veiligheid van een persoon in gevaar brengen; schade aan het milieu; en
• elke opzettelijke verzwijging van één van de bovenstaande mogelijke overtredingen.

Wat is het proces voor het indienen van een melding?

Om een anonieme of persoonlijke melding af te geven, klikt u eerst op de knop “Melding afgeven” bovenaan onze introductiepagina.

Het meldingsproces bestaat uit 2 stappen:

• u wordt eerst gevraagd een tekst te lezen over de bescherming van uw anonimiteit (indien voorzien in de nationale wetgeving) en een beveiligheidsvraag te beantwoorden.
• Formuleer op de volgende pagina voor het afgeven van meldingen uw melding in uw eigen woorden en beantwoord de vragen over de kwestie. U kunt tot maximaal 5.000 tekens vrije tekst invoeren, wat overeenstemt met een volledige pagina.
  U kunt ook een ondersteunend bestand zenden van maximaal 5 MB. Maar houd er rekening mee dat documenten informatie over hun auteur kunnen bevatten (in hun inhoud of in de metagegevens van het bestand). Na het zenden van het bestand zult u een referentienummer krijgen als bevestiging dat u deze melding hebt gezonden.

Hoe kan ik een reactie ontvangen en tegelijk anoniem blijven?

Het prioritaire principe van de BKMS^®-procedure dat hier gebruikt wordt, is de beveiliging van de klokkenluider. Het functionele behoud van anonimiteit werd gecertificeerd door een onafhankelijke autoriteit.
Daartoe kunt u uw eigen beveiligde postbus aanmaken na het afgeven van uw melding, wat u toelaat anoniem te communiceren. Kies, wanneer u een beveiligde postbus aanmaakt, uw eigen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord. Bewaar deze gegevens alstublieft, aangezien ze nodig zijn om de medewerker in staat te stellen verder op vertrouwelijke basis met u te communiceren. Uw melding wordt beveiligd door versleuteling en andere speciale beveiligingsroutines. Op geen enkel moment van het meldingsproces zal u gevraagd worden naar persoonlijke informatie, tenzij u een melding doorstuurt van een andere persoon.
Door gebruik te maken van uw beveiligde postbus, waartoe u rechtstreeks toegang kunt hebben via de "Login" knop, zal een eindcontroleur u reacties zenden over de afhandeling van uw melding of, indien er onduidelijke dingen zijn, u vragen stellen.
Zolang u niet zelf gegevens invoert die conclusies mogelijk maken over uw persoon, zal het BKMS^® System uw anonimiteit technologisch beschermen.
Deutsche Bank is geïnteresseerd in meldingen die het bedrijf beschermen tegen schade, niet in u als klokkenluider. Wanneer u een melding doorstuurt naar een derde, moet u uw naam kenbaar maken, maar niet die van uw bron.

Welke andere opties heb ik voor het indienen van een melding als ik deze tool niet wil gebruiken?

Telefonische meldingen
We ontvangen ook graag meldingen over mogelijke schendingen via de telefoon. U kunt een knop "Telefonische melding" vinden op de website, als een bijkomend communicatiekanaal. U wordt begeleid door middel van een geautomatiseerde telefonische dialoog. Tijdens dit proces kunt u het voorval in detail beschrijven en wordt u gevraagd enkele vragen met betrekking tot de situatie te beantwoorden.
De informatie die u verstrekt, wordt vertrouwelijk behandeld en alleen gedeeld op basis van need-to-know om te kunnen reageren op de inhoud van de melding.
Op het einde van het meldproces kunt u een beveiligde postbus aanmaken. U zult van ons reactie krijgen via deze postbus, die u kunt gebruiken om vragen te beantwoorden en u zult informatie krijgen over het resultaat van uw melding.

Melden aan andere contactpersonen binnen de bank
Mogelijke overtredingen kunnen ook direct worden gemeld aan een manager (ook buiten uw meldingslijn), afdelingshoofd of aan vertegenwoordigers in andere functies, bijv. naleving, juridische zaken, HR en financiële criminaliteit.
Indien u zich, om welke reden ook, niet gerust voelt om met één of meerdere personen van de afdelingen, hiervoor genoemd, contact op te nemen, of als uw verzoek niet tot uw tevredenheid werd opgevolgd, kunt u altijd nog de elektronische of telefonische meldingssystemen gebruiken.

Melden aan externe instanties
Er zijn geen beperkingen aan de rechten van een klokkenluider die een mogelijke overtreding meldt aan een overheidsinstantie of regelgevende instantie. Meldingen van dit soort vergen geen voorafgaande toestemming van Deutsche Bank rn er is geen verplichting om Deutsche Bank te waarschuwen in verband met het afgeven van dergelijke meldingen.

Wat gebeurt met hier ingediende meldingen?

De afgegeven meldingen worden vertrouwelijk beoordeeld door de Deutsche Bank Centrale Klokkenluidersfunctie, om te bepalen of de melding kwalificeert als een mogelijke overtreding zoals gedefinieerd in paragraaf 3.1 Het uiten van bezorgdheid (inclusief klokkenluidersregeling). Meldingen die in aanmerking komen, worden gecreëerd in een klokkenluiderszaak en toegewezen aan een interne onderzoeksfunctie voor passende maatregelen. Als er is gekozen voor een postbusvoorziening, laat de Centrale Klokkenluidersfunctie u weten wanneer de zaak is gesloten.
Meldingen die niet kwalificeren als klokkenluiden, zullen worden verwerkt als vertrouwelijke, niet-kwalificerende zaken en doorgestuurd naar relevante functies voor gepaste actie.

Hoe handel ik, in mijn hoedanigheid als manager of een vertegenwoordiger van een afdeling, tegenover een medewerker die een voorval aan mij meldt?

Elke melding die u van een werknemer ontvangt, moet worden doorgestuurd in overeenstemming met het beleid inzake het melden van zorgen (inclusief klokkenluiden) van Deutsche Bank. Door de melding te documenteren in dit systeem, met gebruikmaking van de knop "Melding doorsturen", voldoet u aan deze verplichting.

Houd bij het invoeren van een melding rekening met het volgende:

• De naam van de klokkenluider moet beveiligd worden. Dit betekent dat u de naam van de klokkenluider niet buiten dit meldkanaal mag bekendmaken.
• U kunt de melding niet anoniem doorsturen omdat het voor de eindcontroleurs nodig kan zijn met u contact op te nemen voor verdere onderzoeken.
• Documenteer in dit systeem alle informatie die u ontvangen hebt van de klokkenluider. Nadat u de melding heeft doorgestuurd, ligt de verantwoordelijkheid voor het toewijzen van de zaak voor onderzoek bij de Centrale Klokkenluidersfunctie. Probeer niet zelf een onderzoek uit te voeren.

Indien u verwaarloost om een melding op een gepaste manier door te sturen, kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen – zoals uiteengezet in de Gedragscode – tot en met de beëindiging van de tewerkstelling of het dienstverband, in overeenstemming met de lokale wetgeving.