Dichiarazione sulla protezione dei dati
Prendiamo molto seriamente il tema della protezione dei dati e della riservatezza e ci atteniamo alle disposizioni del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR) e alle disposizioni nazionali in vigore in materia di protezione dei dati. Siete pregati di leggere con attenzione queste indicazioni sulla protezione dei dati prima di inviare la segnalazione.
Scopo del sistema di whistleblowing e base giuridica
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) ha lo scopo di ricevere, elaborare e gestire violazioni dell'obbligo di compliance di Roland Berger in modo sicuro e confidenziale. L'elaborazione dei dati personali nell'ambito del BKMS® System è supportata dall'interesse giustificato della nostra azienda per l'individuazione e la prevenzione di irregolarità e quindi evitare danni per Roland Berger, per i suoi dipendenti e per i suoi clienti. La base giuridica di questo trattamento dei dati personali è l'articolo 6 comma 1 f GDPR.
Ente responsabile
L'ente responsabile della protezione dei dati del sistema di whistleblowing è
- Roland Berger Group e
- le sue società associate (https://www.rolandberger.com/en/headquarters)
come enti responsabili autonomi (di seguito anche: "Roland Berger"). Il sistema di whistleblowing viene gestito da un'azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino in Germania, a nome di Roland Berger.
I dati personali e le informazioni che vengono inseriti nel sistema di whistleblowing, vengono memorizzati in un database gestito da EQS Group AG in un centro di calcolo ad elevata sicurezza. La presa visione dei dati è consentita solo a Roland Berger. EQS Group AG e altri soggetti terzi non hanno accesso ai dati. Questo viene garantito nella procedura certificata con misure tecniche e organizzative complete.
Tutti i dati sono codificati e salvati protetti da password su più livelli, per cui l'accesso è limitato a una cerchia di destinatari molto ristretta di persone espressamente autorizzate in Roland Berger.
Roland Berger ha nominato un incaricato per la protezione dei dati. Le richieste sulla protezione dei dati in Roland Berger possono essere inviate a dataprotectionofficer@rolandberger.com.
Tipo di dati personali acquisiti
L'utilizzo del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se tramite il sistema di whistleblowing viene inviata una segnalazione, acquisiamo i seguenti dati personali e le seguenti informazioni:
- Nome, se divulgate la vostra identità,
- se siete impiegati presso Roland Berger ed
- eventualmente nomi di persone e altri dati personali delle persone menzionate nella segnalazione.
Trattamento confidenziale delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo vengono ricevute e trattate in maniera estremamente confidenziale da una cerchia ristretta di collaboratori autorizzati e qualificati dell'organizzazione di compliance di Roland Berger. I collaboratori dell'organizzazione di compliance di Roland Berger verificano i fatti ed eventualmente li acquisiscono in modo competente relativamente al caso.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o nell'ambito di una ricerca speciale può essere necessario inoltrare le segnalazioni ad altri collaboratori di Roland Berger o a collaboratori di altre società del gruppo. Questo avviene ad esempio se altri collaboratori di Roland Berger sono coinvolti in altre verifiche o procedure giudiziarie successive nel corso di indagini seguenti o se le segnalazioni si riferiscono a procedure di società associate. Queste ultime possono avere sede in Paesi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio Economico Europeo in cui possono sussistere regolamenti diversi sulla protezione dei dati personali. Prestiamo sempre la massima attenzione affinché vengano rispettate le disposizioni in materia di protezione dei dati vigenti in caso di inoltro delle segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati sono tenute alla riservatezza.
Informazioni della persona colpevole
In linea di massima siamo obbligati per legge a informare le persone colpevoli che abbiamo ricevuto una segnalazione su di loro, non appena queste informazioni non compromettono più il perseguimento della segnalazione. La vostra identità come whistleblower non viene divulgata, nella misura in cui la legge lo consente.
Diritti dell'interessato
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, voi e le persone menzionate nella segnalazione avete il diritto di informazione, notifica, cancellazione, limitazione dell'elaborazione e diritto di opposizione al trattamento dei vostri dati personali. Se vi avvalete del diritto di opposizione, verificate tempestivamente in quale misura i dati salvati sono ancora necessari per l'elaborazione di una segnalazione. I dati non più richiesti vengono cancellati immediatamente. Avete inoltre un diritto di reclamo presso una autorità di controllo.
Durata della conservazione dei dati personali
I dati personali vengono conservati fino a quando è necessario per chiarire e successivamente giudicare la segnalazione o se sussiste un interesse giustificato dell'azienda o questo è richiesto per legge. Al termine dell'elaborazione della segnalazione, i dati vengono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il vostro computer il sistema di whistleblowing avviene tramite un collegamento codificato (SSL). L'indirizzo IP del vostro computer non viene memorizzato durante l'uso del portale di segnalazione. Per mantenere il collegamento tra il vostro computer e il BKMS® System viene memorizzato un cookie sul computer, che include solamente l'ID di sessione (cosiddetto cookie di sessione). Il cookie è valido solo fino alla fine di ogni sessione e perde validità alla chiusura del browser.
È possibile creare una casella di posta protetta nel sistema di whistleblowing il proprio pseudonimo/nome utente e una password. In questo modo potete inviare al collaboratore competente di Roland Berger segnalazioni in totale sicurezza in forma nominativa o anonima. Con questo sistema i dati sono memorizzati solo nel sistema di whistleblowing e quindi sono particolarmente al sicuro; non si tratta di una normale comunicazione via e-mail.
Nota sull'invio degli allegati
In caso di invio di una segnalazione o di un'informazione supplementare avete la possibilità di inviare al collaboratore competente di Roland Berger degli allegati. Se desiderate inviare una segnalazione in forma anonima, attenetevi alla seguente nota sulla sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che compromettono il vostro anonimato. Rimuovete questi dati prima dell'invio. Se non potete rimuovere questi dati o se non siete sicuri, copiate il testo del vostro allegato sul testo della vostra segnalazione o inviate il documento stampato in forma anonima, specificando il numero di riferimento che ricevete alla fine del processo di segnalazione, all'indirizzo riportato a piè di pagina.