Hoe worden mijn gegevens bij het gebruik van het online-meldsysteem beschermd?
Privacy verklaring voor het online meldsysteem
Gegevensbescherming vinden wij belangrijk
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus. In deze privacy verklaring kunt u lezen welke gegevens we bij het gebruik van de website en bij het doen van een melding verwerken.
1. Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7 AVG
De verwerkingsverantwoordelijke die de gegevens verwerkt in de zin van artikel 4, lid 7 AVG, is de gegevensontvanger die u bij het indienen van de melding wordt aangegeven.
2. Informatie over het online meldsysteem/contact opnemen met de afdeling Compliance
Doel van gegevensverwerking en rechtsgrond
Dit online meldsysteem is opgezet om meldingen over zaken met betrekking tot compliance mogelijk te maken. U kunt hier mogelijke inbreuken op de compliance melden, die zwaarwegende gevolgen voor het bedrijf kunnen hebben. Deze inbreuken op de compliance kunnen onder meer financiële- of strafrechtelijke consequenties hebben.
U kunt het online meldsysteem daarnaast gebruiken wanneer u concrete vragen heeft over compliance, die u graag zou willen voorleggen aan de medewerkers van de afdeling Compliance.
De rechtsgrond van deze gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, sub f AVG.
Type gegevens die verwerkt worden
Gebruik maken van het online meldsysteem is op vrijwillige basis. De gegevens die door ons worden verwerkt, zijn afhankelijk van de informatie die u ons verstrekt. Wij verwerken met regelmaat de volgende gegevens:
- Uw naam en uw contactgegevens, voor zover wij over deze gegevens beschikken.
- Of u bij ons werkzaam bent, indien u dit heeft willen mededelen.
- Afhankelijk van uw melding, de namen van personen en andere persoonsgegevens.
Ontvanger/Categorieën ontvangers
De door u verstrekte gegevens worden door de verwerkingsverantwoordelijke, en aldaar uitsluitend door de afdeling Compliance, verwerkt. De gegevens worden per definitie niet gedeeld met derden. Het kan echter wel zo zijn dat wij de door u verstrekte gegevens met andere afdelingen van de verwerkingsverantwoordelijke of andere bedrijven van de Schwarz-groep delen, wanneer dat nodig is voor het oplossen van het probleem.
Daarnaast worden bij uitzondering gegevens in onze opdracht verwerkt door verwerkers, zoals de beheerder van het online meldsysteem, EQS Group GmbH, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlijn, Duitsland. Deze en eventuele andere verwerkers zijn allemaal zorgvuldig geselecteerd en worden bovendien gecontroleerd en zijn contractueel gebonden conform artikel 28 AVG.
Wij zijn wettelijk verplicht om de beschuldigde personen in te lichten dat wij een melding over hen hebben ontvangen, wanneer het verstrekken van deze informatie niet schadelijk is voor het opvolgen van de melding. Voor zover dit wettelijk mogelijk is, wordt uw identiteit als melder daarbij niet bekendgemaakt.
Opslagduur/Criteria voor het vaststellen van opslagduur
De gegevens worden zo lang bewaard als ze nodig zijn voor het realiseren van de bovengenoemde doeleinden of voor de afsluitende verwerking van meldingen over zaken met betrekking tot compliance en voor zolang als dit in het kader van de geldende wetten vereist is. De criteria hiervoor zijn bijvoorbeeld de complexiteit van de kwestie, de tijd die het kost om de kwestie op te lossen en het onderwerp van de beschuldiging. Nadat de gegevens hun doel hebben gediend, worden ze verwijderd.
3. Gebruik van het online meldsysteem
De communicatie tussen uw apparaat en het online meldsysteem loopt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres wordt niet opgeslagen. Uitsluitend voor het in stand houden van de verbinding met het online meldsysteem wordt er een cookie met een sessie-ID (een zogenaamde nul-cookie) op uw computer opgeslagen. Deze cookie is geldig tot aan het einde van uw sessie en wordt daarna verwijderd.
4. Rechten van betrokkenen
U heeft conform artikel 15, lid 1 AVG het recht om inzage te verkrijgen over de bij de verwerkingsverantwoordelijke opgeslagen persoonsgegevens omtrent uw persoon.
Als er wordt voldaan aan de wettelijke voorwaarden, heeft u bovendien het recht om uw persoonsgegevens te rectificeren, te wissen en de verwerking ervan te beperken.
Wanneer de gegevensverwerking berust op basis van artikel 6, lid 1, sub e of f AVG, heeft u het recht om bezwaar te maken. Zodra u bezwaar maakt tegen de verwerking van gegevens zal deze worden gestaakt, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aan kan voeren die zwaarder wegen dan de belangen van de betrokkene.
Indien u de verwerkte gegevens zelf ter beschikking heeft gesteld, heeft u in bepaalde gevallen, recht op doorgifte van gegevens.
Wanneer de gegevensverwerking op basis van toestemming conform artikel 6, lid 1, sub a of artikel 9, lid 2, sub a AVG berust, kunt u deze toestemming op ieder moment met onmiddellijke ingang intrekken, zonder dat de rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment wordt aangetast.
U kunt zich in de bovengenoemde situaties, bij vragen of indien u een klacht heeft, per e-mail of brief tot de functionaris voor gegevensbescherming richten, zie onder 5.
Bovendien heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthoudende autoriteit.
5. Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming
Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van uw gegevens of het uitoefenen van uw rechten, dan kunt u contact op nemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de verwerkingsverantwoordelijke:
Schwarz Corporate Solutions KG
- Datenschutzbeauftragter -
Stiftsbergstraße 1
D-74172 Neckarsulm
E-Mail: datenschutz@mail.schwarz
SCHWARZ GLOBAL SERVICES BARCELONA, S.L.U.
Protección de Datos
C/ Bergara, nº 13, 5ª Planta
08002 Barcelona
Spain
CIF: B-64445117
E-Mail: SIT-BCN-DPO@mail.schwarz
Schwarz Global Services Bulgaria EOOD
51 Cherni vrah blvd, fl. 11 Office X, Sofia, Bulgaria
1407 Lozenets region
E-Mail: sit-bg-dpo@mail.schwarz
Schwarz Global Services Hub SCS
- Data Protection Officer -
Bulevardul Dimitrie Pompeiu 6 E,
020335 Bucureşti, Romania
E-Mail: protectiadatelor@mail.Schwarz